← zpět na články

Proč je důležité oddělit osobní a podnikatelské platby

Fotograf z Mariánských Lázní platí jednou kartou nový objektiv, nákup potravin, benzín na cestu za klientem i rodinnou dovolenou. Na konci roku pak s účetní prochází stovky řádků výpisu a u každého řeší, zda šlo o podnikání, nebo o soukromí. Oddělení osobních a podnikatelských plateb je přitom jeden z nejjednodušších kroků, který podnikateli ušetří čas, peníze za účetní i nervy při případné kontrole.

Co se stane, když se peníze slijí dohromady

Smíchané platby nejsou nezákonné, ale nesou s sebou řadu praktických potíží. Nejviditelnější je čas: účetní musí u každé položky zjišťovat, k čemu sloužila, a vy musíte odpovídat na otázky typu „co je tahle platba v drogerii“. Méně viditelné, ale vážnější důsledky jsou tři.

Za prvé, hůř se prokazují výdaje. Pokud firemní nákupy platíte z osobního účtu a osobní z firemního, při kontrole se obtížně vysvětluje, co skutečně souviselo s podnikáním. Za druhé, ztrácíte přehled o tom, kolik podnikání vydělává. Stav na účtu, ze kterého platíte všechno, neříká nic o zisku. Proč je rozdíl mezi penězi na účtu a skutečným výsledkem tak podstatný, vysvětluje článek jak podnikatel pozná skutečný zisk, nejen stav na účtu. Za třetí, hůř se plánuje: nevíte, kolik si můžete vybrat pro sebe, aniž byste ohrozili rezervu na daně a pojistné.

Jak rozdělení nastavit krok za krokem

Oddělení nemusí být složité ani drahé. Pro většinu živnostníků a malých firem stačí několik kroků:

1. Samostatný podnikatelský účet. Na něj chodí všechny platby od zákazníků a z něj odcházejí všechny firemní výdaje.
2. Vlastní karta k tomuto účtu. Používá se jen na firemní nákupy, osobní karta zůstává pro soukromé.
3. Pravidelný převod pro sebe. Místo nahodilých výběrů si nastavte měsíční převod z podnikatelského účtu na osobní, podobně jako výplatu.
4. Pravidlo pro omyly. Když omylem zaplatíte osobní nákup firemní kartou, vraťte peníze převodem a připište si poznámku. Účetní to pak snadno dohledá.
5. Hotovost zvlášť. Pokud přijímáte hotovost, evidujte ji odděleně a nevyužívejte ji na osobní útraty bez záznamu.

Nejdůležitější je bod tři. Pravidelný převod pro sebe vás nutí přemýšlet o tom, kolik si můžete dovolit vybrat, a zároveň dává účetní jasný obrázek, které peníze z firmy odcházejí na soukromé účely.

U podnikatelů s hotovostními tržbami, třeba kadeřnice nebo prodejce na trzích, se osvědčuje pravidelně vkládat tržby z pokladny na podnikatelský účet. Výpis pak odpovídá skutečnosti a hotovost nemizí v domácím rozpočtu bez stopy.

Podnikání z domova a sdílené náklady

Složitější je situace u těch, kdo podnikají z domova. Grafička, překladatel nebo IT freelancer z Karlovarska používá doma stejný internet, elektřinu a často i auto pro práci i soukromí. Tady oddělení plateb nestačí, je potřeba se s účetní domluvit, jak se sdílené náklady rozdělí a jak se to doloží.

Obecně platí, že čím jasnější je rozdělení na začátku, tím méně dohadování na konci roku. Některé náklady se dají uplatnit poměrnou částí, jiné paušálně, další vůbec. Pravidla se liší podle typu výdaje a mohou se měnit, proto si je ověřte u účetní nebo na stránkách Finanční správy. Praktické rady pro práci s doklady v domácí kanceláři najdete v článku jak pracovat s doklady při podnikání z domova.

U s.r.o. to platí ještě přísněji

Živnostník může se svými penězi zacházet volněji, protože jde o jeho majetek, i když i u něj se oddělení vyplatí. U společnosti s ručením omezeným je situace jiná. Peníze na firemním účtu patří firmě, ne jednateli ani společníkovi. Každý výběr pro soukromé účely musí mít právní důvod: mzdu, odměnu, podíl na zisku nebo půjčku se smlouvou.

Častá chyba majitelů malých s.r.o. je, že firemní kartou zaplatí soukromou útratu s tím, že „se to nějak započítá“. Taková platba ale může mít daňové i právní důsledky a účetní ji musí řešit zvlášť. Pokud se to stává opakovaně, je čas nastavit pravidla, ne jen opravovat omyly. A pokud si nejste jistí, jak konkrétní výběr ze společnosti správně řešit, zeptejte se účetní dřív, než peníze převedete, ne až potom.

Kontrolní otázky pro vaše podnikání

Zkuste si odpovědět na několik otázek:

• Dokážete z výpisu podnikatelského účtu bez přemýšlení říct, co je firemní a co ne?
• Víte, kolik jste si za poslední měsíc vybrali pro sebe?
• Musí se účetní pravidelně ptát na soukromé položky?
• Máte jasno, jak se dělí sdílené náklady domácnosti a podnikání?

Pokud jste u některé otázky zaváhali, je prostor ke zlepšení. S nastavením rozdělení plateb vám pomůže účetní, kterou už máte. Pokud ji teprve hledáte, jednou z možností v regionu je služba účetnictví Mariánské Lázně.

Pokud zatím používáte jeden účet pro všechno, založte si podnikatelský účet ještě tento měsíc a postupně na něj převeďte příchozí platby od zákazníků. Nastavte si pravidelný převod pro sebe a dohodněte s účetní, jak řešit sdílené náklady. Za pár měsíců budete mít v číslech jasno, jaké jste dřív neměli.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak pracovat s pokladnou a hotovostí v malé firmě nebo pokračujte na Jak si OSVČ připraví jednoduchý měsíční přehled příjmů a výdajů. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.