← zpět na články

Jak podnikatel pozná, že mu účetnictví přestává stačit v tabulce

Tabulka v počítači je pro mnoho živnostníků první a zcela rozumný nástroj na evidenci. Nic nestojí, je přehledná a podnikatel v ní má všechno pod kontrolou. S růstem podnikání ale přichází chvíle, kdy se z pomocníka stává zdroj chyb a ztraceného času. Poznat ten okamžik včas znamená ušetřit si nepříjemné opravy na konci roku.

Kdy tabulka bohatě stačí

Pokud máte jednu činnost, menší počet dokladů měsíčně, žádné zaměstnance a nejste plátci DPH, jednoduchá tabulka příjmů a výdajů vám dobře poslouží. Typicky jde o lektora, překladatelku nebo grafika, kteří fakturují několika stálým klientům a výdaje mají spíš drobné. Podmínkou je, že tabulku vedete průběžně, pravidelně ji porovnáváte s bankovním výpisem a máte ji zálohovanou mimo vlastní počítač.

Tabulka má i jednu nenápadnou výhodu: nutí podnikatele dívat se na čísla vlastníma očima. Kdo ji vede poctivě, obvykle lépe rozumí svým příjmům a výdajům než ten, kdo jen posílá doklady dál. Jak takový přehled sestavit, aby dával smysl, popisuje článek jak si OSVČ připraví jednoduchý měsíční přehled příjmů a výdajů.

Varovné signály, které nepřehlížejte

Následující situace naznačují, že tabulka přestává odpovídat tomu, co vaše podnikání potřebuje. Jeden signál ještě nemusí znamenat změnu, ale pokud se jich sejde víc, je čas jednat.

• Doklady přibývají rychleji, než je stíháte zapisovat. Zápis se odkládá na konec měsíce, pak na konec čtvrtletí a nakonec na dobu před přiznáním.
• Do tabulky zapisuje víc lidí. Vznikají duplicity, přepsané vzorce a nikdo neví, která verze souboru je ta platná.
• Blížíte se limitu pro registraci k DPH, nebo už plátcem jste. Evidence pro DPH a kontrolní hlášení klade na přesnost a úplnost údajů mnohem vyšší nároky.
• Máte sklad nebo zásoby. Sledovat pohyby zboží ručně je pracné a chybové.
• Prodáváte do zahraničí, třeba zákazníkům z blízkého Německa, a řešíte cizí měny a odlišná pravidla pro fakturaci.
• Nedokážete rychle odpovědět na základní otázky, například kolik vám dluží odběratelé nebo jaký byl zisk za poslední měsíc.
• Zůstatek v tabulce nesedí s bankou a hledání rozdílu vám zabere celé odpoledne.

Co hrozí, když přechod odkládáte

Tabulka sama o sobě nic nezkontroluje. Neupozorní na vynechané číslo faktury, nehlídá splatnosti, neporovná údaje s bankou a nepozná, že jste jeden doklad zapsali dvakrát. Dokud je dokladů málo, chyby snadno najdete. Při větším objemu se ale nenápadně sčítají a vyplavou až při přípravě daňového přiznání, kdy už je na opravy málo času.

Dalším rizikem je závislost na jediném souboru. Poškozený disk, ztracený notebook nebo omylem smazaný list mohou znamenat ztrátu celoroční evidence. Kdo nemá zálohy, riskuje víc, než si připouští.

Třetím rizikem je pozdní reakce na změny. Tabulka sama neupozorní, že se obrat blíží zákonnému limitu pro registraci k DPH, ani že odběratel dluží už několik měsíců. Kdo tyto informace nemá na očích, dozví se o problému pozdě, často až ve chvíli, kdy je potřeba povinnosti dohánět zpětně.

Ukázkovým případem je malá truhlářská dílna, která začínala jako jednočlenná živnost a postupně přibrala pomocníka, e-shop a sklad hotových výrobků. Majitel celou dobu vedl jednu tabulku, do které postupně přidával další listy. Po čase v ní nevyznal nikdo kromě něj a ani on si nebyl jistý, zda čísla sedí.

Jak přechod naplánovat

Změna nemusí být skoková. Osvědčuje se postupovat v několika krocích:

1. Zvolte vhodný okamžik, ideálně začátek nového roku nebo čtvrtletí, aby se v jednom období nemíchaly dva systémy.
2. Uzavřete dosavadní tabulku: zkontrolujte ji proti bance a uložte ji jako archiv, který už nebudete měnit.
3. Rozhodněte, zda budete evidenci vést sami v účetním programu, nebo ji předáte účetní a sami budete jen dodávat podklady.
4. Převeďte otevřené položky: nezaplacené faktury, přijaté zálohy, majetek a případně zásoby.
5. Několik měsíců si výsledky ověřujte proti bance, než novému systému plně uvěříte.

Pokud už teď víte, že na evidenci nemáte čas ani chuť, stojí za úvahu rovnou předat agendu odborníkovi. Kdy se vyplatí opustit nárazovou výpomoc a domluvit si stálou spolupráci, rozebírá článek o přechodu na pravidelný účetní servis. Podnikatelé ze Sokolova a okolí, kteří zvažují předání evidence, mohou nahlédnout do nabídky účetnictví Sokolov.

Jak si to poctivě vyhodnotit

Projděte si výše uvedené signály a spočítejte si, kolik času vám evidence měsíčně skutečně zabere, včetně hledání chyb a dohledávání dokladů. Porovnejte to s tím, co byste za stejnou dobu vydělali ve svém oboru.

Pomůže i jednoduchý test: zkuste během pár minut z tabulky zjistit, kolik jste vydělali minulý měsíc a kdo vám k dnešku dluží. Pokud to nejde bez dlouhého počítání, tabulka už plní spíš roli archivu než nástroje, podle kterého se dá řídit podnikání.

Doporučení je prosté: pokud se vám sejde několik varovných signálů nebo vás tabulka začíná víc zdržovat, než šetřit, je správný čas na změnu. Lepší je přejít v klidu na začátku období než uprostřed roku pod tlakem blížícího se termínu.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Kdy začít řešit DPH a co nepodcenit před registrací nebo pokračujte na Co kontrolovat na přijatých fakturách před předáním účetní. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.