← zpět na články

Kdy se vyplatí přejít z občasné pomoci na pravidelný servis

Spousta podnikatelů začíná s účetní na zavolání: jednou ročně pomůže s přiznáním, občas zodpoví dotaz a tím spolupráce končí. Pro začínající živnost je to rozumné. S růstem podnikání ale přichází chvíle, kdy jednorázová pomoc přestává stačit a pravidelný servis se začne vracet v ušetřeném čase, klidu i menším počtu chyb.

Kde občasná pomoc naráží na své hranice

Občasná spolupráce stojí na předpokladu, že podnikatel zvládne většinu agendy sám a účetní jen dokončí, co je připravené. Jakmile se ale objeví víc dokladů, nové povinnosti nebo zaměstnanci, začne se rozdíl mezi tím, co podnikatel připraví, a tím, co je skutečně potřeba, zvětšovat. Účetní pak dostává nekompletní podklady na poslední chvíli a řeší je pod časovým tlakem.

Další slabinou je, že účetní při občasné spolupráci vidí jen výsledek, ne průběh roku. Nemůže upozornit na chybějící doklad, dokud se ještě dá snadno dohledat, ani poradit před rozhodnutím, které ovlivní daně. Odpovídá na otázky až ve chvíli, kdy je pozdě na jinou cestu.

Typickým mezistupněm je tabulka, do které si podnikatel zapisuje příjmy a výdaje. Kdy tento nástroj přestává stačit, popisuje článek jak podnikatel pozná, že mu účetnictví přestává stačit v tabulce.

Pět signálů, že je čas na změnu

Administrativa vám bere víc času než práce

Pokud trávíte večery tříděním dokladů a dohledáváním plateb, je to čas, který chybí u zakázek nebo doma. Pro řemeslníka nebo kadeřnici je každá hodina strávená nad papíry hodinou, kterou nemohou vyfakturovat.

Přibývají povinnosti

Registrace k DPH, první zaměstnanec, obchod s Německem nebo prodej přes e-shop přinášejí pravidelná hlášení, která se nedají odbýt jednou ročně. Každá nová povinnost má vlastní termíny a sankce za jejich zmeškání, a když se jich sejde víc, je těžké je hlídat vedle běžné práce.

Konec roku vás opakovaně zaskočí

Výsledek daňového přiznání vás překvapí výší doplatku nebo zjištěním, že část výdajů nelze uplatnit, protože chybí doklady nebo byly špatně zařazené.

Rozhodujete se naslepo

Plánujete investici, přijetí člověka nebo zdražení, ale nevíte, jak si podnikání aktuálně stojí. Čísla máte až zpětně, když už je rozhodnutí dávno udělané. Pravidelný servis vám dá průběžný obraz, o který se můžete opřít, než se zavážete.

Rostete rychleji, než stíháte

Víc zakázek znamená i víc rizik: neplatiče, delší splatnosti, vyšší zálohy. Co v takovém období sledovat, shrnuje článek co si má živnostník pohlídat při růstu zakázek.

Co pravidelný servis přináší navíc

• doklady se zpracovávají průběžně, ne nárazově před termínem;
• účetní upozorní na blížící se lhůty a na změny pravidel, které se vás týkají;
• máte průběžný přehled o výsledku hospodaření a odhadu daně;
• chyby se odhalí během týdnů, ne až po roce;
• účetní zná vaše podnikání, takže dotazy vyřeší rychleji;
• při kontrole z úřadu máte po ruce někoho, kdo zná historii.

Pravidelný servis je samozřejmě dražší než jednorázová pomoc. Při porovnání ale započítejte i vlastní čas a riziko sankcí za opožděná nebo chybná podání. Teprve pak uvidíte skutečný rozdíl.

Jak obě varianty férově porovnat

1. Sečtěte, kolik jste za poslední rok zaplatili za jednorázovou pomoc, včetně dodatečných oprav a spěšných prací.
2. Odhadněte, kolik hodin měsíčně trávíte administrativou, a oceňte je sazbou, kterou byste za tu dobu vyfakturovali.
3. Připočtěte náklady na chyby: pokuty, úroky z prodlení, nevyužité výdaje kvůli chybějícím dokladům.
4. Vyžádejte si nabídku pravidelného servisu s jasně popsaným rozsahem.
5. Porovnejte obě čísla a zvažte i to, co se špatně vyčísluje, tedy klid a jistotu, že termíny hlídá někdo další.

Jak přechod připravit

Přechod nemusí být skokový. Osvědčuje se začít od čtvrtletí, kdy se v podnikání něco mění, například registrací k DPH nebo nástupem brigádníka na sezónu. Sepište si s účetní, co bude dělat ona a co dál zvládnete sami, jak budete předávat doklady a jak často se uslyšíte.

Dobré je domluvit si i zkušební období, třeba jedno čtvrtletí. Po něm obě strany zhodnotí, zda rozsah odpovídá potřebám, a případně ho upraví. Pravidelný servis nemusí znamenat, že účetní dělá všechno. Část agendy, třeba fakturaci nebo evidenci hotovosti, si klidně můžete ponechat.

Modelově: truhlář z okolí Ostrova, který dosud nosil účetní jednou ročně krabici dokladů, přejde na měsíční předávání a čtvrtletní schůzku. Hned v prvním čtvrtletí zjistí, že dva odběratelé platí opakovaně se zpožděním a že po podání přehledů vzrostou zálohy na pojistné, takže je potřeba upravit rezervu. Pro tento region je k dispozici účetnictví Ostrov, kde lze pravidelný servis nastavit podle rozsahu agendy.

Pokud jste se v posledním roce aspoň dvakrát ocitli pod tlakem termínu nebo vás výsledek přiznání nepříjemně překvapil, domluvte si s účetní schůzku o pravidelné spolupráci. Rozhodnutí se dělá snáz v klidném období než týden před uzávěrkou.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak si podnikatel nastaví jednoduchý systém předávání dokladů nebo pokračujte na Jak se připravit na kontrolu údajů v daňových podkladech. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.