← zpět na články

Jak kontrolovat závazky a pohledávky v malé firmě

Pohledávky jsou peníze, které dluží někdo vám, závazky ty, které dlužíte vy. V malé firmě se obojí snadno ztratí z očí, protože faktury chodí různými cestami a splatnosti se překrývají. Přitom právě tady se rozhoduje, zda bude mít firma na nájem, materiál a výplaty. Kontrola nemusí být složitá, jen musí být pravidelná.

Základ: jeden seznam pro každou stranu

Prvním krokem je mít všechny neuhrazené faktury na jednom místě. U vydaných faktur to obvykle zvládne fakturační program, který ukazuje stav úhrady. U přijatých faktur je to horší, protože chodí e-mailem, poštou i jako papír v balíku se zbožím. Postačí ale jednoduchá tabulka s dodavatelem, číslem faktury, částkou, splatností a datem úhrady.

Důležité je, aby se do seznamu dostala každá faktura hned po přijetí, ne až ve chvíli, kdy se ozve dodavatel s upomínkou. Stavební firma, která přijímá faktury od několika subdodavatelů a dodavatelů materiálu, si bez takového seznamu snadno přivodí situaci, kdy jednu fakturu zaplatí dvakrát a jinou vůbec. Obojí se pak složitě dohledává a vysvětluje.

U vydaných faktur se vyplatí sjednotit splatnost a uvádět na faktuře jasný variabilní symbol. Zákazník, který platí bez symbolu nebo jednou platbou za více faktur, vám přidělá práci s párováním. Krátká prosba o uvedení čísla faktury do zprávy pro příjemce často pomůže.

Týdenní kontrola v pěti krocích

Stačí si vyhradit pevný čas jednou týdně a projít následující body:

1. Spárujte příchozí a odchozí platby z bankovního výpisu s fakturami v seznamech.
2. Označte uhrazené faktury, včetně částečných úhrad.
3. Vypište pohledávky po splatnosti a seřaďte je podle stáří.
4. Podívejte se, které závazky budou splatné v nejbližších týdnech, a naplánujte platby.
5. Porovnejte očekávané příjmy a výdaje a odhadněte, zda budou peníze stačit.

Pokud firma používá více účtů, třeba zvlášť pro platby kartou, projděte všechny. U malé firmy zabere celá kontrola zhruba čtvrt hodiny. Jednou měsíčně se pak hodí širší pohled v rámci uzávěrky, kdy se seznamy porovnají s účetnictvím a odhalí se rozdíly, které v týdenním rytmu uniknou. Proč se taková pravidelná tečka vyplatí, rozebírá článek proč je měsíční uzávěrka užitečná i pro malé podnikání.

Jak vymáhat pohledávky a nepřijít o zákazníka

Většina pozdních plateb nevzniká ze zlého úmyslu, ale z nepořádku na druhé straně. Začněte proto vlídně a přitvrzujte postupně:

• krátce po splatnosti pošlete přátelskou připomínku s kopií faktury;
• pokud platba nepřijde, zavolejte a zeptejte se, zda je s fakturou vše v pořádku;
• následuje písemná upomínka s novým termínem úhrady;
• u dlouhodobě neplatících zvažte zastavení dalších dodávek nebo práci jen za zálohu;
• teprve poté přicházejí na řadu formální kroky, například předžalobní výzva.

Autoservis v Chebu, jehož firemní zákazník opakovaně platí pozdě, může od další zakázky požadovat úhradu při převzetí vozu. Je to legitimní obchodní rozhodnutí a často funguje lépe než další upomínky. Telefonát navíc někdy odhalí, že faktura dorazila na špatnou adresu nebo jí chybí číslo objednávky, bez kterého ji odběratel nemůže proplatit.

U starých pohledávek, které se zřejmě nepodaří vymoci, se poraďte s účetní. Existují pravidla, za jakých podmínek se s nimi dá účetně i daňově pracovat, a je dobré je znát včas, ne až po letech.

Závazky pod kontrolou

U závazků je cílem platit včas, ale ne zbytečně brzy. Pokud máte delší splatnost, využijte ji, peníze zůstanou ve firmě déle. Zároveň hlídejte, aby se platby nenahromadily do jednoho týdne, typicky na začátek měsíce, kdy se potkává nájem, energie, zálohy a dodavatelé. Rozložení plateb do celého měsíce, domluvené s dodavateli, pomůže vyrovnat výkyvy na účtu.

Když se firma dostane do finančních potíží, je lepší dodavatele kontaktovat sám a dohodnout splátky nebo posun termínu, než mlčet. Dodavatel, který o problému ví, bývá vstřícnější než ten, koho překvapí nezaplacená faktura. Podobně lze v odůvodněných případech jednat i s úřady o posečkání nebo splátkách; podmínky si ověřte přímo u příslušného úřadu.

Jednou za čas je užitečné odsouhlasit si saldo s hlavními partnery, tedy poslat jim přehled, co podle vás dlužíte vy nebo oni. Odhalí se tak zapomenuté dobropisy, chybně spárované platby i faktury, které nikdy nedorazily. Kontrola závazků navíc přirozeně vede k otázce, kolik firma utrácí a za co; k tomu se hodí mít přehled o nákladech každý měsíc.

Týdenní kontrolu dělejte i tehdy, když se zdá, že se nic nezměnilo, protože právě pravidelnost odhalí problém včas. Pokud chcete, aby párování plateb a přehled faktur po splatnosti připravovala účetní a vy jste dostávali jen hotový výstup, dá se to dobře nastavit v rámci online účetní spolupráce, kdy si doklady i bankovní výpisy předáváte elektronicky a nezáleží na tom, kde firma sídlí.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Na co myslet při spolupráci s externí účetní na dálku nebo pokračujte na Proč se vyplatí průběžně archivovat účetní doklady. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.