← zpět na články

Co znamená pravidelná komunikace s účetní v praxi

„Pravidelná komunikace s účetní“ zní jako fráze ze smlouvy. V praxi jde o několik konkrétních návyků: kdy si předáváte informace, jakým kanálem, co patří do e-mailu a co do telefonu. Majitelka kavárny v Ostrově i IT freelancer pracující pro zahraniční klienty tím ušetří čas sobě i účetní a sníží riziko, že něco důležitého zapadne.

Pevný rytmus místo nárazových telefonátů

Nejlépe funguje předem domluvený rytmus. U většiny malých firem je to jednou měsíčně, u menších živnostníků, kteří nejsou plátci DPH, může stačit čtvrtletní předávání. Rytmus určuje, kdy předáte doklady, kdy účetní zpracuje období a kdy vám pošle výstup nebo seznam dotazů. Pokud víte, že podklady posíláte vždy v prvním týdnu měsíce, nemusíte na to myslet a účetní si může naplánovat práci.

Pevný rytmus neznamená, že spolu mluvíte jen jednou za měsíc. Smyslem je, aby běžná agenda měla svůj čas a mimořádné věci se řešily hned, ne naopak. Když se mimořádné věci odkládají na pravidelné předání a běžná agenda se naopak řeší telefonem kdykoli mezitím, vzniká chaos na obou stranách.

Co hlásit hned

Některé události mají dopad na daně, pojistné nebo termíny a účetní o nich potřebuje vědět s předstihem. Ozvěte se, jakmile:

• plánujete větší nákup, například auto, stroj nebo vybavení provozovny;
• chcete přijmout prvního zaměstnance nebo brigádníka;
• začínáte novou činnost nebo prodej do zahraničí;
• získáte zakázku, která výrazně zvýší obrat;
• měníte bankovní účet, sídlo nebo provozovnu;
• přišla vám do datové schránky zpráva od úřadu, které nerozumíte;
• uvažujete o přerušení živnosti nebo o změně právní formy.

Platí jednoduché pravidlo: když si nejste jistí, zda je věc důležitá, napište. Účetní raději odpoví na zbytečný dotaz, než aby opravovala hotový problém. Zpráva o tom, že plánujete koupit dodávku, má větší cenu před podpisem smlouvy než po něm, protože jen tehdy ještě můžete ovlivnit, jak se nákup projeví v daních a v penězích.

Podobně IT freelancer, který začne fakturovat klientovi z jiného členského státu, by se měl ozvat ještě před vystavením první faktury. U služeb do zahraničí mohou platit odlišná pravidla pro DPH i pro náležitosti dokladu a oprava už odeslaných faktur je zbytečná práce navíc.

Jeden kanál a jasné odpovědi

Zmatek v komunikaci obvykle nevzniká z nedostatku zpráv, ale z jejich roztříštěnosti. Faktura v e-mailu, dotaz v SMS, doplnění v chatu a k tomu telefonát, který si nikdo nezapsal. Domluvte se, který kanál slouží pro doklady a který pro dotazy, a dodržujte to. Při spolupráci na dálku je to ještě důležitější; praktické tipy shrnuje článek na co myslet při spolupráci s externí účetní na dálku.

Osvědčuje se jedna sdílená složka nebo úložiště, kam ukládáte doklady, a e-mail jen pro dotazy. Do předmětu zprávy pište, čeho se týká, například „dotaz k bankovnímu výpisu za září“. Účetní pak zprávu snadno dohledá a nic se neztratí v dlouhém vlákně, kde se mísí doklady s domluvou na schůzce.

Na dotazy účetní odpovídejte konkrétně a v rozumném čase. Otázka „co je tahle příchozí platba?“ potřebuje odpověď typu „záloha od zákazníka na rekonstrukci koupelny, faktura bude vystavena po dokončení“, ne „asi něco z práce“. Kde to jde, pošlete rovnou doklad nebo snímek objednávky. Pokud odpověď neznáte, napište, kdy ji dodáte, aby účetní věděla, zda má čekat, nebo období uzavřít s poznámkou.

Schůzka, která se vyplatí

Kromě běžné agendy má smysl jednou nebo dvakrát ročně krátká schůzka či videohovor. Ideálně před koncem roku, kdy se ještě dá ovlivnit, jak rok skončí, a po podání přiznání, kdy je čas zhodnotit uplynulé období. Program může vypadat takto:

1. Jak se vyvíjí tržby a náklady oproti minulému roku.
2. Jaké zálohy na daň a pojistné vás čekají a zda na ně máte rezervu.
3. Jaké plány máte na příští rok: investice, zaměstnanci, nové služby.
4. Co v předávání podkladů nefungovalo a jak to zlepšit.
5. Které změny v pravidlech se vás mohou týkat.

Na schůzku si přineste i vlastní poznámky z celého roku. Účetní vidí čísla, ale jen vy víte, které zakázky byly ztrátové, který odběratel nejspíš odchází a co chystáte.

Kavárna, která chce rozšířit provoz o letní zahrádku, může na takové schůzce probrat, jak zvládnout brigádníky v sezóně a jak se rozšíření promítne do nákladů. Bez schůzky by se to účetní dozvěděla až z faktur za nábytek a z první docházky nových lidí.

Sepište si s účetní na jednu stránku, kdy a jak spolu komunikujete, a uložte ji tam, kde ji najdete. Hodně pomůže i dobře nastavený systém předávání dokladů, protože velká část komunikace pak proběhne sama. Pokud hledáte účetní, se kterou si podobný režim nastavíte od začátku, můžete se obrátit na účetnictví Ostrov.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak předcházet ztraceným účtenkám a chybějícím dokladům nebo pokračujte na Jak malá firma zvládne administrativu při prvním zaměstnanci. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.