← zpět na články

Na co myslet při spolupráci s externí účetní na dálku

Účetní nemusí sedět ve vedlejší ulici, aby spolupráce fungovala. Řada podnikatelů z Chebska, Sokolovska nebo z menších obcí v kraji svou účetní osobně viděla jednou, nebo vůbec, a přesto mají v číslech jasno. Dálková spolupráce ale stojí na pravidlech, která se musí domluvit předem, protože chyby se na dálku hůř vysvětlují než u jednoho stolu.

Pravidla, která je dobré sepsat hned na začátku

Ústní dohoda „pošlu vám to vždycky nějak na začátku měsíce“ vydrží jen do první zapomenuté faktury. Lepší je mít krátký dokument nebo e-mail, ke kterému se obě strany mohou vrátit. Měl by pokrývat aspoň tyto body:

1. Rozsah služeb. Vede účetní jen daňovou evidenci, nebo i mzdy, DPH a komunikaci s úřady?
2. Termín a forma podkladů. Do kdy v měsíci posíláte doklady a v jakém formátu.
3. Komunikační kanál. E-mail, telefon, nebo sdílená složka s komentáři. Jeden hlavní kanál je lepší než pět souběžných.
4. Reakční doba. Jak rychle se ozve účetní a jak rychle odpovídáte vy na její dotazy.
5. Plné moci a přístupy. Kdo podává přiznání a hlášení, kdo vidí datovou schránku a bankovní výpisy.
6. Mimořádné práce. Jak se řeší a účtují věci mimo běžný rozsah, třeba opravy minulých období.

Nic z toho není formalita. Když se něco pokazí, právě tahle dohoda ukáže, kdo měl co udělat.

Dohodu je dobré po prvních měsících spolupráce znovu otevřít. Teprve v provozu se ukáže, zda termín pro podklady vyhovuje oběma stranám, nebo zda třeba e-shop s mnoha objednávkami potřebuje předávat častěji než jeden řemeslník s několika zakázkami. Úprava pravidel není selhání, ale normální součást spolupráce, která se teprve sehrává.

Doklady, které dávají smysl i na obrazovce

Na dálku účetní nevidí originál, jen to, co jí pošlete. Rozmazaná fotka účtenky z čerpací stanice, oříznutá faktura nebo sken bez druhé strany znamenají dotaz, čekání a zdržení. Vyplatí se dodržovat pár zásad: fotit nebo skenovat celý doklad, v dostatečném rozlišení, jeden doklad na jeden soubor a s názvem, ze kterého je jasné datum a dodavatel.

Ještě lepší je mít doklady uložené v pevné struktuře složek podle měsíců a typů, aby účetní věděla, kde co hledat, i když zrovna nejste k zastižení. Jak takový systém postavit, popisuje článek o tom, jak si živnostník nastaví digitální archiv dokladů. Papírové originály si přitom ponechejte, protože zákon může vyžadovat jejich uchování.

Bezpečnost: co neposílat e-mailem

Dálková spolupráce znamená, že citlivé údaje putují přes internet. Pár pravidel snižuje riziko, že se dostanou do nepovolaných rukou:

• hesla do internetového bankovnictví účetní nepotřebuje, stačí jí výpisy nebo omezený přístup jen pro čtení;
• osobní údaje zaměstnanců posílejte šifrovaně nebo přes zabezpečené úložiště, ne v těle e-mailu;
• ke sdíleným složkám dávejte přístup konkrétním lidem, ne odkaz „pro kohokoli“;
• při ukončení spolupráce si nechte vrátit všechny podklady a odeberte přístupy.

Datová schránka je samostatná kapitola. Pokud do ní má účetní přístup, domluvte se, kdo ji kontroluje a jak rychle vás informuje o došlé zprávě. Zmeškaná výzva z finančního úřadu je na dálku stejně nepříjemná jako osobně.

Komunikace, která nahradí osobní schůzku

Největší slabinou spolupráce na dálku je, že drobnosti zůstanou nevyřčené. U osobní schůzky by se podnikatel mimochodem zmínil, že plánuje koupit dodávku nebo přijmout brigádníka, v e-mailu to nenapíše, protože to nepovažuje za důležité. Pak se účetní dozví o změně až z dokladů a nestihne poradit.

Na dálku účetní nevidí ani vaše provozní starosti. Nepozná, že jste měli měsíc zavřeno kvůli rekonstrukci nebo že jeden velký odběratel přestal platit. Pokud jí to neřeknete, může se divit výkyvům v číslech a ztrácet čas hledáním chyby, která žádnou chybou není.

Pomáhá krátký pravidelný hovor, třeba jednou za čtvrtletí, kde se probere výhled na další měsíce. Stačí pár minut a otázky typu: co se chystá, co se změnilo, co vás trápí. Víc o tom, jak taková komunikace vypadá v běžném provozu, najdete v textu co znamená pravidelná komunikace s účetní v praxi.

Modelová situace: penzion a účetní na druhém konci kraje

Majitelka malého penzionu na Mariánskolázeňsku má účetní, se kterou si píše e-maily. V sezóně jí ale nestíhá posílat doklady, v zimě je pošle najednou a účetní pak hromadně dohledává chybějící platby od hostů. Řešením nebyla změna účetní, ale nastavení: doklady se nahrávají do sdílené složky každý týden, platby od hostů se párují s rezervacemi a jednou měsíčně proběhne krátký telefonát. Účetní tak má podklady průběžně, majitelka ví, jak na tom penzion je, ještě během sezóny, a zimní měsíce nemusí trávit hledáním výpisů a potvrzení o zálohách.

Pokud vám čistě dálkový režim nesedí a chcete mít možnost občas zajít osobně, můžete se poohlédnout po účetní blíž, například přes službu účetnictví Mariánské Lázně, a zeptat se, zda lze obě formy kombinovat podle potřeby.

Než spolupráci na dálku rozjedete, sepište si pravidla, nastavte bezpečné předávání podkladů a domluvte si pravidelný kontakt. Dálka sama o sobě problém není, problémem bývá ticho mezi podnikatelem a účetní. Čím dřív se o změnách dozví, tím víc vám může pomoct.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak malá firma zvládne administrativu při prvním zaměstnanci nebo pokračujte na Jak kontrolovat závazky a pohledávky v malé firmě. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.