← zpět na články

Kdy se OSVČ vyplatí pravidelná účetní kontrola

Mnoho OSVČ vidí svou účetní jednou ročně, když se připravuje daňové přiznání. Do té doby se doklady hromadí a případné chyby zůstávají skryté. Pravidelná účetní kontrola během roku znamená jiný přístup: účetní se na čísla podívá průběžně a problém zachytí, dokud se dá snadno opravit.

Co si pod pravidelnou kontrolou představit

Nejde nutně o plné vedení evidence. Kontrola může znamenat, že účetní jednou za čtvrtletí projde vaše doklady, výpisy a evidenci, upozorní na chybějící podklady a odhadne, jak se vyvíjí daňová povinnost. Evidenci si přitom můžete dál vést sami.

Výsledkem je krátká zpráva nebo rozhovor: co je v pořádku, co doplnit a na co se připravit. Část práce, kterou by účetní jinak dělala nárazově po skončení roku, se tak rozloží do celého období.

Pro kontrolu obvykle stačí předat výpisy z podnikatelského účtu, vydané a přijaté faktury, pokladní doklady a vaši evidenci za dané období. Pokud se mezitím stalo něco neobvyklého, třeba jste prodali auto, podepsali leasing nebo začali spolupracovat se zahraničním odběratelem, připište k podkladům krátkou poznámku. Účetní tak nemusí podrobnosti dohledávat.

Kdy se kontrola vyplatí nejvíc

Ne každý ji potřebuje stejně. Zvlášť užitečná bývá v těchto případech:

• podnikáte prvním nebo druhým rokem a ještě si nejste jistí postupy;
• příjmy během roku výrazně rostou a blížíte se k hranicím, které mění vaše povinnosti, například u DPH;
• uplatňujete skutečné výdaje a máte jich hodně různých druhů;
• kombinujete více činností nebo máte příjmy ze zahraničí;
• v minulosti jste podávali dodatečné přiznání nebo jste dostali výzvu od úřadu;
• evidenci vám vede rodinný příslušník, který se jí nevěnuje profesionálně.

Naopak IT freelancer s několika stálými odběrateli, paušálními výdaji a minimem dokladů pravidelnou kontrolu často nepotřebuje. Obvykle mu stačí roční konzultace a rychlý dotaz, když se něco změní.

Mezi těmito póly je většina živnostníků v regionu: řemeslníci, kadeřnice, malé obchody, ubytovatelé. U nich rozhoduje hlavně to, jak moc se podnikání během roku mění. Kdo má stabilní provoz bez výkyvů, vystačí si s řidšími kontrolami. Kdo zažívá sezónu, růst nebo nové činnosti, ocení častější pohled zvenčí.

Jak často kontrolu naplánovat

Frekvence by měla odpovídat objemu dokladů a míře rizika. U menšího řemeslníka obvykle postačí čtvrtletí. E-shop s mnoha objednávkami denně, platební bránou a vracením zboží na tom může být lépe s měsíčním rytmem. Sezónní podnikání, třeba ubytování v Karlových Varech nebo průvodcovské služby, může kontrolu soustředit před sezónou a po ní, kdy se pohyby na účtu kumulují.

Ať zvolíte jakýkoli rytmus, zapište si termíny kontrol do kalendáře na celý rok dopředu. Kontrola, která se plánuje „až bude čas“, obvykle nenastane.

Z každé kontroly si odneste krátký seznam úkolů: co doplnit, co změnit a na co se připravit. Na další schůzce začněte tím, jak se úkoly podařilo splnit. Pravidelná kontrola tak postupně zlepšuje i samotnou evidenci a každé další setkání je kratší.

Na co se kontrola zaměřuje

1. Úplnost dokladů: má každý pohyb na účtu svůj doklad a naopak.
2. Správné zařazení výdajů, zejména u položek na hraně mezi soukromým a podnikatelským.
3. Stav pohledávek: kdo vám dluží a jak dlouho.
4. Vývoj příjmů vzhledem k limitům pro DPH a dalším povinnostem.
5. Odhad daně a pojistného za běžný rok a jeho porovnání s rezervou.
6. Termíny, které se blíží v příštích měsících.

Kontrola nemusí každý doklad posuzovat znovu do detailu. Účetní se obvykle zaměří na položky, kde chyby vznikají nejčastěji, a na to, co se od minula změnilo.

Základem je párování plateb. Proč na něm tolik záleží, vysvětluje článek, proč je důležitá kontrola bankovních pohybů. A když kontrola nějaký rozdíl odhalí, poradí vám text co dělat, když se v dokladech objeví nesrovnalost.

Modelová situace: fotografka s více zdroji příjmů

Fotografka ze Sokolova fotí svatby, prodává fotografie přes online platformy a občas učí kurzy. Při první čtvrtletní kontrole účetní zjistí, že část příjmů ze zahraničních platforem v evidenci chybí, protože přicházely souhrnně a bez faktury. Oprava zabere hodinu. Kdyby se na to přišlo až při přiznání, musela by dohledávat podklady za celý rok. Zároveň se domluví, jak příjmy z platforem zapisovat dál, takže stejná chyba se už neopakuje.

Pokud chcete kontrolu řešit s účetní ze svého okolí, můžete se poptat přes účetnictví Sokolov a rozsah domluvit podle toho, jak vaše podnikání vypadá. Před první schůzkou si ujasněte, zda chcete jen kontrolu, nebo i pomoc s nastavením evidence. Domluvte si také, v jaké podobě dostanete výstup, zda jako krátký e-mail se seznamem bodů, nebo osobní rozhovor nad čísly.

Vyzkoušejte jednu kontrolu v polovině roku. Pokud odhalí chyby nebo chybějící doklady, máte jasnou odpověď, že se pravidelný rytmus vyplatí. Pokud je vše v pořádku, můžete frekvenci snížit a těšit se na klidnější období kolem přiznání.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak nastavit pořádek ve firemních dokladech od prvního měsíce nebo pokračujte na Co si má živnostník pohlídat při růstu zakázek. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.