Co řeší malé firmy před koncem roku
Poslední týdny roku bývají v malé firmě nejrušnější. E-shopy vyřizují vánoční objednávky, ubytování v lázeňských městech chystá silvestrovské pobyty a řemeslníci dokončují zakázky, které chce zákazník mít hotové ještě letos. Právě teď je ale potřeba udělat několik kroků, které ovlivní daně, roční uzávěrku i hladký start do dalšího roku.
Inventura: zásoby, majetek a hotovost
Inventura není jen formalita pro velké sklady. Ověřuje, že to, co je v evidenci, skutečně existuje. U malé firmy se týká hlavně těchto oblastí:
- zásoby zboží a materiálu, včetně zboží poškozeného nebo neprodejného;
- dlouhodobý majetek, tedy stroje, auta a vybavení, a zda je stále používáte;
- pokladní hotovost, přepočítaná a porovnaná s pokladní knihou;
- zůstatky bankovních účtů, včetně účtů v eurech a platebních bran.
Firmy na Chebsku, které obchodují s německými partnery v eurech, by měly s účetní probrat i přepočet zůstatků v cizí měně. Rozsah a způsob inventury se liší podle toho, zda vedete daňovou evidenci, nebo účetnictví, proto si ověřte, co se týká právě vás.
Prakticky je nejlepší inventuru udělat ve dvou: jeden počítá, druhý zapisuje. Výsledek zaznamenejte na soupis s datem a podpisy a rozdíly proti evidenci hned okomentujte. Zjistíte-li, že část zboží je poškozená nebo prošlá, poznamenejte si to zvlášť a proberte s účetní, jak s ní naložit.
Pohledávky a závazky
Konec roku je vhodná chvíle projít, kdo dluží vám a komu dlužíte vy. Staré neuhrazené faktury mají dopad na daně i na hotovost a je lepší je řešit teď než v novém roce. Rozešlete upomínky, ověřte si s odběrateli zůstatky a rozhodněte, co s pohledávkami, které už pravděpodobně nikdo nezaplatí. Postup podrobně rozebírá článek jak kontrolovat závazky a pohledávky v malé firmě.
Na straně závazků zkontrolujte, zda máte všechny faktury od dodavatelů. Faktura za prosincovou službu, která dorazí až v lednu, může patřit do starého roku a účetní o ní musí vědět včas. Stejně tak si vyjasněte, které vaše vlastní faktury za práci odvedenou v prosinci ještě vystavit, aby výnosy spadly do správného období.
Nákupy, zálohy a daňové souvislosti
Před koncem roku se objevuje pokušení rychle „nakoupit do výdajů“. Ne každý nákup se ale do výdajů promítne hned a celý: dražší majetek se odepisuje postupně a zásoby, které na konci roku zůstanou neprodané, se ve výsledku mohou projevit jinak, než podnikatel čeká, podle toho, jak vede evidenci. Velký nákup na poslední chvíli tak nemusí mít očekávaný efekt a zbytečně vyčerpá hotovost potřebnou na začátek roku.
Rozumnější otázka než „co ještě nakoupit“ je „co opravdu potřebuji a kdy“. Pokud nákup stejně plánujete na začátek příštího roku, proberte s účetní, zda má smysl ho uspíšit. Pokud ho neplánujete, daňový důvod sám o sobě obvykle nestačí.
Svá pravidla mají i přijaté zálohy od zákazníků, třeba za pobyty v příštím roce nebo za zakázku, která teprve začne. Pro OSVČ s daňovou evidencí a pro s.r.o. platí odlišné postupy, proto je proberte s účetní. Na Chebsku můžete využít účetnictví Cheb, obecný dotaz lze položit i v účetní poradně Ucetio.cz.
Kontrolní seznam na poslední měsíc
- Vystavte faktury za všechny dokončené zakázky a služby.
- Spárujte bankovní pohyby a dohledejte chybějící doklady.
- Proveďte inventuru zásob, majetku a pokladny a výsledky zapište.
- Projděte neuhrazené pohledávky a pošlete upomínky.
- Vyžádejte si od dodavatelů chybějící faktury.
- Zkontrolujte smlouvy, které končí nebo se automaticky prodlužují.
- S účetní odhadněte výsledek roku, daň a doplatky pojistného.
- Domluvte termín předání podkladů pro roční uzávěrku.
Body si během prosince odškrtávejte a co nestihnete, si zapište s poznámkou, proč. Účetní tak v lednu ví, co je hotové a na co se ještě čeká.
Podrobnější postup pro s.r.o. i živnostníky s účetnictvím shrnuje článek jak připravit firmu na konec účetního období.
Nový rok začíná už v prosinci
Konec roku je také příležitost nachystat změny, které chcete zavést od ledna. Úprava ceníku, nový systém předávání dokladů, změna banky nebo rozhodnutí o způsobu uplatňování výdajů se zavádějí snáz od začátku období. Kavárna, která chce od příští sezóny nabízet i catering, nebo penzion plánující rekonstrukci by o tom měli účetní informovat ještě před svátky, aby bylo jasné, jak změnu evidovat od prvního dne.
Myslete i na hotovost na první měsíce nového roku. Na začátku roku se obvykle sejde víc plateb najednou: pojištění, předplatné, nájem, u sezónních provozů často i slabší tržby. Pokud k tomu přijde doplatek daně a pojistného za uplynulý rok, je dobré mít rezervu připravenou už teď, ne ji začít skládat až po svátcích.
Vyhraďte si v kalendáři dvě až tři hodiny v první polovině prosince jen na tento seznam. Až přijde vánoční shon, bude hotové to podstatné a účetní dostane po Novém roce kompletní podklady místo hromady nedořešených otázek.
Užitečné odkazy
Účetnictví Cheb · Poradna Ucetio.cz · ČSSZ – přehled OSVČ