← zpět na články

Co dělat, když se v dokladech objeví nesrovnalost

Faktura s jinou částkou, než kolik odešlo z účtu. Tržba v pokladně, která nesedí s terminálem. Dva doklady se stejným číslem. Nesrovnalosti v dokladech potkají každého, kdo podniká déle než pár měsíců, a samy o sobě nejsou důvodem k panice. Rozhoduje, jak rychle a jakým postupem je vyřešíte.

Nejdřív pojmenujte, o jaký problém jde

Ne každá nesrovnalost je chyba stejného druhu. Než začnete cokoli opravovat, zkuste ji zařadit. Nejčastěji jde o některou z těchto situací:

• Chybějící doklad: na účtu je platba, ale k ní žádná faktura ani účtenka.
• Doklad bez platby: faktura je založená, ale nikde není vidět, že byla zaplacena.
• Rozdíl v částce: platba a doklad se liší, třeba o bankovní poplatek, kurzový rozdíl nebo slevu.
• Duplicita: stejný doklad je v evidenci dvakrát, často jednou papírově a jednou z e-mailu.
• Formální vada: doklad má špatné údaje o odběrateli, chybné datum nebo neúplný popis plnění.

Kategorie určuje další krok. Chybějící doklad se dohledává, formální vada se opravuje u vystavitele a duplicita se jednoduše vyřadí z evidence.

Pomáhá i otázka, jak nesrovnalost vznikla. E-shop, který dostává faktury od dodavatele e-mailem a zároveň v tištěné podobě v balíku se zbožím, má duplicity téměř zaručené, pokud nemá pravidlo, která verze se ukládá. Taková chyba se neobjevuje náhodně, ale pravidelně, a stačí jednou upravit postup ukládání. Jednorázový rozdíl v částce je naopak spíš otázkou jedné konkrétní platby a nemá smysl kvůli němu měnit celý systém.

Postup, který funguje u většiny případů

Kadeřnice ze Sokolova zjistí, že v jednom měsíci jsou platby kartou připsané na účet nižší než součet tržeb, které si zapisuje. Místo nervózního přepočítávání celého roku může postupovat takto:

1. Zúžit problém na konkrétní období, nejlépe až na jednotlivé dny.
2. Porovnat denní uzávěrky terminálu s připsanými platbami na bankovním výpisu.
3. Zkontrolovat, zda poskytovatel terminálu nestrhává poplatky přímo z připisovaných částek.
4. Ověřit, jestli některá platba nebyla vrácena zákazníkovi nebo připsána s několikadenním zpožděním.
5. Rozdíl, který zůstane nevysvětlený, sepsat a předat účetní spolu s tím, co už bylo zkontrolováno.

Ve většině případů se rozdíl vysvětlí už v prvních krocích. Pravidelné párování plateb s doklady podobným překvapením předchází, a proto stojí za to vědět, proč je kontrola bankovních pohybů důležitá i v malé provozovně.

Oprava dokladu, který už odešel

Pokud je chyba ve faktuře, kterou jste sami vystavili, nepřepisujte ji. Odeslaný doklad má zůstat beze změny a oprava se dělá dalším dokladem, typicky opravným daňovým dokladem nebo dobropisem. Jakou formu zvolit a co musí obsahovat, záleží na tom, zda jste plátce DPH a o jakou chybu jde, proto postup konzultujte s účetní.

U přijatých dokladů je cesta opačná: o opravu žádáte dodavatele. Krátký e-mail s popisem chyby a žádostí o opravný doklad je lepší než ruční škrtání na papírové faktuře. Vlastnoruční úpravy cizího dokladu nemají váhu, protože doklad vystavil někdo jiný.

Opravu nevystavujte potichu. Odběrateli pošlete krátké vysvětlení, co se změnilo a proč, a opravný doklad založte hned vedle původní faktury. Účetní pak na první pohled vidí, že oba doklady patří k sobě, a nemusí se doptávat. Totéž platí pro dobropis za vrácené zboží nebo dodatečnou slevu.

Když doklad chybí úplně

Ztracenou účtenku za tankování nebo drobný nákup lze někdy nahradit duplikátem od prodejce, výpisem z věrnostního účtu nebo potvrzením o platbě. Ne každý náhradní podklad se ale dá daňově uplatnit, a pokud si nejste jistí, je lepší výdaj vynechat, než ho podložit něčím pochybným. Dlouhodobě se vyplatí znát způsoby, jak předcházet ztraceným účtenkám, protože dohledávání bývá pracnější než prevence.

Kdy nesrovnalost neodkládat

Některé rozdíly počkají do měsíční uzávěrky, jiné ne. Okamžitě řešte situace, kdy:

• na účet přišla platba od neznámého plátce nebo z účtu odešla platba, kterou jste neschválili;
• dodavatel uvádí jiné číslo účtu, než na které jste dosud platili;
• nesrovnalost se týká období, za které se blíží podání přiznání nebo hlášení;
• chyba se opakuje a zjevně jde o systémový problém, například o špatné nastavení pokladního programu.

Ubytovatel v lázeňském městě, kterému dorazí záloha od hosta bez rezervace v systému, by neměl čekat na konec měsíce. Peníze mohou patřit jinému hostovi, mohou být poslané omylem, nebo jde o pokus o podvod s následnou žádostí o vrácení „přeplatku“ na jiný účet.

Nesrovnalost si zapište hned, jakmile ji objevíte, i když ji nestihnete vyřešit. Poznámka typu „drobný rozdíl, nejspíš poplatek terminálu“ ušetří hodinu hledání o několik měsíců později. Pokud se nesrovnalosti hromadí a nemáte čas je rozplétat, svěřte jejich dohledání odborníkovi, v regionu třeba službě účetnictví Mariánské Lázně. Účetní uvidí souvislosti, které vám při rutinní práci snadno uniknou.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak se připravit na kontrolu údajů v daňových podkladech nebo pokračujte na Jak si firma hlídá termíny bez zbytečných pokut. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.