← zpět na články

Jak malá firma zvládne administrativu při prvním zaměstnanci

První zaměstnanec je pro malou firmu velký krok. Najednou nejde jen o vaši práci a vaše peníze, ale o pravidelnou výplatu, odvody a povinnosti vůči úřadům, které se nedají odložit. Administrativa kolem jednoho zaměstnance se ale dá zvládnout, pokud se připraví předem. Projděme ji v pořadí, v jakém přichází.

Jakou formu spolupráce zvolit

Ještě před hledáním člověka si ujasněte, v jakém vztahu bude pracovat. Na výběr je pracovní poměr na plný nebo zkrácený úvazek a dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr. Dohody jsou administrativně jednodušší, mají ale zákonné limity rozsahu práce a odlišná pravidla pro pojištění. Kavárna v Chebu, která potřebuje posilu na letní sezónu, může zvolit jiné řešení než truhlářská dílna, která hledá stálého pomocníka na celý rok. Pro krátkodobou výpomoc bývá dohoda praktická, u dlouhodobé spolupráce dává pracovní poměr větší jistotu oběma stranám.

Volba má dopad na náklady i povinnosti, proto ji proberte s účetní ještě před zveřejněním inzerátu. Pravidla pro dohody se v čase mění a co platilo před několika lety, nemusí platit dnes. Nespoléhejte proto na rady známých, kteří zaměstnávali „vždycky takhle“.

Registrace a oznámení kolem nástupu

Zaměstnavatel musí sebe i zaměstnance přihlásit u úřadů a pojišťoven v zákonných lhůtách. Způsob hlášení se postupně mění a sjednocuje, obsahově jde ale o tyto kroky:

1. Registrace zaměstnavatele u příslušné okresní správy sociálního zabezpečení.
2. Přihlášení zaměstnance k pojištění, pokud mu účast na pojištění vzniká.
3. Oznámení zaměstnance jeho zdravotní pojišťovně.
4. Registrace k dani z příjmů ze závislé činnosti u finančního úřadu.
5. Zahájení plateb zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele.

Lhůty pro jednotlivá oznámení bývají krátké a za jejich zmeškání hrozí sankce. Aktuální postup ověřte na webu ČSSZ, u zdravotní pojišťovny zaměstnance a u Finanční správy, nebo nechte hlášení podat mzdovou účetní.

Dokumenty, které musí být hotové

Kromě úředních registrací potřebuje zaměstnavatel vlastní dokumentaci. Bez ní se těžko obhájí při kontrole i v případném sporu se zaměstnancem:

• písemná pracovní smlouva nebo dohoda se všemi náležitostmi;
• informace o obsahu pracovního poměru, pokud ji smlouva sama neobsahuje;
• doklad o vstupní lékařské prohlídce, pokud je u dané práce povinná;
• záznam o školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci;
• prohlášení poplatníka k dani, pokud ho zaměstnanec u vás podepíše;
• evidence pracovní doby a mzdový list.

Podrobnější přehled toho, kdy a jaké pracovněprávní dokumenty připravit, najdete v článku kdy řešit mzdovou agendu a pracovněprávní dokumenty. Dokumenty ukládejte tak, aby byly kdykoli k dispozici, protože se k nim budete vracet i po skončení pracovního poměru.

Nezapomeňte ani na ochranu osobních údajů. Kopie dokladů, rodné číslo nebo údaje o dětech pro účely daňového zvýhodnění ukládejte zabezpečeně a jen v rozsahu, který opravdu potřebujete.

Měsíční rytmus: výplata a odvody

Po nástupu přichází pravidelná měsíční agenda. Na konci měsíce je potřeba uzavřít docházku, spočítat mzdu včetně případných příplatků a náhrad, vyplatit ji a odvést pojistné a zálohu na daň. K tomu patří hlášení na úřady a pojišťovny a výplatní lístek pro zaměstnance.

Hlídejte i termín výplaty. Mzda se vyplácí v termínu sjednaném ve smlouvě nebo ve vnitřním předpisu, a to v mezích zákonných pravidel. Pokud v sezóně vyplácíte odměny nebo příplatky za práci o víkendech, je potřeba je správně zahrnout do mzdy i do odvodů.

Jednou ročně se přidá roční zúčtování daně nebo potvrzení o příjmech a při skončení pracovního poměru potvrzení o zaměstnání a odhlášky. Pro majitele, který dosud řešil jen vlastní daňovou evidenci, je to nová disciplína. Proto stojí za zvážení, zda mzdy nesvěřit účetní; kdy je ten správný okamžik, rozebírá článek kdy má firma začít řešit mzdy a personalistiku.

Příhraniční specifika

Pokud zaměstnanec bydlí v Německu nebo má souběžně práci za hranicemi, může se jeho pojištění řídit pravidly jiného státu. V příhraničních okresech se s takovými případy lze setkat. Před nástupem takového zaměstnance si nechte posoudit, ve kterém státě bude pojištěn a co z toho plyne pro vás jako zaměstnavatele.

Náklady, se kterými počítat

Zaměstnanec stojí víc než jeho hrubá mzda. Kromě odvodů zaměstnavatele je potřeba počítat s náhradou mzdy za dovolenou a na začátku nemoci, se zákonným pojištěním, ochrannými pomůckami a časem stráveným administrativou. Než podepíšete smlouvu, nechte si od účetní spočítat celkové měsíční náklady a porovnejte je s tím, kolik práce vám zaměstnanec přinese nebo uvolní pro jiné činnosti. Počítejte také s tím, že první týdny bude zaškolení stát i váš vlastní čas.

S přípravou začněte s dostatečným předstihem a nechte si od účetní sestavit kontrolní seznam na míru vaší firmě. Podnikatelé z Chebska mohou mzdovou agendu svěřit například službě účetnictví Cheb a soustředit se na zaučení nového kolegy, ne na formuláře.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Co znamená pravidelná komunikace s účetní v praxi nebo pokračujte na Na co myslet při spolupráci s externí účetní na dálku. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.