← zpět na články

Jak si podnikatel nastaví jednoduchý systém předávání dokladů

Většina zmatků mezi podnikatelem a účetní nevzniká kvůli složitým daňovým otázkám, ale proto, že doklady chodí nepravidelně, neúplně a různými cestami. Jednoduchý systém předávání to řeší: jedno místo, jeden termín, jasný obsah. Nastavení zabere jedno odpoledne a vrací se každý měsíc.

Tři rozhodnutí, která udělejte hned na začátku

Kdo doklady sbírá

I v rodinné firmě by za předávání měl odpovídat jeden člověk. Když fakturu přijme manželka, účtenku za naftu má v peněžence syn a výpis stahuje majitel, každý nakonec předpokládá, že to udělal někdo jiný.

Ten člověk nemusí doklady sám vytvářet, ale má je soustředit na jedno místo a ohlídat, že nic nechybí. Ostatním stačí jediné pravidlo: každý doklad co nejdřív odevzdat jemu, ne ho nosit v kapse nebo nechávat v autě.

Kdy se předává

Dohodněte se s účetní na pevném dni v měsíci. Pravidelnost je důležitější než konkrétní datum. U plátců DPH se termín odvíjí od lhůt pro přiznání a kontrolní hlášení, proto ho nastavte s dostatečnou časovou rezervou a ověřte s účetní, kolik dní na zpracování potřebuje.

U neplátců je rytmus volnější, ale měsíční předávání se vyplatí i tam. Účetní pak nezpracovává celý rok najednou a dřív si všimne, že něco chybí nebo nesedí. Ztracený doklad z minulého měsíce se dohledává mnohem snáz než doklad z loňského jara.

Kudy doklady putují

Vyberte jeden kanál: sdílenou složku, e-mail na jednu adresu, nebo osobní předání v desce. Kombinace všeho najednou je nejčastějším zdrojem ztracených dokladů. Kdo podniká na Sokolovsku a chce si systém vyladit osobně, může se obrátit na účetnictví Sokolov a pravidla domluvit rovnou na první schůzce.

Třídění, které účetní ocení

Nemusíte vymýšlet složitou strukturu. Stačí čtyři hromádky, ať už papírové, nebo digitální:

• vydané faktury;
• přijaté faktury;
• pokladní doklady a účtenky;
• bankovní výpisy a ostatní, tedy smlouvy, dopisy z úřadů a splátkové kalendáře.

U digitálních souborů pomůže jednotné pojmenování, například rok, měsíc, dodavatel a číslo dokladu. Soubor pak dohledáte i po letech a nehrozí, že se dvě faktury se stejným názvem přepíšou. Papírové účtenky z drogerie nebo z čerpací stanice naskenujte hned, dokud nevybledly.

Pokud máte provozovnu a zároveň pracujete v terénu, vyplatí se mít na obou místech stejnou sběrnou obálku nebo složku. Doklad se tak neztratí jen proto, že vznikl jinde než obvykle.

Zvláštní kapitolou jsou pravidelné platby bez měsíční faktury, například nájem, leasing nebo pojištění. Ke každé z nich stačí účetní jednou předat smlouvu nebo splátkový kalendář a pak už jen hlásit změny. Uložte si je do samostatné složky, aby se nemusely každý měsíc znovu hledat.

Kontrola před odesláním

Než balík dokladů pošlete, projděte krátký seznam. Zabere deset minut a ušetří zpětné dotazy:

1. Sedí vydané faktury s číselnou řadou a žádné číslo nechybí?
2. Má každá platba na výpisu odpovídající doklad?
3. Jsou na přijatých fakturách správné údaje o vaší firmě?
4. Jsou hotovostní účtenky čitelné a je z nich jasné, co se kupovalo?
5. Připsali jste poznámku k neobvyklým položkám, jako je záloha, dobropis nebo platba v eurech?

Podrobnější rozbor toho, na co se u faktur od dodavatelů dívat, najdete v článku co kontrolovat na přijatých fakturách před předáním účetní.

Když systém začne skřípat

Varovné signály bývají stejné: účetní se opakovaně ptá na chybějící doklady, předávání se posouvá a v šuplíku roste hromádka s nápisem „vyřeším později“. V takové chvíli nepomůže přidávat další pravidla, ale zjednodušit ta stávající. Často stačí změnit kanál, třeba přestat posílat fotky z mobilu přes různé aplikace a ukládat je na jedno místo.

Zvlášť u řemeslníků, kteří nakupují materiál během dne cestou na stavbu, se účtenky ztrácejí nejsnáz. Praktické tipy, jak tomu zabránit, shrnuje článek jak předcházet ztraceným účtenkám a chybějícím dokladům.

Pokud podnikáte v příhraničí a nakupujete i v Německu, domluvte se s účetní, jak zahraniční doklady označovat. Mají jiný formát, jinou měnu a bez poznámky se snadno zařadí špatně.

Modelová situace: malá stavební parta

Živnostník se dvěma pomocníky dělá rekonstrukce bytů na Sokolovsku. Materiál nakupují všichni tři podle potřeby, každý jinde a často v hotovosti. Dříve se účtenky sbíraly v přihrádce dodávky a jednou za čtvrt roku putovaly k účetní v obálce, ze které polovina nebyla čitelná.

Nové pravidlo je jednoduché: kdo nakoupí, vyfotí účtenku ještě na parkovišti a pošle ji do společné složky s názvem zakázky. Originál vloží do obálky v dodávce. Majitel jednou týdně zkontroluje, že fotky odpovídají obálce, a na konci měsíce vše odevzdá účetní. Navíc vidí, kolik materiálu padlo na kterou zakázku, což mu pomáhá při dalších nabídkách.

Napište si pravidla předávání na jednu stránku, pošlete ji účetní k odsouhlasení a mějte ji po ruce tam, kde doklady vznikají. Po třech měsících zhodnoťte, co funguje, a zbytek upravte. Systém, který dodržujete bez přemýšlení, je lepší než sebedokonalejší postup, na který se zapomíná.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Proč není účetnictví jen povinnost pro úřady nebo pokračujte na Kdy se vyplatí přejít z občasné pomoci na pravidelný servis. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.