← zpět na články

Proč se vyplatí mít jasná pravidla pro fakturaci

Faktura je pro malou firmu víc než doklad pro účetní. Je to výzva k zaplacení, podklad pro daně, často i jediný písemný záznam o tom, co bylo se zákazníkem domluveno. Když se faktury vystavují pokaždé trochu jinak, podle nálady a podle toho, kdo zrovna sedí u počítače, vznikají chyby, zpoždění plateb a zbytečné dohadování. Jasná pravidla pro fakturaci jsou levná pojistka proti všem třem.

Co všechno by pravidla měla pokrývat

Nemusí jít o složitou směrnici. U živnostníka nebo malé firmy stačí jedna strana textu, kterou zná každý, kdo faktury vystavuje. Měla by odpovědět na tyto otázky:

• Kdy se fakturuje. Hned po dokončení práce, jednou týdně, nebo na konci měsíce?
• Kdo fakturuje. Majitel, společník, nebo zaměstnanec, a kdo faktury kontroluje?
• Číselná řada. Jak se faktury číslují a co se dělá, když se jedna stornuje.
• Splatnost. Jaká je standardní splatnost a kdy je možné ji prodloužit.
• Zálohy. U jakých zakázek se chce záloha a v jaké výši vzhledem k rozpočtu zakázky.
• Upomínky. Kdy se posílá první připomenutí, kdy druhé a kdy se volá.
• Náležitosti. Co musí faktura obsahovat, aby byla v pořádku pro vás i pro odběratele.

Náležitosti faktury stanovují předpisy a liší se podle toho, zda jste plátci DPH. Vzor si nechte zkontrolovat od účetní a při změně pravidel ho aktualizujte. Pokud fakturuje víc lidí, vyplatí se mít jednu šablonu, kterou nikdo nemění bez domluvy, aby faktury z jedné firmy nevypadaly pokaždé jinak.

Zálohy, dílčí faktury a dobropisy

Řemeslníci a stavební firmy v regionu dobře znají situaci, kdy zakázka trvá několik týdnů a materiál se nakupuje dopředu. Bez jasného pravidla o zálohách nese firma celé riziko: nakoupí, odpracuje a čeká, zda zákazník zaplatí. Pravidlo „u zakázek nad určitý rozsah chceme zálohu na materiál“ chrání cash flow a zároveň je pro zákazníka srozumitelné.

U delších zakázek se osvědčují dílčí faktury podle odvedené práce. Zákazník platí průběžně a firma nemusí předfinancovat celou zakázku. Je ale potřeba mít jasno, jak se zálohy a dílčí platby zúčtují v konečné faktuře, aby nedošlo k dvojímu fakturování nebo naopak k zapomenuté částce.

Dobropisy, tedy opravné doklady, jsou samostatná kapitola. Vznikají při reklamaci, slevě dodatečně poskytnuté zákazníkovi nebo při chybě na faktuře. Pravidlo by mělo říkat, kdo je smí vystavit a že se původní faktura nikdy jen tak nepřepisuje.

Různé způsoby platby a zahraniční zákazníci

Hotovost, karta, převod

Malé provozovny v lázeňských městech, kavárny, kadeřnictví nebo obchody se suvenýry přijímají platby několika způsoby. Pokud zákazník zaplatí hotově nebo kartou na místě a pak chce fakturu, je potřeba vědět, jak ji vystavit, aby bylo zřejmé, že už je uhrazená. Jinak se stane, že faktura vypadá jako nezaplacená, nebo se tržba započítá dvakrát.

Jak správně postupovat u faktur, které byly zaplaceny jinak než převodem, rozebírá článek jak řešit faktury zaplacené kartou nebo hotově. Pravidla pro vaši firmu by měla tuto situaci pokrýt, protože u maloobchodu a služeb nastává denně.

Zahraniční odběratelé

V příhraničí není výjimkou, že kosmetický salon, autoservis nebo IT freelancer fakturují zákazníkům z Německa. Tady se pravidla rozšiřují o další otázky: v jaké měně fakturovat, v jakém jazyce, jak ověřit údaje odběratele a jaký má zahraniční obchod dopad na DPH. Některé údaje na faktuře mohou být u zahraničního odběratele povinné navíc. Před první fakturou do zahraničí se proto vyplatí poradit s účetní, nikoli improvizovat.

Stejně důležité je předem domluvit splatnost a způsob platby. Zahraniční zákazník může být zvyklý na jiné lhůty i jiné zvyklosti a bez jasné dohody se úhrada zbytečně protahuje. Krátké potvrzení podmínek e-mailem před zahájením práce předejde pozdějším nedorozuměním.

Proč to celé dělat

Jasná pravidla pro fakturaci přinášejí několik konkrétních výhod:

1. Faktury odcházejí včas, takže peníze přicházejí dřív.
2. Méně chyb znamená méně oprav, dobropisů a vysvětlování.
3. Zákazníci vědí, co čekat, a méně často platí pozdě.
4. Účetní dostává konzistentní podklady a zpracuje je rychleji.
5. Když fakturaci převezme někdo jiný, třeba při dovolené nebo nemoci, ví, jak postupovat.

Fakturace je jen jedna strana vztahu s obchodními partnery. Co dalšího sledovat u dodavatelů i odběratelů, aby spolupráce byla bezpečná a předvídatelná, shrnuje text co sledovat při spolupráci s dodavateli a odběrateli.

Sepsat jednou, používat pořád

Pravidla stačí sepsat jednou a pak je jednou ročně revidovat. Začněte tím, jak fakturujete teď, a zapište to. Pak se podívejte, kde se opakovaně objevují problémy, a doplňte pro ně jasné řešení. Pokud si nejste jistí, zda vzor faktury splňuje všechny náležitosti, nebo potřebujete poradit se zálohami či zahraničními odběrateli, obraťte se na svou účetní nebo na službu účetnictví Karlovy Vary.

Ještě tento týden si sepište, jak u vás fakturace probíhá, a ukažte to každému, kdo faktury vystavuje. Doplňte pravidlo pro zálohy a upomínky, protože právě tam malé firmy přicházejí o nejvíc peněz a času. Jedna strana textu vám ušetří mnoho hodin dohledávání a nepříjemných telefonátů.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak pracovat s doklady při podnikání z domova nebo pokračujte na Jak malá firma plánuje platby vůči úřadům. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.