← zpět na články

Proč je důležitá kontrola bankovních pohybů

Bankovní výpis je jediný doklad, který o vašem podnikání nelže. Faktura se může ztratit, účtenka vyblednout, ale každá platba, která prošla účtem, na výpisu zůstane. Pravidelná kontrola bankovních pohybů proto patří k nejlevnějším a nejúčinnějším nástrojům, jak udržet přehled o penězích, odhalit chyby včas a ulehčit práci účetní.

Co všechno se na výpisu dá odhalit

Mnoho podnikatelů se na výpis podívá jen tehdy, když potřebuje zjistit, jestli zaplatil zákazník. Přitom výpis ukáže mnohem víc. Při pozorném procházení narazíte například na:

• dvojí platby, kdy jste stejnou fakturu zaplatili omylem dvakrát, třeba jednou převodem a jednou kartou;
• neuhrazené pohledávky, u kterých jste byli přesvědčení, že zákazník už zaplatil;
• bankovní poplatky, které se nenápadně zvýšily nebo přibyly za služby, které nevyužíváte;
• zapomenutá předplatná za aplikace, reklamu nebo služby, které už nepotřebujete;
• platby s chybným variabilním symbolem, které se pak nedají spárovat s fakturou;
• podezřelé transakce, které jste neprovedli a které je potřeba okamžitě řešit s bankou.

Každá z těchto položek je drobnost, pokud ji najdete v týdnu, kdy vznikla. Po půl roce se z ní stává pátrání, dopisy dodavatelům a zbytečný stres.

Párování plateb s doklady

Jádrem kontroly je takzvané párování: ke každé platbě na výpisu přiřadit doklad, ke kterému patří. U příchozí platby je to vydaná faktura nebo tržba, u odchozí přijatá faktura, účtenka nebo jiný doklad. Pokud k platbě doklad chybí, je to signál, že něco není v pořádku.

V praxi to vypadá třeba takto. Truhlář má na výpisu odchozí platbu za materiál, ale fakturu od dodavatele nenašel. Buď ji dodavatel neposlal, nebo zapadla v e-mailu, nebo šlo o zálohu, ke které teprve přijde vyúčtování. Všechny tři varianty se dají vyřešit jedním telefonátem, pokud se na to přijde včas. Jak postupovat, když čísla nesedí a rozdíl se nedá snadno vysvětlit, popisuje článek co dělat, když se v dokladech objeví nesrovnalost.

Párování je přitom i nejrychlejší cesta, jak zjistit, kdo vám dluží. Pokud vydanou fakturu nemůžete spárovat s žádnou příchozí platbou, máte před sebou neuhrazenou pohledávku. Systematický přístup k dlužníkům i vlastním závazkům rozebírá text jak kontrolovat závazky a pohledávky v malé firmě.

Platby v eurech a od zahraničních hostů

V lázeňském a turistickém regionu, jako je Karlovarsko, přicházejí na účty podnikatelů často platby ze zahraničí. Penzion dostává zálohy od německých hostů, prodejce suvenýrů platby přes platební terminál v různých měnách, řemeslník z Chebska fakturuje zákazníkovi za hranicí. U těchto plateb je kontrola ještě důležitější.

Částka připsaná na účet se může lišit od fakturované kvůli kurzu nebo poplatkům za převod. Pokud host zaplatí méně, je potřeba zjistit, zda jde o bankovní poplatek, kurzový rozdíl, nebo skutečný nedoplatek. Bez kontroly výpisu se tyto rozdíly sčítají a na konci roku nikdo neví, odkud se vzaly. U zahraničních plateb se vyplatí poznamenat si k výpisu, o jakou rezervaci nebo zakázku šlo, a nechat účetní posoudit, jak s rozdíly naložit.

Podobně je to u plateb kartou přes terminál. Banka připisuje tržby souhrnně, často už po odečtení poplatku, a jedna příchozí platba tak odpovídá mnoha účtenkám z několika dní. Bez poznámky, ke kterým dnům platba patří, se tržby párují obtížně a rozdíly zůstávají nevysvětlené.

Jak často kontrolovat a jak na to

Ideální frekvence závisí na počtu transakcí. Živnostníkovi s několika platbami měsíčně stačí kontrola jednou měsíčně před předáním podkladů účetní. E-shop nebo provozovna s denními tržbami by se měla na výpis dívat aspoň jednou týdně. Osvědčený postup vypadá takto:

1. Otevřete výpis za uplynulé období a projděte ho řádek po řádku.
2. U každé příchozí platby si odškrtněte fakturu nebo tržbu, ke které patří.
3. U každé odchozí platby ověřte, že máte doklad, a pokud ne, poznamenejte si, co chybí.
4. Neznámé nebo podezřelé položky řešte hned, nejlépe ještě ten den.
5. Seznam chybějících dokladů a nejasností pošlete účetní spolu s podklady.

Kontrola zabere při pravidelném provádění řádově desítky minut. Pokud ji odkládáte, stejná práce se znásobí a k tomu přibude dohledávání.

Kontrola výpisu jako ochrana podnikání

Kontrola bankovních pohybů není jen účetní disciplína. Je to i obrana proti podvodům, kdy se na účet pokouší dostat někdo cizí, a proti podvodným fakturám, které vypadají jako od skutečného dodavatele, ale mají jiné číslo účtu. Kdo zná své běžné platby, všimne si neobvyklé položky dřív. Pokud vám dodavatel e-mailem oznámí změnu čísla účtu, ověřte ji telefonicky na čísle, které znáte z dřívější spolupráce, a teprve pak pošlete první platbu.

Pokud vám pravidelné procházení výpisů nejde nebo na něj nemáte čas, domluvte se s účetní, aby část práce převzala. Účetní může párování převzít a upozorňovat vás jen na položky, které vyžadují vaši reakci. Pokud ji teprve hledáte, jednou z možností v regionu je služba účetnictví Karlovy Vary.

Vyhraďte si v kalendáři pevný čas na kontrolu výpisu, týdně nebo měsíčně podle objemu plateb, a dodržujte ho stejně jako schůzku se zákazníkem. Jde o malou investici času, která vám dá jistotu, že víte, kde jsou vaše peníze, a ušetří vám pozdější nepříjemná překvapení.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak si živnostník nastaví digitální archiv dokladů nebo pokračujte na Jak zvládnout změnu účetní služby bez chaosu. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.