← zpět na články

Jak nastavit pořádek ve firemních dokladech od prvního měsíce

První měsíc podnikání bývá plný nadšení, nových zakázek a nákupů vybavení. Doklady se v té době hromadí v kapse, v e-mailu i v autě a málokdo řeší, kam vlastně patří. Právě teď je ale nejsnazší chvíle nastavit systém, který vás bude provázet celé roky. Co se zavede hned, už se později nemusí složitě dohánět.

Co rozhodnout ještě před první fakturou

Než vystavíte první fakturu nebo zaplatíte první nákup, udělejte si jasno v několika základních věcech. Nejde o byrokracii, ale o pravidla, podle kterých se pak budete rozhodovat pokaždé stejně a nebudete u každého dokladu váhat.

• Podnikatelský účet. Samostatný bankovní účet výrazně zjednoduší kontrolu příjmů a výdajů. Proč se to vyplatí i těm nejmenším živnostníkům, rozebírá článek o tom, proč oddělit osobní a podnikatelské platby.
• Číselná řada faktur. Zvolte formát, který vydrží roky, například rok a pořadové číslo. Číslování by mělo být souvislé a bez vynechaných čísel.
• Způsob evidence. Rozhodněte, zda budete uplatňovat skutečné výdaje, nebo výdaje paušální. Podle toho se liší, jak pečlivě musíte výdajové doklady schovávat. Pokud si nejste jistí, ověřte si aktuální pravidla u účetní.
• Kdo co dělá. Pokud podnikáte s partnerem nebo vám pomáhá rodina, dohodněte se, kdo doklady sbírá, kdo je třídí a kdo je předává dál.

Jedno vstupní místo pro všechny doklady

Nejčastější příčinou nepořádku není lenost, ale roztříštěnost. Účtenka z čerpací stanice zůstane v peněžence, faktura za software přijde e-mailem, nájemní smlouva leží v šuplíku a objednávka materiálu v telefonu. Vytvořte proto jedno vstupní místo, kam každý doklad putuje jako první, ještě než ho začnete řešit.

U papírových dokladů postačí obyčejná krabice nebo šanon s nápisem „ke zpracování“. Pro elektronické doklady si založte samostatnou složku v počítači a zvláštní e-mailovou adresu, na kterou necháte dodavatele posílat faktury. Papírové účtenky je dobré hned vyfotit nebo naskenovat, aby existovala i jejich elektronická kopie. Jak takový archiv postavit krok za krokem, popisuje návod na digitální archiv dokladů pro živnostníky.

Do vstupního místa patří i smlouvy, objednávky, cenové nabídky a předávací protokoly. Nejsou to faktury, ale často vysvětlují, k čemu se platba vztahuje a proč byla tak vysoká. Účetní je ocení zejména u větších nákupů a u zakázek, které se táhnou přes několik měsíců.

Třídění, kterému porozumí i někdo jiný

Systém je dobrý, když se v něm vyzná i účetní nebo kolega, který vás zastoupí během nemoci či dovolené. Proto stojí za to zvolit jednoduchou strukturu a dodržovat ji bez výjimek.

Složky podle měsíců a druhů dokladů

Osvědčuje se dělení na rok a měsíc, uvnitř pak na vydané faktury, přijaté faktury, pokladní doklady a bankovní výpisy. Hlubší strukturu většina malých podniků nepotřebuje a spíš by v ní věci hledala déle.

Srozumitelné názvy souborů

Soubor pojmenujte datem, dodavatelem a stručným popisem. Takový název najdete vyhledáváním i po několika letech, zatímco obecné označení ze skeneru vám neřekne vůbec nic.

Poznámka k méně zřejmým výdajům

U nákupů, jejichž souvislost s podnikáním nemusí být na první pohled jasná, připište krátkou poznámku: pro jakou zakázku nebo k jakému účelu nákup sloužil. Při pozdějším dotazu ušetří spoustu vysvětlování a vzpomínání.

Krátká týdenní rutina místo měsíčního dohánění

Pořádek nevznikne jednorázovým úklidem, ale opakováním. Vyhraďte si každý týden pevný čas, třeba v pátek odpoledne, a projděte tyto body:

1. Vyberte doklady ze vstupního místa a zařaďte je do správné složky.
2. Porovnejte pohyby na podnikatelském účtu s doklady a označte platby, ke kterým doklad zatím chybí.
3. Zkontrolujte, zda vám odběratelé uhradili vydané faktury včas.
4. Dohledejte chybějící doklady, dokud si ještě pamatujete, kde a co jste nakupovali.
5. Jednou za měsíc předejte kompletní podklady účetní, nebo měsíc uzavřete ve vlastní evidenci.

Kadeřnice v Karlových Varech, která nakupuje kosmetiku u několika velkoobchodů a část tržeb přijímá v hotovosti, takto už za první měsíc zjistí, kde jí doklady unikají. Řemeslník jezdící po zakázkách na Sokolovsku zase přijde na to, že nejvíc účtenek ztrácí v autě, a zařídí si tam obyčejnou obálku.

Když se rutina jednou nepovede, nic se neděje. Důležité je nevynechat dva nebo tři týdny po sobě, protože pak se z drobného zpoždění stává hromada, kterou už nikdo nechce otevřít.

Kdy přizvat účetní hned na začátku

Mnoho začínajících podnikatelů si říká, že účetní budou řešit až k daňovému přiznání. Krátká konzultace na startu se ale často vyplatí víc než oprava celého roku na jeho konci. Účetní vám pomůže zvolit vhodný způsob evidence, upozorní na doklady, které se ve vašem oboru často opomíjejí, a domluví s vámi způsob předávání podkladů. Pokud hledáte oporu přímo v regionu, informace najdete na stránce účetnictví Karlovy Vary.

Doporučení na první měsíc je jednoduché: založte si podnikatelský účet, jedno vstupní místo pro doklady a týdenní rutinu, kterou opravdu zvládnete dodržet. Dokonalý systém není potřeba. Mnohem cennější je jednoduchý postup, který funguje každý týden, i když máte zrovna plné ruce práce.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Účetnictví pro s.r.o. v regionu: co nepodcenit nebo pokračujte na Kdy se OSVČ vyplatí pravidelná účetní kontrola. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.