← zpět na články

Proč je měsíční uzávěrka užitečná i pro malé podnikání

Slovo uzávěrka zní jako něco pro velké firmy s finančním oddělením. Pro živnostníka nebo malou firmu ale může jít o pravidelnou krátkou kontrolu, která ukáže, jak se podnikání v uplynulém měsíci dařilo a jestli někde neuniká čas nebo peníze. Měsíční uzávěrka nemusí být složitá. Jde hlavně o to, aby se dělala pravidelně a vždy stejně.

Uzávěrka bez velkých slov

V malém podnikání si pod měsíční uzávěrkou nepředstavujte formální výkazy. Je to moment, kdy si podnikatel řekne: tenhle měsíc je za mnou, mám všechny doklady, vím, kolik přišlo a kolik odešlo, a vím, co mě čeká v dalším měsíci. Pro účetní je to zároveň signál, že dostane kompletní podklady a může je zpracovat bez čekání.

Představte si elektrikáře, který pracuje sám a měsíčně fakturuje několik zakázek. Jeho uzávěrka znamená jedno odpoledne: zkontroluje, zda vystavil faktury za všechny dokončené práce, spáruje platby a pošle účetní doklady. Kosmetický salon s denními tržbami bude potřebovat víc času, ale princip zůstává stejný.

Rozdíl oproti situaci bez uzávěrky je výrazný. Bez ní se doklady řeší, až když účetní volá, přehled o penězích vychází z pocitu a na konci roku se dohání to, co se během roku nestihlo. S uzávěrkou se problémy objeví v měsíci, kdy vznikly, a dají se vyřešit hned. Pokud zatím žádný měsíční přehled nemáte, dobrým začátkem je článek o tom, jak si OSVČ připraví jednoduchý měsíční přehled příjmů a výdajů.

Kontrolní seznam na konec měsíce

Uzávěrka malé firmy se dá zvládnout podle krátkého seznamu. Ten následující je obecný, upravte si ho podle svého oboru:

1. Doklady. Máte všechny přijaté faktury a účtenky za měsíc? Jsou vystavené všechny faktury za odvedenou práci?
2. Banka. Ke každé platbě na výpisu existuje doklad a ke každé vydané faktuře víte, zda byla zaplacena.
3. Hotovost. Pokud máte pokladnu, souhlasí skutečný stav se záznamy?
4. Pohledávky a závazky. Kdo vám dluží po splatnosti a komu dlužíte vy?
5. Výhled. Jaké větší platby vás čekají příští měsíc, včetně záloh na daně a pojistné?
6. Předání. Podklady odešlete účetní v domluveném termínu a s poznámkami k nejasnostem.

Při pravidelném provádění zabere seznam překvapivě málo času. Náročný je hlavně první měsíc, kdy se dohání to, co se dosud řešilo nahodile.

Co z uzávěrky vyčtete

Hodnota uzávěrky není v odškrtnutém seznamu, ale v informacích, které z ní plynou. Po několika měsících začnete vidět souvislosti, které by jinak zůstaly skryté:

• které měsíce jsou silné a které slabé, a jak velký je mezi nimi rozdíl;
• zda náklady rostou rychleji než tržby;
• kteří zákazníci platí pozdě opakovaně;
• kolik peněz skutečně zbývá po zaplacení všech výdajů;
• zda je rezerva na daně a pojistné dostatečná.

Právě poslední bod bývá pro mnoho živnostníků nepříjemným překvapením. Když se na konci roku ukáže, že doplatek daně nebo pojistného je vyšší, než čekali, peníze chybí. Měsíční uzávěrka umožňuje odkládat si průběžně. Jak rezervu nastavit, aby pokryla i slabší období, rozebírá článek jak si nastavit rezervu na daně, pojistné a horší měsíce.

Sezónní provoz: uzávěrka jako kompas

Pro podnikatele v Karlovarském kraji, kteří žijí z lázeňských hostů a turistů, je měsíční uzávěrka obzvlášť cenná. Penzion v Karlových Varech nebo půjčovna kol v okolí Mariánských Lázní mají měsíce, kdy vydělají podstatnou část ročních tržeb, a měsíce, kdy jen platí nájem a energie. Bez pravidelného přehledu se snadno stane, že silné měsíce vypadají jako důvod k utrácení a slabé přijdou jako šok.

Uzávěrka v sezóně ukáže, kolik je potřeba odložit na zimu. Uzávěrka mimo sezónu zase ukáže, jak dlouho rezerva vydrží a kdy je čas začít řešit předsezónní nákupy. Kdo má uzávěrky z několika let, může porovnávat stejné měsíce mezi sebou a lépe odhadnout, co přinese další sezóna.

Kdo má uzávěrku dělat

Část práce zvládne jen podnikatel sám: ví, které zakázky jsou hotové, komu poslal fakturu a co plánuje. Účetní zase umí z podkladů vytáhnout čísla a upozornit na souvislosti, které podnikatel nevidí. Nejlépe funguje rozdělení, kdy podnikatel odevzdá kompletní podklady s poznámkami a účetní mu vrátí krátký přehled s komentářem.

Výstup nemusí být dlouhý. Stačí jedna strana s tržbami, náklady a výsledkem za měsíc i od začátku roku, doplněná seznamem věcí, které je potřeba vyřešit. Důležité je, aby přišel včas, dokud jsou informace aktuální a dá se podle nich ještě jednat.

Pokud hledáte účetní, se kterou by se dal takový měsíční rytmus nastavit, můžete se obrátit na místní službu účetnictví Karlovy Vary. Domluvte se předem, co přesně od uzávěrky očekáváte a v jaké podobě chcete výstupy dostávat.

Pro začátek zkuste uzávěrku dělat tři měsíce po sobě podle stejného seznamu, ideálně ve stejný den. Po této zkušební době uvidíte, které body jsou pro vás užitečné a které můžete zjednodušit. Hlavní přínos se ukáže až s odstupem, kdy budete mít s čím porovnávat a rozhodovat se podle čísel, ne podle odhadu.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak si firma hlídá termíny bez zbytečných pokut nebo pokračujte na Jak číst základní účetní výstupy bez zbytečné složitosti. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.