← zpět na články

Kdy má firma začít řešit mzdy a personalistiku

Mzdy a personalistika nezačínají prvním výplatním dnem, ale okamžikem, kdy se podnikatel rozhodne, že na práci už nestačí sám. Právě v tomhle mezidobí vzniká nejvíc chyb: člověk nastoupí dřív, než je vyřízené přihlášení, smlouva se dopisuje zpětně a docházka se skládá z paměti. Kdo začne řešit agendu včas, ušetří si nervy i opravy.

Signály, že bez dalších rukou už to nepůjde

Potřeba prvního zaměstnance málokdy přijde jako jasné rozhodnutí. Spíš se ozývá postupně a podnikatel ji dlouho přehlíží. Zpozornět je dobré, pokud se u vás objevuje některá z těchto situací:

• odmítáte zakázky nebo je posouváte, protože je nestihnete odpracovat;
• v sezóně vypomáhá rodina nebo známí „jen tak“, bez jakékoli smlouvy;
• řemeslník potřebuje na stavbu pomocníka a domlouvá ho na poslední chvíli;
• administrativa, objednávky a komunikace se zákazníky ukrajují čas z placené práce;
• uvažujete o druhé provozovně nebo prodloužení otevírací doby.

Každý z těchto bodů je chvíle, kdy se vyplatí sednout si s účetní a probrat, jak by nový pracovní vztah vypadal. Nejde jen o mzdu, ale i o odvody, pojištění a povinnosti, které s ním souvisejí.

Co připravit ještě před prvním nástupem

Zaměstnavatel má vůči úřadům povinnosti dřív, než vyplatí první mzdu. Pořadí kroků se může lišit podle typu pracovního vztahu, ale základní kostra bývá podobná:

1. Zvolit formu spolupráce: pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, nebo dohoda o pracovní činnosti. Každá má jiné dopady na odvody i na dovolenou.
2. Zaregistrovat se jako zaměstnavatel u okresní správy sociálního zabezpečení a ověřit, kdy je potřeba přihlásit zaměstnance u jeho zdravotní pojišťovny.
3. Vyřešit registraci k dani ze závislé činnosti u finančního úřadu, pokud ji situace vyžaduje.
4. Zajistit vstupní pracovnělékařskou prohlídku a proškolení z bezpečnosti práce.
5. Připravit osobní dotazník, prohlášení poplatníka a způsob, jakým se bude evidovat pracovní doba.

Lhůty pro jednotlivá hlášení stanovují předpisy a čas od času se mění, proto je dobré si je před nástupem ověřit u ČSSZ, zdravotní pojišťovny nebo u účetní. Podrobněji se praktickým krokům věnuje článek o tom, jak malá firma zvládne administrativu při prvním zaměstnanci.

Sezónní výpomoc v lázních, gastru a cestovním ruchu

V Karlovarském kraji je typické, že potřeba lidí kolísá s návštěvností. Penzion v Mariánských Lázních potřebuje v létě pokojskou a recepční na víkendy, kavárna v Karlových Varech posílí obsluhu během festivalového období a v zimě jede na minimum. Pro takové provozy se nabízí dohody, jenže i ty mají svá pravidla.

Na co si dát u sezónních pracovníků pozor:

• hlídat rozsah odpracovaných hodin, aby dohoda odpovídala skutečné práci;
• zjistit, zda brigádník nepracuje souběžně jinde, protože to může ovlivnit zdanění i odvody;
• u studentů a důchodců ověřit, jaké doklady od nich potřebujete;
• u pracovníků z ciziny, třeba z druhé strany hranice, počítat s dalšími povinnostmi a ověřit je předem.

Sezónnost se navíc promítá do cash flow: mzdy a odvody je potřeba platit i v měsících, kdy tržby teprve rostou. Jak s tím pracovat, rozebírá text o tom, jak OSVČ zvládne sezónní výkyvy v podnikání.

Personalistika není jen výplatní páska

Malé firmy často chápou personální agendu jako výpočet mzdy. Ve skutečnosti k ní patří i pracovní smlouvy a jejich dodatky, evidence dovolené, potvrzení pro úřady, zápočtové listy při odchodu nebo vedení mzdových listů. Když zaměstnanec odchází, chce od vás doklady hned, a pokud chybějí, dohledávání je zdlouhavé.

Vyplatí se mít pro každého zaměstnance jednu složku, papírovou nebo elektronickou, kde je smlouva, osobní dotazník, potvrzení o školení a lékařské prohlídce a všechny dodatky. Jednou ročně je dobré projít, zda něco nechybí.

Nezapomínejte ani na ochranu osobních údajů. Rodná čísla, čísla účtů nebo zdravotní informace nepatří do sdílené složky, ke které má přístup celá firma, ani do běžné e-mailové konverzace. Stačí jednoduché pravidlo: personální dokumenty vidí jen majitel a účetní, papírové složky jsou zamčené a elektronické chráněné heslem. U malé dílny nebo rodinného penzionu to zní přehnaně, ale právě tam se doklady nejčastěji povalují na stole vedle pokladny.

Mzdy vlastními silami, nebo externě?

U jednoho brigádníka na dohodu zvládne část agendy i podnikatel sám, pokud má čas sledovat změny pravidel. S každým dalším člověkem ale přibývá hlášení, výpočtů a odpovědnosti za chyby. Externí mzdová účetní hlídá změny v předpisech, připraví podklady pro odvody a ví, kdy co odeslat.

Řemeslník nebo provozovatelka salonu na Sokolovsku obvykle ocení, když může agendu svěřit někomu v dosahu, s kým se dá v případě potřeby sejít. Při hledání se můžete podívat například na službu účetnictví Sokolov a zeptat se, zda je možné řešit mzdy společně s ostatním účetnictvím. Obecnější dotazy k zaměstnávání můžete položit i v účetní poradně Ucetio.cz.

Nejlepší čas začít řešit mzdy je chvíle, kdy o zaměstnanci teprve uvažujete, ne když už stojí ve dveřích. Projděte s účetní varianty pracovního vztahu, spočítejte si celkové náklady včetně odvodů a ověřte si aktuální povinnosti u příslušných úřadů. První nástup pak proběhne v klidu a bez dodatečného papírování.

Zjistit možnosti účetnictví v lokalitě Sokolov