← zpět na články

Co by měl podnikatel vědět o evidenci majetku

Evidence majetku zní jako povinnost pro velké firmy s vlastním skladníkem, jenže týká se i živnostníka s jedním autem a dílnou. Kdo ví, co vlastní, kdy to pořídil a za kolik, má podklad pro odpisy, pojištění i pro chvíli, kdy věc prodá nebo vyřadí. Projděme si, co by měl podnikatel o evidenci majetku znát a jak ji vést bez zbytečné práce.

Jaký majetek vlastně evidujete

Daňová a účetní pravidla rozlišují dlouhodobý majetek, který se do nákladů dostává postupně přes odpisy, a drobný majetek, který lze zpravidla uplatnit jednorázově. Hranici mezi nimi určuje zákonný limit vstupní ceny spolu s dobou použitelnosti. Limit se v minulosti měnil, proto si jeho aktuální výši ověřte u účetní nebo na webu Finanční správy.

Vedle hmotných věcí, jako jsou stroje, vozidla, nábytek nebo počítače, existuje i nehmotný majetek: software, licence nebo webová aplikace vyvinutá na zakázku. U malých firem se na něj často zapomíná, přitom e-shop, který si nechal naprogramovat vlastní objednávkový systém, by ho měl mít podchycený stejně pečlivě jako dodávku na rozvoz.

Smysl má evidovat i drobný majetek, který už je v nákladech. Daňově je sice vyřízený, ale pro přehled o vybavení, pro pojišťovnu nebo při škodě se seznam hodí. Často stačí jednoduchá tabulka s popisem, datem nákupu a umístěním.

Co patří do karty majetku

Karta majetku nemusí být složitá. Důležité je, aby z ní šlo kdykoli zpětně dohledat, odkud věc pochází a co se s ní dělo. Do karty patří:

• přesný název a identifikace, například výrobní číslo, u vozidla registrační značka a VIN;
• datum pořízení a datum, kdy byla věc uvedena do užívání;
• pořizovací cena včetně souvisejících nákladů, třeba dopravy, montáže nebo zaškolení;
• číslo dokladu, kterým byl majetek pořízen, a informace, kde je doklad uložený;
• způsob odpisování a odpisová skupina, pokud jde o dlouhodobý majetek;
• umístění a osoba, která věc používá;
• poznámka o případném soukromém užívání, typicky u auta nebo telefonu.

Nastavení odpisů je práce pro účetní, podnikatel by ale měl hlídat datum uvedení do užívání. U stroje, který se musí nejdřív smontovat, zapojit a vyzkoušet, se nemusí shodovat s datem nákupu, a pro odpisy to hraje roli. Doklady k majetku je rozumné držet po celou dobu jeho užívání a ještě nějakou dobu poté. Lhůty archivace se liší podle druhu dokladu, takže se vyplatí průběžně archivovat účetní doklady a nehledat je po letech v krabici od bot.

Pořízení, zhodnocení a vyřazení

Evidence se mění ve třech chvílích. První je nákup, druhá nastává, když do existujícího majetku investujete, a třetí je jeho konec.

Vezměme majitelku menšího penzionu v Mariánských Lázních, která před sezónou vymění kuchyňskou linku a nechá předělat koupelny. Linka je nové pořízení. Úprava koupelen může být podle rozsahu prací buď oprava, nebo technické zhodnocení budovy. Rozdíl není jen v pojmech: oprava jde zpravidla do nákladů hned, technické zhodnocení zvyšuje hodnotu majetku a odepisuje se. Posoudit to má účetní podle faktur a popisu prací, proto si od dodavatele vyžádejte podrobný rozpis, ne jednu souhrnnou položku „rekonstrukce“.

U dražších nákupů je lepší řešit tyto otázky předem. Kdo chce vědět, jak se investice promítne do odpisů a do peněz na účtu, měl by konzultovat větší investici s účetní ještě před podpisem objednávky.

Konec majetku bývá nejvíc podceňovaný. Když se stroj rozbije a oprava se nevyplatí, auto se prodá nebo z dílny zmizí nářadí, nestačí věc vyhodit nebo předat kupci. Do evidence patří protokol o vyřazení s datem a důvodem, u krádeže policejní záznam, u prodeje faktura nebo kupní smlouva. Bez toho majetek v evidenci dál „žije“ a při kontrole chybí vysvětlení, kam se poděl.

Inventura jako kontrola reality

Alespoň jednou za účetní období by se evidence měla porovnat se skutečností. U malé firmy to zabere pár hodin a odhalí víc, než by člověk čekal. Jednoduchý postup:

1. Otevřete seznam majetku a projděte provozovnu, dílnu, sklad i služební auto.
2. U každé položky ověřte, že existuje, kde se nachází a v jakém je stavu.
3. Co chybí nebo je nepoužitelné, zapište a dořešte vyřazení s účetní.
4. Co najdete navíc a v seznamu není, dohledejte k tomu doklad o pořízení.
5. Výsledek podepište, datujte a uložte k účetním podkladům.

Řemeslník z Chebska tak třeba zjistí, že v evidenci pořád vede vrtací kladivo, které se před časem rozbilo a skončilo ve sběrném dvoře, ale formálně ho nikdo nevyřadil. Taková drobnost se snadno opraví, pokud se na ni přijde včas, a ne až při dotazu úřadu.

Pokud evidenci teprve zakládáte nebo ji máte rozházenou, domluvte se s účetní na jednotné podobě karty majetku a na tom, kdy jí budete změny hlásit. Kdo podniká v západních Čechách a hledá někoho, kdo pohlídá odpisy i vyřazení, může využít službu účetnictví Mariánské Lázně. Nejdůležitější ale je, aby evidence odpovídala tomu, co ve firmě skutečně je. Pak slouží vám, nejen úřadům.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak připravit firmu na konec účetního období nebo pokračujte na Jak řešit faktury zaplacené kartou nebo hotově. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.