Účetnictví pro s.r.o. v regionu: co nepodcenit
Přechod ze živnosti na společnost s ručením omezeným bývá pro podnikatele krokem k větší bezpečnosti a profesionalitě. S novou právní formou ale přichází i jiný režim účetnictví, jiná pravidla pro nakládání s penězi a povinnosti, které živnostník vůbec neznal. Co si v regionální s.r.o. pohlídat, aby ji účetnictví nepřekvapilo, a kde malé společnosti nejčastěji chybují?
S.r.o. není živnost ve větším kabátě
Největší omyl nových majitelů s.r.o. je představa, že se změní jen název na fakturách. Společnost je samostatná právnická osoba se svým majetkem, svými účty a svými povinnostmi. Vede účetnictví v plném rozsahu, ne zjednodušenou daňovou evidenci, a na konci každého účetního období sestavuje účetní závěrku.
V praxi to znamená víc evidence a víc pečlivosti. Každá operace musí být doložena, zaúčtována a zařazena do správného období. Faktura vystavená v prosinci za práci odvedenou v listopadu, zásoby na skladě na konci roku nebo nevyfakturovaná rozpracovaná zakázka, to všechno ovlivňuje výsledek hospodaření. Malá stavební firma z Chebska nebo e-shop se sídlem v Ostrově tak musí řešit věci, které jako živnostníci neřešili.
Odpovědnost za řádné vedení účetnictví nese statutární orgán, tedy jednatel. I když účetnictví zpracovává externí účetní, jednatel nemůže tvrdit, že o ničem nevěděl. Proto se vyplatí rozumět aspoň základním výstupům a pravidelně je s účetní procházet.
Peníze společnosti nejsou peníze společníka
Živnostník si může ze svého účtu vybrat, kolik potřebuje, protože jde o jeho peníze. U s.r.o. to neplatí. Peníze na firemním účtu patří společnosti a k jejich převedení na společníka nebo jednatele je potřeba právní důvod. Typicky jde o tyto cesty:
- mzda nebo odměna jednatele na základě smlouvy, se všemi odvody;
- podíl na zisku, o kterém rozhoduje valná hromada po schválení účetní závěrky;
- půjčka společníkovi se smlouvou, podmínkami a splácením;
- náhrada výdajů, které jednatel prokazatelně zaplatil za firmu ze svého.
Každá z těchto cest má jiné daňové a odvodové dopady a pravidla se mohou měnit, proto výběr té správné konzultujte s účetní předem. Nejhorší variantou je výběr bez jakéhokoli důvodu nebo placení soukromých útrat firemní kartou. Taková operace se pak musí dodatečně vysvětlovat a může mít nepříjemné důsledky pro společnost i pro jednatele.
Roční povinnosti, které se snadno přehlédnou
U s.r.o. se kolem uzavření roku sejde několik povinností, které na sebe navazují. Kdo je nesleduje, snadno některou vynechá:
- Inventarizace majetku, zásob, pohledávek a závazků.
- Sestavení účetní závěrky.
- Podání daňového přiznání k dani z příjmů právnických osob.
- Schválení účetní závěrky valnou hromadou nebo jediným společníkem.
- Rozhodnutí o rozdělení zisku nebo úhradě ztráty.
- Zveřejnění účetní závěrky ve sbírce listin obchodního rejstříku.
Právě poslední bod malé společnosti často opomíjejí, protože s ním nesouvisí žádná platba a nikdo je na něj aktivně neupozorní. Přesto jde o zákonnou povinnost. Lhůty pro jednotlivé kroky si nechte potvrdit od účetní a zapište si je do kalendáře. Jak si hlídat termíny vůči úřadům systematicky, popisuje článek jak si firma hlídá termíny bez zbytečných pokut.
Přípravu na uzavření roku je dobré začít s předstihem. Co konkrétně malé firmy řeší v posledních týdnech roku, aby měly klidný start do dalšího období, shrnuje text co řeší malé firmy před koncem roku.
Obchod přes hranici a další regionální specifika
Pro společnosti z Chebska, Ašska nebo Mariánskolázeňska je obchod s Německem často běžnou součástí podnikání. Firmy nakupují materiál a zboží za hranicí, fakturují německým odběratelům nebo mají v Německu část zákazníků. Každá taková transakce má dopady na DPH, vyžaduje správné údaje na fakturách a často i převod cizí měny. Účetní, která s přeshraničním obchodem pracuje běžně, ví, na co se ptát a co ověřit.
Další regionální specifikum je sezónnost. S.r.o. provozující hotel, restauraci nebo cestovní služby má výrazně nerovnoměrné tržby a náklady. Pro účetnictví to znamená pečlivé časové rozlišení: zálohy přijaté v jednom roce za pobyty v dalším roce, předplacené služby nebo náklady na předsezónní opravy. Bez něj může výsledek hospodaření za jednotlivé roky vypadat zkresleně.
Na co se ptát účetní, než ji pověříte
Pro s.r.o. nestačí účetní, která zvládá daňovou evidenci živnostníků. Zeptejte se, zda vede podvojné účetnictví pro společnosti podobné velikosti, zda připravuje účetní závěrku a podklady pro valnou hromadu, a zda pomůže se zveřejněním ve sbírce listin. Důležitá je i ochota vysvětlit jednateli výsledky srozumitelně.
Společnosti z Chebu a okolí mohou do výběru zařadit například službu účetnictví Cheb a na první schůzce si ověřit její zkušenosti s přeshraničním obchodem. Konkrétní dotazy k fungování s.r.o., třeba k výplatě podílu na zisku nebo k půjčkám společníkům, můžete nejdřív položit v účetní poradně Ucetio.cz.
Doporučení: pokud s.r.o. zakládáte nebo jste ji nedávno založili, sedněte si s účetní ještě před prvním uzavřením roku a projděte s ní, jak budou peníze ze společnosti legálně odcházet k vám, které roční povinnosti vás čekají a kdo za co odpovídá. Jasná pravidla od začátku jsou mnohem levnější než dodatečné opravy.
Užitečné odkazy
Účetnictví Cheb · Poradna Ucetio.cz · Portál MOJE daně – elektronické formuláře