Daňová evidence pro živnostníky v praxi
Daňová evidence je nejjednodušší způsob vedení záznamů pro živnostníky, kteří uplatňují výdaje ve skutečné výši. Neznamená to ale, že stačí na konci roku sečíst faktury. Má svá pravidla a pevný obsah a vychází z ní daňový základ. Podívejme se, jak ji vést tak, aby v ní byl pořádek po celý rok, a ne jen v týdnech před podáním přiznání.
Kdo daňovou evidenci vede a co obsahuje
Daňovou evidenci vedou fyzické osoby, které nejsou povinné vést účetnictví a rozhodly se uplatňovat skutečné výdaje. Kdo uplatňuje paušální výdaje nebo je v paušálním režimu, vede jednodušší záznamy, i když i ty mají své náležitosti. Pokud nevíte, který režim se pro vás hodí, proberte to s účetní, protože volba má dopad na více let a přechod mezi režimy má vlastní pravidla. Začínající živnostníci by si to měli promyslet hned na začátku, protože v prvním roce často vznikají větší výdaje na vybavení a zařízení provozovny.
Obsahem daňové evidence jsou údaje o příjmech a výdajích v členění potřebném pro stanovení daňového základu a dále údaje o majetku a dluzích. Vedle peněžního deníku proto k evidenci patří i přehled pohledávek a závazků, dlouhodobého majetku, zásob a případně kniha jízd u auta, které používáte k podnikání.
Peněžní deník v praxi
Základním nástrojem je peněžní deník. Může to být tabulka, spolehlivější je ale jednoduchý program, který hlídá součty a návaznosti mezi pokladnou a bankou. Každý záznam by měl obsahovat:
- datum platby, nikoli datum vystavení faktury;
- číslo dokladu, ke kterému se platba vztahuje;
- stručný a srozumitelný popis, například „materiál na rekonstrukci koupelny“ nebo „nájem provozovny“;
- částku a informaci, zda jde o příjem, nebo výdaj;
- zatřídění, zda položka ovlivňuje daňový základ, nebo ne;
- způsob úhrady: bankovní převod, hotovost, nebo karta.
Klíčové je rozlišení daňových a nedaňových položek. Ne každý pohyb peněz ovlivňuje daň. Vklad vlastních peněz do podnikání, splátka jistiny úvěru nebo pokuta se v deníku zaznamenají, ale do daňového základu nevstupují jako běžné příjmy a výdaje. Instalatér, který si do podnikání převede peníze ze soukromého účtu, nemá příjem, jen přesouvá vlastní prostředky. Pokud by tuto položku zapsal jako tržbu, zaplatil by daň z peněz, které nevydělal.
Kdy se příjem a výdaj zapisují
Daňová evidence pracuje převážně s okamžikem platby. Příjem zapíšete, když peníze přijdou, výdaj, když je zaplatíte. Faktura vystavená v prosinci a zaplacená v lednu tak obvykle patří do příjmů nového roku. Existují ale výjimky, například u dlouhodobého majetku, který se do výdajů dostává přes odpisy, nebo u pohledávek a zásob při přechodu na jiný způsob uplatnění výdajů.
Kadeřnice z Karlových Varů, která v prosinci učeše svatebčany na objednávku hotelu a fakturu jí hotel uhradí až po Novém roce, zapíše příjem až v novém roce. Zároveň si ale pohledávku ke konci roku poznamená do přehledu pohledávek, aby měla úplný obraz o svém podnikání. Pokud si u konkrétní položky nejste jistí, do kterého roku patří, ověřte to u účetní dřív, než sestavíte přiznání.
Uzavření roku a navazující kroky
Na konci roku nestačí sečíst sloupce. Před sestavením přiznání je potřeba projít několik kroků:
- Zkontrolovat, že každý záznam v deníku má doklad a každý doklad je v deníku.
- Porovnat zůstatky na účtu a v pokladně se stavem v evidenci.
- Sepsat neuhrazené pohledávky a závazky ke konci roku.
- Provést inventuru zásob a majetku a zkontrolovat odpisy.
- Vyřadit soukromé výdaje, které omylem prošly podnikatelským účtem.
Poslední bod je nejčastějším zdrojem chyb. Mnohem méně práce s ním má ten, kdo od začátku drží peníze odděleně. Proč na tom tolik záleží, vysvětluje článek proč je důležité oddělit osobní a podnikatelské platby.
Malý měsíční návyk místo velkého ročního úklidu
Daňová evidence nejlépe funguje, když se doplňuje průběžně. Stačí jednou měsíčně zapsat platby, přiřadit k nim doklady a podívat se na výsledek. Jak takový přehled sestavit, popisuje návod jak si OSVČ připraví jednoduchý měsíční přehled příjmů a výdajů. Průběžně tak navíc víte, jestli podnikání vydělává a s jakou daní zhruba počítat.
Pravidelnost má ještě jednu výhodu. Pokud se objeví chyba, třeba chybějící účtenka nebo neznámá platba, řešíte ji, dokud si ji pamatujete. Po roce už často nikdo neví, za co byla platba z jara a kde skončil doklad.
Pokud si nejste jistí zatříděním výdajů nebo chcete, aby evidenci vedl někdo jiný, můžete využít místní účetnictví Karlovy Vary. Na obecné otázky k daňové evidenci hledejte odpovědi také v účetní poradně Ucetio.cz. Ať evidenci vedete sami, nebo ji svěříte jinému, její pravidla se v čase vyvíjejí, takže si je čas od času ověřte u účetní nebo na webu Finanční správy.
Užitečné odkazy
Účetnictví Karlovy Vary · Poradna Ucetio.cz · Finanční správa – kontrolní hlášení DPH