Online spolupráce s účetní a osobní kontakt v kraji
Online účetnictví a osobní kontakt se navzájem nevylučují. Většina rutinní práce, tedy předávání dokladů, dotazy k jednotlivým platbám nebo kontrola výstupů, se dá zvládnout přes internet. Jsou ale chvíle, kdy se vyplatí sednout si s účetní ke stolu. Tento článek ukazuje, jak oba světy rozumně propojit, aby podnikatel v kraji neztrácel čas cestováním a přitom nepřišel o radu ve chvíli, kdy ji opravdu potřebuje.
Co se dá bez potíží řešit na dálku
Běžný měsíční provoz je pro online spolupráci jako stvořený. Doklady se nahrávají do sdílené složky nebo účetní aplikace, bankovní výpisy chodí elektronicky a drobné dotazy se vyřeší krátkou zprávou. Pro řemeslníka, který je přes den na zakázkách mezi Ostrovem a Karlovými Vary, je pohodlnější vyfotit účtenku v autě, než shánět volný termín v kanceláři.
Online režim dobře funguje i pro kontrolu výstupů. Účetní pošle přehled příjmů a výdajů nebo stav pohledávek, podnikatel si ho projde večer a na nejasnosti se zeptá písemně. Výhodou je, že otázky i odpovědi zůstanou zaznamenané a dá se k nim vrátit. Kdy přesně má online účetnictví smysl i pro menší regionální firmy, rozebírá samostatný článek kdy je online účetnictví vhodné i pro regionální podnikatele.
Kdy má osobní schůzka svůj smysl
Některé věci se po e-mailu vysvětlují špatně. Osobní setkání se vyplatí zejména v těchto situacích:
- na začátku spolupráce, kdy si účetní potřebuje udělat obrázek o vašem podnikání a vy o ní;
- před větší investicí, nákupem auta, stroje nebo nemovitosti;
- když zvažujete změnu formy podnikání, třeba přechod ze živnosti na s.r.o.;
- při kontrole z finančního úřadu nebo od pojišťovny, kdy je potřeba projít podklady společně;
- když se firmě nedaří a je potřeba otevřeně probrat, kde peníze chybí.
Společné pro všechny tyto situace je, že nejde o jeden doklad, ale o souvislosti. Ty se u stolu, nad papíry nebo nad obrazovkou, probírají rychleji a s menším rizikem nedorozumění.
Osobní schůzka přitom nemusí vždy znamenat cestu do kanceláře. Řadě podnikatelů stačí videohovor se sdílenou obrazovkou, kde účetní ukáže konkrétní čísla a vy se průběžně ptáte. Rozhodující není forma, ale to, že si na rozhovor vyhradíte čas a otázky si připravíte dopředu.
Jak nastavit hybridní režim v praxi
Měsíční rytmus
V běžném měsíci stačí pevný termín pro předání podkladů a jeden kanál pro dotazy. Účetní ví, kdy má čekat doklady, podnikatel ví, kdy může čekat výstupy. Pokud je měsíc klidný, žádná schůzka není potřeba. Hodí se ale domluvit, jak se řeší naléhavé věci, třeba výzva z úřadu nebo nečekaná platba, aby zbytečně nečekaly na příští termín.
Čtvrtletní nebo pololetní kontrola
Jednou za čas se vyplatí krátké setkání, osobně nebo přes videohovor, kde se probere vývoj tržeb, nákladů a plány na další období. Pro sezónní provozy, jako jsou ubytování a gastro, je ideální termín před začátkem a po skončení hlavní sezóny.
Roční schůzka
Před uzavřením roku a přípravou přiznání se většině podnikatelů vyplatí sejít osobně. Projde se majetek, zásoby, nezaplacené faktury a otázky, které se během roku odkládaly. Pokud přibyl zaměstnanec, nová činnost nebo prodej do zahraničí, je to ideální chvíle probrat, co z toho plyne pro další rok.
Regionální účetní, nebo kdokoli odkudkoli?
Online spolupráce otevírá možnost vybrat si účetní z celé republiky. Pro podnikatele v Karlovarském kraji ale má blízkost své výhody. Regionální účetní zná typické místní obory, rozumí sezónnosti lázeňských a turistických provozů a často má zkušenosti s klienty, kteří obchodují s Německem. Když je potřeba, dá se k ní dojet bez celodenního výletu.
Blízkost sama o sobě ale nestačí. Pokud účetní nereaguje, nevysvětluje a nemá pro vás čas, nepomůže ani to, že sídlí za rohem. Výběr by proto měl stát hlavně na kvalitě komunikace a na zkušenostech s podobnými klienty, poloha je příjemný bonus.
Na otázku, co dává externí účetní z regionu navíc oproti vzdálené službě, odpovídá článek o tom, proč může být externí účetní oporou regionální firmy. Pro podnikatele z Ostrova a okolí je jednou z možností služba účetnictví Ostrov. Při prvním kontaktu si ověřte, jak probíhá předávání podkladů online a zda je možná i osobní konzultace.
Kontrolní body pro dobře fungující spolupráci
Ať už převažuje online forma, nebo osobní, ověřte si jednou ročně, zda spolupráce funguje. Pomůže pár otázek:
- Dostáváte výstupy včas a rozumíte jim?
- Víte předem o termínech, které se blíží?
- Upozorní vás účetní sama na změny pravidel, které se vás týkají?
- Máte pocit, že se můžete zeptat i na „hloupou“ otázku?
Pokud na některou odpovídáte záporně, stojí za to probrat to otevřeně. Obecné dotazy ke spolupráci s účetní můžete předem zkonzultovat i v účetní poradně Ucetio.cz.
Nechte online formu dělat to, v čem je silná, tedy rutinu, a osobní schůzky si šetřete na rozhodnutí. Domluvte si s účetní předem, které situace patří do které kategorie, a kontakt pak nebude záviset na náhodě ani na tom, kdo má zrovna čas.
Užitečné odkazy
Účetnictví Ostrov · Poradna Ucetio.cz · Finanční správa – kontrolní hlášení DPH