← zpět na články

Jak vybrat účetní službu pro podnikání v Karlovarském kraji

Výběr účetní služby je rozhodnutí na roky. Účetní uvidí do všech vašich čísel, bude hlídat termíny vůči úřadům a často se stane prvním člověkem, kterému zavoláte, když si nejste jistí. V Karlovarském kraji navíc hraje roli obor: ubytování, obchod s Německem nebo řemeslná dílna mají každý svá specifika.

Nejdřív si ujasněte, co od služby čekáte

Než začnete obvolávat kanceláře, sepište si, co přesně potřebujete. Ušetříte čas sobě i účetní a dostanete přesnější nabídku. Odpovězte si na tyto otázky:

• Jste OSVČ s daňovou evidencí, nebo s.r.o. s podvojným účetnictvím?
• Jste plátce DPH, nebo se k registraci blížíte?
• Máte zaměstnance nebo brigádníky a potřebujete zpracovat mzdy?
• Obchodujete se zahraničím, typicky s Německem?
• Chcete jen zpracovat doklady, nebo i pravidelné konzultace a pomoc s plánováním?
• Kolik dokladů vám zhruba měsíčně vzniká a v jaké podobě?
• Přijímáte hotovost nebo platby kartou v provozovně?
• Plánujete v nejbližší době růst, investici nebo změnu právní formy?

Penzion v Mariánských Lázních s brigádníky v sezóně potřebuje jiný rozsah služeb než IT freelancer z Ostrova, který vystaví pár faktur měsíčně. Oba ale ocení, když účetní jejich obor zná a nemusí mu vysvětlovat základní souvislosti.

Osobní kontakt, nebo spolupráce na dálku

Kraj je poměrně rozlehlý a cesta mezi Chebem, Sokolovem a Karlovými Vary zabere čas. Někdo chce účetní, ke které zajde s deskou dokladů, jiný dává přednost sdílené složce a videohovoru. Obojí může fungovat dobře, pokud jsou jasně nastavená pravidla.

Vzdálenost ale není jediné kritérium. Účetní ve vedlejší ulici, která nemá kapacitu a odpovídá za týden, vám pomůže méně než někdo z druhého konce kraje, kdo reaguje během dne. Zeptejte se proto i na to, jak často se dá potkat osobně a zda je možné podklady předávat elektronicky, když se vám nehodí jet.

Osobní kontakt má výhodu při řešení složitějších situací a u podnikatelů, kteří s digitálními nástroji teprve začínají. Pro firmy na Chebsku, které chtějí mít účetní nablízku, je jednou z možností účetnictví Cheb. Pokud sídlíte v krajském městě, pomůže vám přehled, jak si vybrat účetní v Karlových Varech a okolí.

Otázky na první schůzku

První setkání by nemělo být jen o ceně. Zjistěte, jak bude spolupráce vypadat v běžném měsíci:

1. Jakým způsobem a do kdy budu předávat doklady?
2. Kdo konkrétně bude mou agendu zpracovávat a koho zastihnu v době dovolené?
3. Jak rychle obvykle odpovídáte na dotazy?
4. Co přesně je v ceně a co se účtuje zvlášť, například přehledy pro pojišťovny nebo jednání s úřadem?
5. Jak mě upozorníte na blížící se termíny a nové povinnosti?
6. Máte zkušenost s podnikateli v mém oboru?
7. Jak řešíte odpovědnost za případnou chybu a máte sjednané pojištění?

Odpovědi si zapište a porovnejte. Rozdíl mezi službami se často ukáže právě v tom, jak konkrétně dokážou popsat svůj postup a co od vás budou potřebovat.

Když se rozhodnete, trvejte na písemné smlouvě. Měl by z ní být jasný rozsah služeb, způsob a termíny předávání podkladů, cena a co se platí navíc, výpovědní lhůta a postup při předání agendy, pokud spolupráce skončí. Ujasněte si také, kdo bude za vás komunikovat s úřady a v jakém rozsahu, tedy zda budete udělovat plnou moc a k čemu přesně.

Na co se zaměřit podle oboru

Ubytovatelé a provozovatelé služeb pro lázeňské hosty řeší hotovostní tržby, sezónní výkyvy a často i poplatky vybírané od hostů. Firmy v příhraničí potřebují někoho, kdo se orientuje ve fakturaci do zahraničí a v pravidlech DPH při obchodu v rámci Evropské unie. Řemeslníci zase ocení pomoc s evidencí materiálu, majetku a auta. Provozovatelé e-shopů potřebují účetní, která rozumí platebním bránám, dobírkám a vratkám zboží a nezalekne se stovek drobných plateb. Zeptejte se, s jakými klienty účetní pracuje nejčastěji, a posuďte, zda jste mezi nimi.

Signály, které by vás měly zarazit

Opatrnost je na místě, pokud účetní slibuje, že daně „vyřeší tak, abyste nic neplatili“, nechce podepsat smlouvu, nemá jasno v termínech nebo odpovídá vyhýbavě na otázku pojištění odpovědnosti. Nepříjemný je i opačný extrém: služba, která vám nedokáže vysvětlit, co dělá, a komunikuje jen přes automatické zprávy.

Pozor také na nejnižší cenu jako jediné kritérium. Levná služba, která zpracuje doklady, ale neupozorní na blížící se povinnost nebo na chybu, se může nakonec prodražit. Srovnávejte proto cenu vždy s tím, co přesně za ni dostanete, a nechte si rozsah popsat konkrétně, ne obecnými slovy.

Pro menší regionální firmu může být externí účetní mnohem víc než zpracovatel dokladů. Jak taková spolupráce vypadá, když funguje, popisuje článek externí účetní jako opora regionální firmy.

Vyberte si dvě nebo tři služby, pošlete jim stejný popis svého podnikání a porovnejte nejen nabídku, ale i to, jak rychle a srozumitelně odpověděly. Způsob komunikace před podpisem smlouvy obvykle dobře napoví, jaká bude spolupráce potom.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Kdy řešit mzdovou agendu a pracovněprávní dokumenty nebo pokračujte na Co nejčastěji komplikuje roční daňové povinnosti OSVČ. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.