Nejčastější chyby podnikatelů v administrativě
Většina problémů s úřady nevzniká z úmyslu, ale z drobných opomenutí, která se nahromadí. Nezaplacená záloha, nepřečtená zpráva v datové schránce, ztracená faktura. Každé z nich se dá napravit, dohromady ale vytvoří stres, sankce a hodiny práce navíc. Tady je přehled chyb, které se u malých podnikatelů objevují nejčastěji, rozdělený podle toho, kde vznikají.
Chyby v dokladech
Doklady jsou základ, ze kterého účetní vychází. Když v nich není pořádek, nic dalšího nemůže fungovat správně. Typické prohřešky vypadají takto:
- faktury vystavené bez povinných údajů nebo s chybnými údaji o odběrateli;
- číselná řada vydaných faktur s mezerami nebo duplicitami;
- účtenky uschované v peněžence, kde vyblednou dřív, než se dostanou k účetní;
- chybějící doklady k platbám kartou z podnikatelského účtu;
- soukromé nákupy přimíchané mezi podnikatelské doklady „pro jistotu“.
Poslední bod stojí za zmínku zvlášť. Uplatnit výdaj, který s podnikáním nesouvisí, je riziko, které se při kontrole nevyplácí. Pokud si nejste jistí, zda výdaj do podnikání patří, předejte ho účetní s poznámkou a rozhodnutí nechte na ní. Naopak zbytečně nevyhazujte doklady, o kterých si myslíte, že „stejně nejdou uplatnit“. Posoudit to má odborník.
Drobné formální chyby se přitom snadno opakují. Kadeřnice, které velkoobchod vystavuje faktury s chybně uvedeným názvem salonu, si toho nemusí všimnout celé měsíce. Stačí přitom jednou poslat dodavateli správné údaje a chyba zmizí ze všech dalších dokladů.
Chyby v termínech a komunikaci s úřady
Podnikatel má během roku řadu termínů: přiznání, přehledy, zálohy, hlášení. Zmeškaný termín se často trestá sankcí, i když jde jen o opoždění. Nejčastější chybou je spoléhat na paměť nebo na to, že „účetní mi to připomene“. Účetní pomůže, ale termíny se týkají vás a odpovědnost za ně nesete vy.
Další skupinou chyb je nečtená datová schránka. Zpráva se po určité době považuje za doručenou, i když ji nikdo neotevře, a lhůty začnou běžet. Majitel autoservisu v Karlových Varech, který se do schránky dívá jednou za měsíc, může přijít o možnost včas reagovat na výzvu úřadu. Pomůže zapnout si upozornění na nové zprávy e-mailem nebo v aplikaci. Jak si termíny hlídat systematicky, ukazuje článek jak si firma hlídá termíny bez zbytečných pokut.
Do této skupiny patří i nenahlášené změny. Přestěhování provozovny, změna zdravotní pojišťovny, nový bankovní účet nebo zahájení další činnosti se musí oznámit příslušným úřadům a pojišťovnám. Kdo na to zapomene, dozví se o tom obvykle ve chvíli, kdy mu dopis od úřadu přijde na starou adresu.
Chyby v penězích
Míchání osobních a podnikatelských peněz je klasika. Z jednoho účtu se platí nájem bytu i materiál a tržby chodí na stejný účet jako výplata partnera. Na konci roku pak nikdo neví, co patří kam. Stejně častá je absence rezervy na daně a pojistné. Podnikatel utratí vše, co přijde, a roční doplatek ho zaskočí. Majitel penzionu, který přes zimu téměř nemá tržby, pak platí zálohy z peněz určených na jarní opravy.
Další chybou je placení záloh v nesprávné výši. Zálohy na pojistné a případně na daň se mění podle výsledku předchozího roku. Kdo si po podání přehledů nezkontroluje novou výši, platí dál starou částku a vzniká dluh, ke kterému se připočítává penále. Podobně dopadne podnikatel, který platí se špatným variabilním symbolem a platba se nepřiřadí tam, kam patří.
Chyby v organizaci
Velká část administrativních problémů vzniká z toho, že nikdo neví, kde co je. Doklady jsou rozházené v e-mailu, v telefonu a v šuplíku, smlouvy s dodavateli nejsou nikde pohromadě a postup předávání podkladů zná jen majitel. Když onemocní nebo odjede, administrativa se zastaví. Řešením je jednoduchý systém nastavený co nejdřív, ideálně podle návodu jak nastavit pořádek ve firemních dokladech od prvního měsíce.
Podobně riskantní je, když přístup do internetového bankovnictví, datové schránky a portálů úřadů má jen jeden člověk a nikde není zapsáno, kdo má jaké oprávnění. Domluvte se s účetní nebo s důvěryhodnou osobou, kdo v nouzi převezme aspoň nejnutnější agendu, a nastavte k tomu řádná oprávnění místo sdílení hesel.
Jak chybám předcházet
Většině uvedených chyb se dá zabránit několika jednoduchými návyky:
- Zaveďte jedno místo pro všechny doklady, papírové i elektronické.
- Sepište si termíny pro celý rok a nastavte si připomínky.
- Zapněte upozornění na nové zprávy v datové schránce.
- Oddělte podnikatelský účet a průběžně odkládejte rezervu.
- Po každém podání přehledů zkontrolujte novou výši záloh.
- Jednou měsíčně si vyhraďte pevný čas na administrativu.
Nesnažte se odstranit všechny chyby najednou. Vyberte si dvě, které vás stojí nejvíc času nebo peněz, a začněte jimi. Pokud potřebujete pomoc s nastavením systému nebo vedením agendy v Karlových Varech a okolí, obraťte se na účetnictví Karlovy Vary. Odpovědi na dílčí otázky typu „patří tento výdaj do podnikání?“ můžete hledat i v účetní poradně Ucetio.cz.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Poradna Ucetio.cz · Finanční správa – paušální daň