← zpět na články

Jak si OSVČ připraví jednoduchý měsíční přehled příjmů a výdajů

Měsíční přehled příjmů a výdajů není účetnictví ani daňové přiznání. Je to jedna stránka čísel, ze které během pár minut poznáte, jestli podnikání vydělává, kam odtékají peníze a zda vás na konci roku nečeká překvapení. Ukážeme si, jak ho postavit tak jednoduše, aby ho OSVČ opravdu vedla každý měsíc.

Co do přehledu patří a co ho zbytečně zatěžuje

Přehled má odpovědět na tři otázky: kolik přišlo, kolik odešlo a kolik zbylo. Všechno ostatní je bonus. Častou chybou je snaha zachytit každou drobnost do samostatného řádku, takže po třech měsících tabulka nabobtná a nikdo se do ní nedívá.

Základem je, aby čísla vycházela z dokladů a z bankovního výpisu, ne z paměti. Pokud platíte soukromé nákupy z podnikatelského účtu a podnikatelské ze soukromého, přehled se rychle rozpadne. Proto se vyplatí nejdřív vyřešit, proč oddělit osobní a podnikatelské platby, a teprve potom ladit kategorie.

Rozhodněte se také, podle čeho budete položky řadit do měsíců. Pro přehled hotovosti je nejjednodušší zapisovat příjem v měsíci, kdy peníze skutečně přišly, a výdaj v měsíci, kdy odešly. Vystavené, ale dosud nezaplacené faktury si veďte v samostatném sloupci. Uvidíte tak, kolik peněz ještě čekáte, a nebudete si plést vyfakturováno se zaplaceno.

Kategorie, které obvykle stačí

Pro většinu živnostníků bohatě postačí deset až patnáct řádků. Příklad rozdělení:

• Příjmy: tržby z faktur, tržby v hotovosti nebo kartou, ostatní příjmy, například prodej použitého vybavení.
• Materiál a zboží: vše, co přímo spotřebujete při práci nebo dále prodáte.
• Provoz: nájem, energie, telefon, internet, programy a předplatné.
• Auto a cestování: pohonné hmoty, servis, parkování, jízdenky.
• Služby: účetní, reklama, subdodávky.
• Odvody: zálohy na sociální a zdravotní pojištění, případně zálohy na daň.
• Investice: dražší nákupy, které budou dlouho sloužit nebo se budou odepisovat.

Odvody a investice držte samostatně. Zkreslují obraz běžného měsíce a je dobré je vidět odděleně od provozu.

Postup, který zabere zhruba hodinu

Nejlépe funguje pevný termín, třeba první pracovní pondělí v měsíci. Samotná práce pak probíhá pokaždé stejně:

1. Stáhněte si výpis z podnikatelského účtu za uplynulý měsíc.
2. Ke každé platbě přiřaďte doklad. Chybějící doklady si zapište a hned je dohledejte.
3. Doplňte hotovostní příjmy a výdaje z pokladní knihy nebo z účtenek.
4. Rozepište položky do kategorií a sečtěte je.
5. Porovnejte výsledek s předchozím měsícem a se stejným měsícem loňského roku.
6. Zapište si jednu až dvě poznámky: co bylo neobvyklé a co příště sledovat.

První měsíce bude práce trvat déle, protože si teprve zvykáte na kategorie a dohledáváte zapomenuté doklady. Jakmile se rytmus usadí, většina položek se opakuje a přehled vyplníte mnohem rychleji. Pokud to po čtvrt roce stále trvá celé odpoledne, je systém zbytečně složitý a vyplatí se ho zjednodušit.

Tento rytmus je vlastně zjednodušená verze toho, co firmy dělají při uzávěrce. Co dalšího může taková pravidelná práce s čísly přinést, vysvětluje článek, proč je měsíční uzávěrka užitečná i pro malé podnikání.

Modelová situace: kadeřnice se dvěma zdroji příjmů

Kadeřnice s malým salonem na Chebsku přijímá platby kartou i hotově a k tomu prodává kosmetiku. První měsíc přehledu ukáže, že tržby za služby jsou stabilní, ale prodej kosmetiky sotva pokrývá nákup zboží, které navíc leží na poličce. Druhý a třetí měsíc potvrdí stejný obraz. Bez přehledu by tento poznatek zapadl v celkovém obratu, s ním může snížit objednávky nebo změnit sortiment.

Podobně funguje přehled u řemeslníka, který zjistí, že mu rostou náklady na dopravu k zakázkám po celém okrese, nebo u ubytování, kde se ukáže, kolik ve skutečnosti stojí provoz domu mimo sezónu.

Jak s přehledem pracovat dál

Přehled má smysl, jen když se do něj díváte. Vedle měsíčních čísel si veďte kumulovaný součet od začátku roku. Z něj lze hrubě odhadnout, jak se vyvíjí základ daně, a podle toho dorovnávat rezervu na daň a pojistné. Pečlivě vedený přehled ušetří čas i vaší účetní, protože dostane podklady roztříděné a s poznámkami k rozdílům.

Při čtení přehledu se vyplatí zaměřit na několik věcí, které nejčastěji něco naznačí:

• výdajová kategorie, která roste několik měsíců po sobě bez jasného důvodu;
• měsíc, kdy příjmy klesly, ačkoli práce bylo jako obvykle, což často znamená neuhrazené faktury;
• položky v kategorii ostatní, která by měla zůstat malá;
• rozdíl mezi výsledkem přehledu a změnou zůstatku na účtu, který prozradí chybějící záznam.

Každý takový signál si poznamenejte a zjistěte, co za ním stojí, dřív než se z drobnosti stane problém.

Pokud chcete, aby přehled kontrolovala nebo pomáhala připravit účetní, nemusí sedět ve vedlejší ulici. Pro takovou práci se hodí i online účetní spolupráce, protože výpis i doklady se dají předat elektronicky a otázky vyřešit během krátkého hovoru.

Nesnažte se vytvořit dokonalý systém napoprvé. Začněte se třemi řádky, tedy příjmy, výdaje a rozdíl, a další kategorie přidávejte, až zjistíte, co vás skutečně zajímá. Po čtvrt roce budete mít data, která vám o podnikání řeknou víc než samotný zůstatek na účtu.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Proč je důležité oddělit osobní a podnikatelské platby nebo pokračujte na Kdy má podnikatel řešit změnu cen a marží. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.