← zpět na články

Jak si nastavit administrativu před rozšířením podnikání

Druhá provozovna, první zaměstnanec, e-shop nebo zákazníci za hranicemi. Rozšíření podnikání je velká příležitost, ale zároveň zkouška toho, jak pevné jsou vaše dosavadní postupy. Administrativa, která stačila jednomu člověku, se při růstu rychle zahltí. Proto ji stojí za to připravit dřív, než se nové zakázky a lidé objeví.

Nejdřív inventura současného stavu

Než začnete plánovat novinky, podívejte se, jak funguje to, co už máte. Rozšíření totiž znásobí dobré návyky stejně jako ty špatné. Položte si několik otázek a odpovězte na ně poctivě:

• Máte doklady za poslední měsíce kompletní a předané účetní?
• Víte bez dlouhého hledání, kolik vám dluží odběratelé a komu dlužíte vy?
• Jsou soukromé a podnikatelské finance důsledně oddělené?
• Zvládl by vaši administrativu někdo jiný, kdybyste týden chyběli?
• Máte představu, jak blízko jste k povinné registraci k DPH?
• Víte, kolik vás měsíčně stojí samotný provoz, bez ohledu na zakázky?

Pokud na některou otázku odpověď nevíte, začněte nápravou. Rozšiřovat chaos je vždy dražší než ho nejdřív uklidit. Pár týdnů věnovaných úklidu dokladů, vymáhání starých pohledávek a sjednocení číselných řad se při růstu mnohonásobně vrátí. Na co si dát pozor ve chvíli, kdy zakázek přibývá rychleji, než je stíháte zpracovat, rozebírá článek co si má živnostník pohlídat při růstu zakázek.

Co přinášejí jednotlivé typy rozšíření

Nová provozovna

Kadeřnice z Karlových Varů otevírá druhý salon v Ostrově. Zahájení činnosti v nové provozovně je potřeba oznámit živnostenskému úřadu a obě místa je dobré evidovat odděleně, aby bylo vidět, které z nich vydělává. Pokud se přijímá hotovost, potřebuje každá provozovna vlastní pokladnu a jasně určenou odpovědnost. Myslete i na nájemní smlouvu, pojištění a na to, kdo bude doklady z druhého salonu sbírat a předávat.

Zaměstnanci

První zaměstnanec znamená registraci u úřadů, mzdovou agendu, pracovní smlouvy, pojištění odpovědnosti a celou řadu nových pravidelných termínů. Pro mnoho malých firem je to největší skok v administrativě, jaký kdy zažijí. Podrobný přehled najdete v článku jak malá firma zvládne administrativu při prvním zaměstnanci.

Prodej přes internet a do zahraničí

E-shop přináší nové typy dokladů, platby přes zprostředkovatele, vratky a reklamace. Prodej zákazníkům v Německu, který se v příhraničí přímo nabízí, může znamenat další povinnosti v oblasti DPH a fakturace v cizí měně. Pravidla pro přeshraniční prodej si nechte vysvětlit před prvním obchodem, ne až po něm, kdy se chyby opravují mnohem hůř.

Online prodej také vyžaduje obchodní podmínky, informace o zpracování osobních údajů a postup pro odstoupení od smlouvy. Tyto dokumenty nejsou formalitou, zákazníci i kontrolní orgány se na ně skutečně dívají, proto je nechte připravit nebo zkontrolovat odborníkem.

Větší stroje a vybavení

Rozšíření kapacity často znamená nákup dražšího vybavení, třeba nového stroje do dílny nebo dodávky. S tím přichází evidence majetku, rozhodování mezi koupí, leasingem a úvěrem a nové pravidelné splátky. Než podepíšete smlouvu, spočítejte si s účetní, jak se investice promítne do peněz na účtu v prvních měsících a co se stane, když se zakázky rozjedou pomaleji, než čekáte.

Plán přípravy krok za krokem

1. Sepište, jaké rozšíření plánujete a kdy přibližně nastane.
2. S účetní projděte, jaké nové povinnosti z něj vyplynou: registrace, oznámení, evidence a termíny.
3. Zvažte, zda zůstat u živnosti, nebo zda dává smysl jiná právní forma. Rozhodnutí opřete o rozbor, ne o dojem nebo radu známého.
4. Nastavte nástroje, které zvládnou větší objem: fakturační program, sdílené úložiště dokladů, jasné číselné řady.
5. Rozdělte odpovědnosti: kdo vystavuje faktury, kdo sbírá doklady, kdo hlídá platby a termíny.
6. Připravte finanční rezervu na období, kdy náklady rozšíření porostou dřív než příjmy.

Plán nemusí být dlouhý dokument. Stačí jedna stránka, ke které se budete vracet a odškrtávat, co je hotové. Důležité je, aby existoval dřív, než podepíšete nájem nebo pracovní smlouvu.

Proč do příprav přizvat účetní

Účetní vidí do vašich čísel a zná povinnosti, které s růstem přicházejí. Pomůže odhadnout, jak se rozšíření promítne do daní a pojistného, upozorní na termíny, které byste jinak přehlédli, a navrhne, jak evidenci uspořádat, aby zvládla větší objem. Truhlář ze Sokolovska, který zvažuje větší dílnu a pomocníka, si tak může ještě před podpisem nájmu spočítat, kolik zakázek musí měsíčně mít, aby se mu změna vyplatila.

Užitečným výstupem takové konzultace je jednoduchý plán příjmů a výdajů na první měsíce po rozšíření. Ukáže, kdy budou náklady nejvyšší, kdy se mohou dostavit první výnosy a jak velkou rezervu je potřeba mít připravenou, než se nová provozovna nebo nový zaměstnanec začnou sami zaplácet.

Pokud podnikáte na Sokolovsku, konzultaci k plánovanému rozšíření nabízí i účetnictví Sokolov.

Doporučujeme začít s přípravou administrativy alespoň několik měsíců před samotným rozšířením. Uklizený základ, jasný plán a rozdělené role vám umožní soustředit se na to podstatné, tedy na nové zákazníky a kvalitu práce, místo dohánění papírů.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Proč mít přehled o DPH, i když firma ještě není plátce nebo pokračujte na Nejčastější chyby podnikatelů v administrativě. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.