← zpět na články

Jak připravit firmu na konec účetního období

Konec účetního období je chvíle, kdy se z průběžné evidence stává uzavřený výsledek. Co se do té doby nezapíše, nezkontroluje nebo nespočítá, se později dohání obtížně a pod tlakem. Příprava by proto měla začít s předstihem, ne až v posledních dnech.

Co konec období znamená pro živnostníka a pro firmu

U většiny živnostníků splývá účetní období s kalendářním rokem. Obchodní společnosti mohou mít za určitých podmínek i hospodářský rok, který začíná a končí v jiném měsíci. Na principu přípravy se ale nic nemění: k poslednímu dni období je potřeba mít kompletní doklady, zkontrolované zůstatky a podklady pro uzávěrku.

Rozsah prací se liší podle toho, zda vedete daňovou evidenci, nebo účetnictví. Společnost s ručením omezeným má povinností víc, například sestavení účetní závěrky a její zveřejnění. Co přesně se týká právě vás, si ověřte s účetní, ideálně při první schůzce v posledním čtvrtletí.

Ani živnostník s daňovou evidencí ale nemá konec roku zadarmo. I on by měl k poslednímu dni zjistit stav svého majetku a dluhů, zkontrolovat pokladnu a zásoby a mít jasno v tom, které faktury zůstaly nezaplacené. Bez toho se roční výsledek sestavuje jen napůl.

Inventura: co se počítá a co se kontroluje

Inventura není jen přepočítání zboží v regálu. Jejím smyslem je ověřit, že čísla v evidenci odpovídají skutečnosti. Typicky se kontroluje:

• hotovost v pokladně proti pokladní knize,
• zůstatky na bankovních účtech proti výpisům k poslednímu dni období,
• zásoby materiálu a zboží, včetně poškozených nebo neprodejných kusů,
• dlouhodobý majetek, tedy zda stroje, auta a vybavení stále existují a používají se,
• pohledávky: kdo vám dluží a zda je reálné, že zaplatí,
• závazky: komu dlužíte vy, včetně faktur, které ještě nedorazily.

O inventuře sepište stručný zápis: kdo ji prováděl, kdy, co se počítalo a s jakým výsledkem. Pokud se objeví rozdíl mezi evidencí a skutečností, zapište i jeho vysvětlení. Bez zápisu se inventura těžko dokládá.

Zásoby počítejte fyzicky, ne podle toho, co ukazuje program nebo tabulka. Právě rozdíl mezi evidencí a regálem je informace, kterou inventura má přinést. E-shop se skladem v garáži tak třeba zjistí, že část zboží je poškozená od vlhka a nedá se prodat za plnou cenu. To je důležité vědět pro uzávěrku i pro příští nákupy.

Evidence majetku bývá u malých firem nejslabším místem. Stroje se prodají nebo vyřadí, ale v evidenci zůstávají dál. Na co si dát pozor, popisuje článek co by měl podnikatel vědět o evidenci majetku.

Zakázky a faktury na přelomu období

Nejvíce zmatků vzniká u práce, která začala v jednom období a skončí v dalším. Stavební firma z Chebska má rozpracovanou rekonstrukci, část materiálu už zaplatila a od zákazníka přijala zálohu. Hotel v lázeňském městě prodal na konci roku dárkové poukazy, které hosté uplatní až v příštím roce. V obou případech je potřeba s účetní projít, do kterého období patří příjem a do kterého náklad.

Před koncem období si také ujasněte, zda práci dokončenou v posledních týdnech vyfakturujete ještě v tomto období, a zda máte od dodavatelů faktury za všechny služby, které jste už odebrali. Načasování plateb a větších nákupů konzultujte s účetní a nerozhodujte o nich jen podle toho, jak „vyjde daň“. Neuvážený nákup na poslední chvíli může firmě víc uškodit, než pomoci.

Zvláštní pozornost si zaslouží nezaplacené faktury od odběratelů. Ty, které jsou dlouho po splatnosti, je dobré ještě před koncem období upomenout, případně s účetní probrat, jak s nimi naložit.

U firem vedoucích účetnictví se navíc řeší náklady a výnosy, které se týkají více období. Pojištění zaplacené na celý rok dopředu, nájem placený čtvrtletně předem nebo předplatné služeb se mohou rozdělit mezi obě období. Připravte účetní seznam takových plateb včetně smluv, aby nemusela dohledávat, za jaké období se platilo.

Harmonogram posledních týdnů

1. Několik týdnů předem: dohledejte chybějící doklady a upomeňte neplatiče.
2. Dohodněte se s účetní, jaké podklady a v jaké podobě bude k uzávěrce potřebovat.
3. Naplánujte inventuru na poslední den období nebo co nejblíže k němu a určete, kdo ji provede.
4. Poslední den: přepočítejte pokladnu, sepište zásoby a stáhněte výpisy ze všech účtů.
5. Po skončení období: předejte vše účetní najednou, včetně seznamu rozpracovaných zakázek a dosud nevyfakturované práce.

Další praktické tipy pro závěr roku najdete v článku co řeší malé firmy před koncem roku. Kdo na uzávěrku nechce zůstat sám, může se domluvit s regionální účetní, například přes účetnictví Cheb.

Po uzávěrce si s účetní projděte i to, co se během roku nepovedlo. Které doklady chyběly nejčastěji, kde vznikaly rozdíly, co se muselo dohledávat. Tyto poznatky jsou nejlepším návodem, co v příštím období nastavit jinak, aby byla další uzávěrka ještě klidnější.

Doporučujeme dát si do kalendáře připomínku na přípravu několik týdnů před koncem období a postupovat podle harmonogramu výše. Klidná uzávěrka není otázkou štěstí, ale toho, kolik práce se odvede ještě před posledním dnem.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Kdy je dobré konzultovat větší investici s účetní nebo pokračujte na Co by měl podnikatel vědět o evidenci majetku. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.