← zpět na články

Jak si firma hlídá termíny bez zbytečných pokut

Pokuta za pozdě podané přiznání nebo zapomenutý přehled patří k nejzbytečnějším ztrátám, jaké může firma utrpět. Nevzniká z neznalosti zákona, ale z toho, že termín prostě unikl mezi zakázkami. Hlídání termínů je přitom čistě otázka systému, ne talentu nebo dobré paměti.

Jaké termíny malá firma hlídá

Seznam se liší podle formy podnikání, registrace k DPH a toho, zda máte zaměstnance. Obvykle do něj patří:

• podání daňového přiznání a doplatek daně,
• přehledy pro správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovnu,
• pravidelné zálohy na pojistné a případně na daň,
• přiznání k DPH, kontrolní hlášení a souhrnné hlášení u plátců,
• mzdové odvody a hlášení, pokud zaměstnáváte,
• silniční daň, pokud se vás týká,
• u obchodních společností zveřejnění účetní závěrky,
• splatnosti vlastních faktur, leasingu a nájmu,
• termíny ze smluv, například obnovení pojištění, výpovědní lhůty nebo konec záruky.

Přesná data se mohou rok od roku lišit a u některých povinností závisí i na způsobu podání. Aktuální kalendář si proto ověřujte u Finanční správy, ČSSZ, své zdravotní pojišťovny nebo u účetní, nikoli podle loňských poznámek.

Rozsah povinností se přitom může výrazně lišit. Živnostnice, která není plátcem DPH a nemá zaměstnance, hlídá v roce jen několik zásadních termínů. Malá s.r.o. s pár zaměstnanci a registrací k DPH jich má každý měsíc hned několik. Čím víc termínů, tím méně je možné spoléhat na paměť a tím víc se vyplatí pevný systém.

Jeden kalendář a jasná odpovědnost

Nejčastější chybou je roztříštěnost: část termínů hlídá účetní, část majitel v hlavě a část nikdo. Založte si jeden sdílený kalendář a zapište do něj všechny termíny na celý rok dopředu. U každého uveďte, kdo za něj odpovídá a co je k jeho splnění potřeba.

Nepotřebujete k tomu žádný speciální program. Postačí běžný kalendář v telefonu nebo počítači, který umí opakované události a připomínky a dá se sdílet s dalšími lidmi. Důležitější než nástroj je, aby existoval jen jeden a všichni ho skutečně používali. Určete také zástup pro případ dovolené nebo nemoci, aby termín nepropadl jen proto, že odpovědný člověk zrovna chybí.

Rozdělení odpovědnosti je důležité hlavně při spolupráci s účetní. Ta obvykle podává přiznání a hlášení, ale bez vašich podkladů to nezvládne. Váš termín pro předání dokladů je proto stejně závazný jako termín pro úřad. Jak předávání nastavit, aby fungovalo i v rušných měsících, popisuje článek jak předávat doklady účetní bez chaosu.

Praktické je, když je součástí online účetní spolupráce i sdílený přehled termínů a podkladů, takže obě strany vidí, co ještě chybí a kdo je na tahu. Odpadá tak přeposílání upomínek a domýšlení, kdo měl co poslat.

Rezerva před každým termínem

Připomínka v den termínu je k ničemu. Nastavte si upozornění s dostatečným předstihem, aby zbyl čas dohledat chybějící doklad, doplnit peníze na účet nebo počkat, až se účetní vrátí z dovolené. Osvědčuje se systém tří připomínek:

1. První připomínka: začněte sbírat podklady a zkontrolujte, zda máte na platbu peníze.
2. Druhá připomínka: podklady předejte účetní, nebo ověřte, že jsou kompletní.
3. Třetí připomínka: zkontrolujte, že podání skutečně odešlo a platba je zadaná se správným variabilním symbolem.

Myslete i na vlastní sezónu. Ubytovatel v Karlových Varech, který má v létě plné ruce práce, by si letní termíny měl připravit už na jaře. Řemeslník s nabitým podzimem zase udělá dobře, když si administrativu přesune do klidnějších týdnů. Kalendář povinností je dobré položit vedle kalendáře zakázek a hledat místa, kde se střetávají.

Nezapomeňte ani na peníze. Splnit termín podání nestačí, pokud na účtu chybí prostředky na doplatek. Platby vůči úřadům proto plánujte spolu s termíny a rezervu na ně odkládejte průběžně. Kde to jde, nastavte pravidelné zálohy jako trvalý příkaz, ať je nemusíte každý měsíc zadávat ručně.

Datová schránka a co dělat, když termín uteče

Mnoho výzev a rozhodnutí chodí do datové schránky. Nastavte si upozornění na nové zprávy e-mailem a schránku kontrolujte pravidelně, i když nic nečekáte. Zpráva se může považovat za doručenou i tehdy, když ji neotevřete, a lhůty pak běží bez ohledu na to, zda o nich víte.

Pokud termín přece jen zmeškáte, nečekejte, že si toho nikdo nevšimne. Podání nebo platbu proveďte co nejdřív a poraďte se s účetní, zda je vhodné úřad kontaktovat. Některé lhůty lze prodloužit, ale žádost je potřeba podat včas, ne až po jejich uplynutí. Opakující se problémy s termíny bývají znakem širších nedostatků v administrativě; ty nejčastější shrnuje článek nejčastější chyby podnikatelů v administrativě.

Doporučujeme ještě tento měsíc sepsat všechny termíny, které se vaší firmy týkají, zadat je do jednoho kalendáře s několika připomínkami a ke každému přiřadit odpovědnou osobu. Systém, který nestojí na paměti jednoho člověka, je tou nejlevnější ochranou před zbytečnými pokutami.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Co dělat, když se v dokladech objeví nesrovnalost nebo pokračujte na Proč je měsíční uzávěrka užitečná i pro malé podnikání. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.