← zpět na články

Jak se připravit na kontrolu údajů v daňových podkladech

Dotaz z finančního úřadu nebo pojišťovny může přijít i podnikateli, který nic špatně neudělal. Úřady údaje porovnávají, a když něco nesedí, ozvou se. Kdo má podklady v pořádku a ví, kde co najde, odpoví v klidu. Kdo je musí skládat zpětně, ztrácí čas, nervy a často i důvěryhodnost.

Jaké údaje se mohou porovnávat

Jak přesně úřady vybírají, koho osloví, se předem říct nedá. Obecně ale platí, že údaje z jednoho zdroje by měly odpovídat údajům z jiného. Typicky jde o vazbu mezi:

• vydanými fakturami a příjmy uvedenými v přiznání,
• přijatými fakturami a údaji, které o stejných obchodech vykazují vaši dodavatelé,
• pohyby na bankovním účtu a evidencí příjmů a výdajů,
• daňovým přiznáním a přehledy pro sociální a zdravotní pojištění,
• evidencí majetku a uplatněnými odpisy.

U plátců DPH se navíc navzájem porovnávají údaje obchodních partnerů. Pokud dodavatel vykáže fakturu jinak než vy, například s jinou částkou nebo v jiném období, může se nesoulad projevit dotazem, i když chyba vznikla na jeho straně.

Podobně se mohou porovnávat i údaje, které o vás hlásí jiné instituce, například o příjmech ze zaměstnání nebo o vyplacených dávkách. Pokud kromě podnikání máte další zdroje příjmů, ujistěte se, že jste je účetní nahlásili všechny.

Jak doložit, že výdaj souvisí s podnikáním

Faktura sama dokládá, že jste něco koupili. Neříká ale vždy, proč a k čemu. U výdajů, jejichž souvislost s podnikáním nemusí být na první pohled zřejmá, uchovávejte i doprovodné podklady. Mohou to být smlouvy a objednávky, předávací protokoly a dodací listy, e-mailová komunikace se zákazníkem k zakázce, kniha jízd u auta nebo fotodokumentace u stavebních prací a vybavení provozovny.

Majitel penzionu u Mariánských Lázní, který nakoupil nábytek do pokojů, tak může vedle faktury předložit i fotografie vybavených pokojů a nabídku ubytování, kde jsou vidět. Řemeslník z Chebska doloží nákup materiálu objednávkou, a hlavně předávacím protokolem podepsaným zákazníkem. Takové podklady stojí při ukládání pár vteřin navíc, ale po letech je bez nich téměř nemožné souvislost vysvětlit.

Zvlášť pozorně si hlídejte výdaje, které mohou vypadat soukromě: oblečení, telefon, notebook, cestovné nebo pohoštění. U nich je doprovodný podklad často jediným argumentem, proč do podnikání patří.

Myslete také na to, jak dlouho doklady uchovávat. Úřad se může ptát i na starší období, a proto doklady nevyhazujte hned po podání přiznání. Doby uchovávání se liší podle druhu dokladu a situace, aktuální pravidla si ověřte s účetní a archiv nastavte tak, aby se staré doklady daly snadno dohledat.

Vlastní kontrola dřív, než se zeptá někdo jiný

Nejlepší příprava na jakoukoli kontrolu je ta, kterou si uděláte sami, ideálně před podáním přiznání. Projděte tyto kroky:

1. Porovnejte součet vydaných faktur s příjmy v evidenci a v přiznání.
2. Zkontrolujte, že každá platba na podnikatelském účtu má svůj doklad a každý doklad má svou platbu.
3. Projděte velké a neobvyklé výdaje a doplňte k nim stručné vysvětlení.
4. Ověřte, že údaje v přehledech pro pojišťovny navazují na přiznání.
5. Zkontrolujte, zda máte doklady i v elektronické kopii a víte, kde přesně jsou uložené.
6. U plátců DPH porovnejte údaje z přiznání a hlášení s fakturami za stejné období.

IT freelancer, který fakturuje i zahraničním klientům, by si měl navíc zkontrolovat přepočty cizích měn a to, zda platby od klientů na účtu odpovídají fakturám po odečtení bankovních poplatků. Právě drobné kurzové rozdíly bývají zdrojem nesrovnalostí, které se pak složitě vysvětlují.

Pokud při kontrole narazíte na rozpor, neřešte ho přepisováním dokladů. Postup, jak nesrovnalost správně dohledat a opravit, popisuje článek co dělat, když se v dokladech objeví nesrovnalost.

Když přijde dotaz nebo výzva

Zprávy od úřadů obvykle chodí do datové schránky. Kontrolujte ji pravidelně, protože zpráva se může považovat za doručenou i tehdy, když ji neotevřete. Po obdržení výzvy postupujte s rozvahou:

Nejprve si pozorně přečtěte, na co přesně se úřad ptá a do kdy chce odpověď. Hned kontaktujte účetní a pošlete jí celou zprávu, ne jen svůj výklad. Připravte požadované podklady a odpovídejte věcně na to, na co se úřad ptá. Pokud potřebujete víc času, požádejte o něj včas a písemně, ne až po uplynutí lhůty. Konkrétní postup vždy konzultujte s účetní nebo daňovým poradcem, protože každá situace je jiná.

Velkou výhodou je účetní, se kterou jste v pravidelném kontaktu. Zná vaše podnikání, ví, kde co hledat, a dokáže reagovat rychle. Jak takovou komunikaci nastavit, popisuje článek co znamená pravidelná komunikace s účetní v praxi. Pro podnikatele z Chebska je jednou z možností účetnictví Cheb.

Doporučujeme provádět vlastní kontrolu podkladů vždy před podáním přiznání a doprovodné dokumenty ukládat průběžně přímo k jednotlivým dokladům. Případný dotaz úřadu pak bude jen administrativní úkol, ne důvod k panice.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Kdy se vyplatí přejít z občasné pomoci na pravidelný servis nebo pokračujte na Co dělat, když se v dokladech objeví nesrovnalost. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.