← zpět na články

Jak malá firma plánuje platby vůči úřadům

Daně, pojistné a další odvody nejsou pro malou firmu žádným překvapením, a přesto často zaskočí. Důvod je jednoduchý: přicházejí v různých intervalech, v různé výši a na různé účty. Kdo si je naplánuje dopředu, platí včas a bez stresu. Kdo je řeší až ve chvíli, kdy přijde upozornění, platí často i úrok z prodlení nebo penále.

Jaké platby úřadům malou firmu čekají

Seznam se liší podle právní formy, činnosti a toho, zda firma zaměstnává lidi. Ne každá položka se týká každého, ale je dobré vědět, které z nich jsou vaše. Typicky jde o tyto okruhy:

• daň z příjmů a zálohy na ni, pokud vám povinnost platit zálohy vznikla;
• DPH u plátců, případně u osob identifikovaných k dani;
• pojistné na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění, u OSVČ formou měsíčních záloh;
• pojistné za zaměstnance a záloha na daň z jejich mezd;
• silniční daň u některých vozidel používaných k podnikání;
• daň z nemovitých věcí, pokud firma vlastní pozemek nebo budovu;
• místní poplatky, například poplatek z pobytu, který ubytovatelé vybírají od hostů a odvádějí obci.

U ubytovatelů v lázeňských městech, ať jde o penzion v Karlových Varech, nebo apartmán v Mariánských Lázních, bývá poplatek z pobytu snadno přehlédnutelnou položkou. Podmínky, výši i termíny odvodu stanoví každá obec svou vyhláškou, proto je ověřte přímo na místním městském nebo obecním úřadě.

Platební kalendář na celý rok

Základním nástrojem je jednoduchý platební kalendář. Nejde o nic složitého: tabulka nebo kalendář v telefonu, kde má každá platba uvedený termín, příjemce, číslo účtu, variabilní symbol a odhadovanou částku. Sestavení probíhá takto:

1. Vypište s účetní všechny povinné platby, které se vaší firmy týkají.
2. Ke každé doplňte, jak často se platí: měsíčně, čtvrtletně, nebo jednou ročně.
3. Zjistěte správné platební údaje. Jednotlivé daně a pojistné mají vlastní účty a symboly a platba s chybným symbolem se může připsat jinam.
4. Zadejte termíny do kalendáře s připomínkou několik dní předem.
5. Kde to jde, nastavte trvalý příkaz, u proměnlivých částek si ponechte připomínku.
6. Po každé změně výše záloh kalendář aktualizujte.

Pravidelné zálohy jsou nejjednodušší, protože se opakují ve stejné výši. Nepravidelné platby, typicky doplatek daně nebo pojistného po podání přiznání a přehledů, je potřeba odhadnout a připravit si na ně peníze s předstihem. Účetní vám odhad ráda spočítá, pokud jí včas dodáte podklady.

Ubytovatel nebo kavárna se sezónním provozem by si do kalendáře měli zapsat i to, z jakých peněz budou platby hradit v mimosezóně. Zálohy na pojistné se platí každý měsíc, ať je sezóna, nebo ne, a právě ve slabších měsících se nejčastěji odkládají nebo zapomínají.

Peníze na platby oddělte

Plánovat termíny je jedna věc, mít na ně peníze druhá. Osvědčuje se samostatný účet, na který firma pravidelně převádí část každé přijaté platby. DPH, kterou plátce vybere od zákazníků, mu ve skutečnosti nepatří a měla by na tomto účtu zůstat až do odvodu. Podobně se zde může hromadit rezerva na daň z příjmů a doplatky pojistného.

Majitelka kosmetického salonu na Sokolovsku, která takový účet nemá, často zjistí, že peníze určené na DPH už utratila za zboží a nájem. Zbytečně si pak půjčuje nebo platí pozdě. Samostatný účet nic nestojí kromě disciplíny, a ta se vyplatí.

Kontrola stavu u úřadů a pojišťoven

Finanční úřad, správa sociálního zabezpečení i zdravotní pojišťovna vedou přehled o vašich platbách. Jednou za čas se vyplatí zkontrolovat, zda byly platby správně připsány a zda nevzniká nedoplatek nebo přeplatek. Finanční správa i ČSSZ nabízejí online přístup, kde stav můžete ověřit sami. Nedoplatek objevený brzy je menší starost než ten, o kterém se dozvíte z výzvy.

Přeplatek naopak sám od sebe nezmizí ani se nevrátí. O jeho vrácení nebo převod na jinou platbu se zpravidla žádá a postup se liší podle úřadu i druhu platby. U nedoplatku je dobré zjistit, odkud vznikl, aby se neopakoval. Nejčastěji jde o chybný variabilní symbol nebo o zálohy, jejichž výši nikdo neaktualizoval.

Auto ve firmě přináší vlastní sadu povinností, od silniční daně po cestovní náhrady, a přehledně je shrnuje článek kdy řešit silniční daň, cestovní náhrady a provoz auta. A protože řadu ročních povinností je dobré připravit ještě před jeho koncem, hodí se i přehled toho, co řeší malé firmy před koncem roku.

Platební kalendář sestavte jednou společně s účetní a pak ho jen udržujte aktuální. Pokud nechcete hlídat zálohy, změny jejich výše a termíny sami, můžete tuto agendu svěřit odborníkovi, v regionu například službě účetnictví Sokolov. Aktuální výši záloh i platební údaje si vždy ověřujte u příslušného úřadu nebo pojišťovny, protože se mohou měnit.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Proč se vyplatí mít jasná pravidla pro fakturaci nebo pokračujte na Kdy řešit mzdovou agendu a pracovněprávní dokumenty. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.