← zpět na články

Proč se vyplatí průběžně archivovat účetní doklady

Archivace dokladů se v malých firmách často odbývá jedním způsobem: na konci roku se všechno nahází do krabice, krabice se odnese na půdu a tím je hotovo. Problém nastane, když je potřeba konkrétní fakturu najít, ať už kvůli reklamaci, kontrole, nebo prodeji staršího stroje. Průběžná archivace znamená, že doklad uložíte na správné místo hned, jakmile s ním přestanete pracovat, a kdykoli později ho najdete během pár minut.

Proč nečekat na konec roku

Hromadná archivace jednou ročně má několik slabin. Za rok se nashromáždí stovky dokladů a jejich třídění zabere celý den, na který se nikomu nechce. Část dokladů se mezitím ztratí, poškodí nebo vybledne. A když v průběhu roku potřebujete něco najít, prohledáváte šuplíky, e-maily a složky v počítači.

Průběžná archivace tyto problémy řeší tím, že práci rozloží do malých kroků. Doklad, který účetní zpracovala, se vrátí a rovnou se uloží do složky za příslušný měsíc. Elektronická faktura se po zaúčtování přesune do archivu se správným názvem. Na konci roku pak stačí jen zkontrolovat, že je vše kompletní. Rozložení práce má i lidskou výhodu: pár minut týdně se dělá mnohem snáz než celý den na konci roku, kdy je jiné práce nejvíc.

Co archivovat a jak dlouho

Zákon stanoví lhůty, po které je potřeba doklady uchovávat. Liší se podle typu dokumentu a podle účelu: jiné lhůty platí pro účetní záznamy, jiné pro daňové doklady, jiné pro mzdové a personální dokumenty. Lhůty se navíc mohou prodlužovat například v souvislosti s daňovou kontrolou nebo s dlouhodobým majetkem. Konkrétní délky si ověřte u účetní nebo na stránkách Finanční správy a ČSSZ, protože pravidla se mohou měnit.

Obecně je dobré archivovat tyto skupiny dokumentů:

• vydané a přijaté faktury, včetně dobropisů a zálohových faktur;
• pokladní doklady a účtenky;
• bankovní výpisy;
• smlouvy s dodavateli, odběrateli, pronajímateli a leasingovými partnery;
• mzdové listy, pracovní smlouvy a dohody, pokud máte zaměstnance;
• doklady k pořízení majetku, jako jsou auta, stroje a vybavení;
• daňová přiznání, přehledy pro pojišťovny a korespondenci s úřady.

Zvláštní pozornost si zaslouží doklady k majetku. Pokud stroj nebo auto používáte řadu let a postupně je odepisujete, doklad o pořízení musíte mít k dispozici po celou dobu a ještě nějakou dobu potom. Víc o tom, jak s majetkem v podnikání zacházet, najdete v článku co by měl podnikatel vědět o evidenci majetku.

Papírový, nebo digitální archiv?

Ideální stav pro většinu malých firem je kombinace. Papírové originály se ukládají do šanonů podle roku a měsíce, digitální kopie do složek se stejnou strukturou. Digitální archiv umožňuje rychlé vyhledávání a zálohu pro případ, že se papíry poškodí. Papírový zůstává pro situace, kdy je originál vyžadován.

Několik praktických poznámek:

1. Termopapír bledne. Účtenky z pokladen a terminálů naskenujte nebo vyfoťte hned, za pár let může být text nečitelný.
2. Jednotné názvy souborů. Formát typu rok, měsíc, dodavatel a číslo dokladu usnadní hledání.
3. Záloha mimo počítač. Digitální archiv zálohujte na druhé místo, ať už externí disk, nebo zabezpečené úložiště.
4. Vlhko a teplo. Papíry na půdě nebo ve sklepě mohou zplesnivět. Vyberte suché místo.
5. Elektronické originály. Faktury, které přišly jen e-mailem, archivujte v původní podobě, ne jen jako vytištěnou kopii.

Představte si kadeřnici s malým salonem ve starším domě, kde je jediným úložným prostorem vlhký sklep, nebo majitele penzionu, který každý volný kout potřebuje pro hosty. Pro takové podnikatele je dobře vedený digitální archiv o to důležitější.

Archiv jako pojistka při kontrole

Kontrola z finančního úřadu, ze sociálky nebo ze zdravotní pojišťovny může přijít i několik let zpětně. Kdo má archiv uspořádaný, dokáže požadované doklady předložit rychle a bez stresu. Kdo ho nemá, tráví dny hledáním a riskuje, že část dokladů nenajde, což může mít daňové důsledky.

Uspořádaný archiv je jen jedna část přípravy na kontrolu. Jak postupovat, když přijde výzva, a co si připravit předem, rozebírá článek jak se připravit na kontrolu údajů v daňových podkladech.

Archiv se hodí i v situacích, které s úřady nesouvisejí. Při změně účetní, prodeji firmy, sporu se zákazníkem nebo reklamaci u dodavatele potřebujete doklady najít rychle. Průběžně vedený archiv vám tuto práci výrazně zkrátí.

Jak začít

Nemusíte hned přetřídit všechny staré krabice. Začněte aktuálním měsícem: nastavte strukturu složek, pojmenujte soubory jednotně a domluvte se s účetní, jak vám bude vracet zpracované doklady. Starší roky můžete dotřídit postupně, například jeden rok za měsíc. Domluvte se také, kdo v rodině nebo ve firmě o archivu ví, aby doklady dokázal najít i někdo jiný, když onemocníte nebo budete mimo. Pokud potřebujete pomoc s nastavením systému, obraťte se na svou účetní nebo na službu účetnictví Karlovy Vary.

Od příštího měsíce ukládejte každý zpracovaný doklad do archivu hned, jak se vrátí od účetní, a jednou za čtvrtletí zkontrolujte, zda máte vše kompletní. Archivace pak přestane být nepříjemnou povinností na konci roku a stane se rutinou, která vás chrání.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak kontrolovat závazky a pohledávky v malé firmě nebo pokračujte na Jak OSVČ zvládne sezónní výkyvy v podnikání. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.