← zpět na články

Kdy řešit silniční daň, cestovní náhrady a provoz auta

Auto je pro mnoho živnostníků v Karlovarském kraji nezbytným pracovním nástrojem. Řemeslník jezdí po zakázkách, obchodník za odběrateli do Německa, ubytovatel pro zásoby a prádlo. S autem se ale pojí tři samostatné agendy: silniční daň, cestovní náhrady a uplatnění nákladů na provoz. Každá má jiné načasování a vyžaduje jiné doklady.

Silniční daň: nejdřív zjistit, jestli se vás týká

Pravidla silniční daně prošla v posledních letech změnami a povinnost se dnes netýká všech vozidel používaných k podnikání. Záleží hlavně na druhu a hmotnosti vozidla. Proto je první krok jednoduchý: s účetní nebo podle aktuálních informací Finanční správy ověřte, zda vaše auto pod daň spadá. Týká se to zejména dodávek, nákladních aut a přívěsů, které používají řemeslníci, stavební firmy nebo dopravci.

Pokud ano, hlídejte si termín přiznání a splatnost záloh. Silniční daň se snadno přehlédne právě proto, že se neplatí společně s daní z příjmů a někteří podnikatelé ji mylně považují za zrušenou úplně. Při koupi nákladního vozidla nebo přívěsu se k otázce vraťte znovu. Jak podobné termíny hlídat systematicky, popisuje článek jak si firma hlídá termíny bez zbytečných pokut.

Firemní, nebo soukromé auto

Než začnete řešit výdaje, ujasněte si, v jakém režimu auto používáte. OSVČ může mít vozidlo zařazené v obchodním majetku, nebo jezdit soukromým autem a pracovní jízdy si uplatňovat zvlášť. Každá varianta má jiné dopady na odpisy, na prodej vozu v budoucnu i na to, jaké doklady musíte schovávat.

U zaměstnanců, kteří na pracovní cesty jezdí vlastním autem, zase vzniká nárok na náhradu podle pracovněprávních pravidel. Ta se počítá z ujetých kilometrů a ze spotřeby vozu, proto je potřeba mít kopii technického průkazu a evidenci jízd. Rozhodnutí o režimu udělejte s účetní hned při pořízení auta, dodatečné změny bývají složitější.

Provoz auta: skutečné výdaje, nebo paušál

OSVČ obvykle volí mezi uplatněním skutečných nákladů na auto a paušálním výdajem na dopravu. Každý přístup má jiné nároky na evidenci a hodí se pro jinou situaci.

Skutečné výdaje

Uplatňujete pohonné hmoty, servis, pneumatiky, pojištění a odpisy. Potřebujete knihu jízd, ze které je zřejmé, kdy a kam jste jeli pracovně. Pokud auto používáte i soukromě, výdaje se krátí podle podílu soukromých jízd.

Paušální výdaj na dopravu

Administrativně je jednodušší, ale nelze ho libovolně kombinovat s dalšími výdaji na stejné vozidlo a má vlastní podmínky. Jeho výši a pravidla si ověřte s účetní, protože se mohou měnit.

Ať zvolíte cokoli, doklady za tankování a servis uchovávejte. U plateb kartou na čerpací stanici se snadno stane, že účtenka zůstane v kapse dveří. Jak s takovými doklady pracovat, aby se neztrácely, popisuje článek jak řešit faktury zaplacené kartou nebo hotově.

Pracovní cesty a cestovní náhrady

Cestovní náhrady zaměstnanců a cestovní výdaje samotné OSVČ se řídí odlišnými pravidly. Zaměstnanci, který jede pracovně, náleží náhrady podle pracovněprávních předpisů. U OSVČ jde o daňové výdaje, které musí souviset s podnikáním a musí být doložené. Co si připravit u každé pracovní cesty:

• účel cesty a cíl, tedy zákazníka, dodavatele, veletrh nebo školení;
• datum a čas odjezdu i návratu;
• použitý dopravní prostředek a ujeté kilometry;
• doklady za ubytování, jízdenky, parkovné a dálniční poplatky;
• u cest do zahraničí, například do Bavorska nebo Saska, doklady v cizí měně a informaci o použitém kurzu.

Zaměstnavatel by měl mít jednoduchý formulář pro vyúčtování pracovní cesty a jasné pravidlo, do kdy ho zaměstnanec odevzdá. Jinak se vyúčtování hromadí a na konci roku se dohledávají detaily, které si už nikdo nepamatuje.

Rozlišujte také pracovní cestu od běžné jízdy do provozovny. Cesta z domova do vlastní dílny nebo kanceláře se obvykle posuzuje jinak než výjezd za zákazníkem. Pokud si nejste jistí, jak konkrétní typ jízd zařadit, zeptejte se účetní dřív, než si zvyknete je zapisovat špatně.

Roční přehled úkolů kolem auta

1. Na začátku roku rozhodnout s účetní o způsobu uplatnění výdajů u každého vozidla.
2. Průběžně vést knihu jízd a ukládat doklady za provoz.
3. Každý měsíc vyúčtovat pracovní cesty zaměstnanců.
4. Při nákupu, prodeji nebo vyřazení vozidla informovat účetní kvůli odpisům a dani.
5. Před koncem roku zapsat stav tachometru a zkontrolovat úplnost knihy jízd.
6. V termínu podat přiznání k silniční dani, pokud se vás týká.

Pokud máte vozidel víc, veďte si pro každé jednoduchou kartu: druh vozu, režim uplatnění výdajů, zda podléhá silniční dani, termíny technické kontroly a konec pojištění. Jedna stránka na auto ušetří spoustu dohledávání.

Agendu kolem firemních vozidel, od knihy jízd po přiznání k silniční dani, je možné řešit i s místní službou, jakou je účetnictví Ostrov.

Knihu jízd veďte průběžně, ne zpětně na konci roku. Dodatečně sestavená evidence bývá nepřesná, a pokud se při kontrole neshoduje s doklady za tankování nebo se servisními záznamy, obhajuje se jen velmi těžko.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak číst základní účetní výstupy bez zbytečné složitosti nebo pokračujte na Jak podnikatel pozná skutečný zisk, nejen stav na účtu. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.