← zpět na články

Kdy je online účetnictví vhodné i pro regionální podnikatele

Regionální podnikatel si pod účetní často představí kancelář ve vedlejší ulici, kam jednou za měsíc donese tašku dokladů. Online účetnictví funguje jinak: doklady putují elektronicky, komunikace probíhá e-mailem nebo videohovorem a osobní schůzka je spíš výjimkou. Pro koho z Karlovarského kraje je takový model rozumný a kdy naopak narazí?

Jak online spolupráce v praxi vypadá

Podnikatel nahraje doklady do sdílené složky nebo je pošle e-mailem, účetní je zpracuje a výstupy vrátí elektronicky. Bankovní výpisy se předávají jako soubory, podání na úřady jdou přes datovou schránku. Fyzické setkání není nutné, ale také není vyloučené.

S elektronickým předáváním souvisí i bezpečnost. Doklady obsahují údaje o vašich zákaznících, bankovních účtech a příjmech, proto by sdílené úložiště mělo být chráněné heslem a dvoufázovým ověřením. Citlivé dokumenty, jako jsou mzdové podklady nebo kopie dokladů totožnosti, neposílejte běžným e-mailem bez domluvy s účetní, jakým bezpečnějším způsobem je předat.

Klíčem jsou pravidla: kdy se doklady předávají, v jaké podobě a jak rychle účetní odpovídá. Podrobněji je rozebírá článek na co myslet při spolupráci s externí účetní na dálku.

Pro koho se online model obvykle hodí

• pro OSVČ s menším množstvím dokladů, které většinou vznikají elektronicky;
• pro IT freelancery, grafiky, překladatele a další profese pracující u počítače;
• pro e-shopy, kde faktury i přehledy z platebních bran existují jen digitálně;
• pro podnikatele, kteří hodně cestují nebo pracují na zakázkách po celém kraji;
• pro firmy v menších obcích, kde účetní služba v místě chybí nebo nemá volnou kapacitu.

Výhodou je i časová volnost. Řemeslník, který přes den jezdí po stavbách mezi Sokolovem a Chebem, nemusí řešit otevírací dobu kanceláře. Doklady vyfotí večer a odešle je, když má klid.

V příhraničí se navíc často pracuje s fakturami a výpisy od zahraničních partnerů, které stejně chodí jen e-mailem. Firma z Aše nebo z Chebu, která dodává do Bavorska, tak má většinu podkladů v elektronické podobě už dnes a tisknout je jen kvůli účetní nedává velký smysl.

Kdy online spolupráce naráží

Online účetnictví není univerzální řešení. Potíže mohou nastat u podnikatelů, kteří mají většinu dokladů papírových a nechtějí je skenovat, nebo u těch, kdo potřebují všechno probrat osobně u stolu. Složitější je i situace, kdy firma prochází sporem, kontrolou z úřadu nebo zásadní změnou a potřebuje častá jednání.

Také lázeňský provoz s množstvím hotovostních tržeb, brigádníků a sezónních smluv může z osobního kontaktu těžit, alespoň v nejvytíženějších měsících. Záleží spíš na povaze dokladů a na tom, kolik otázek během měsíce vzniká, než na tom, jak daleko je kancelář.

Roli hraje i vztah k technice. Pokud vám skenování, sdílené složky a elektronické bankovnictví působí potíže, online spolupráce vás bude spíš zatěžovat. Někdy pomůže, když s digitálními nástroji pomůže někdo z rodiny nebo zaměstnanec, jindy je poctivější zůstat u osobního předávání.

Kombinace obou přístupů

Pro mnoho regionálních firem funguje nejlépe hybridní model: běžná agenda probíhá online a na důležité věci, jako je roční uzávěrka nebo plánování investic, se účetní a podnikatel potkají osobně. Osobní schůzka pak není rutinní předávání papírů, ale čas na otázky, na které se v e-mailu špatně odpovídá: jak se daří, co plánujete a kde vidí účetní rizika. Výhody i úskalí tohoto přístupu shrnuje text online spolupráce s účetní a osobní kontakt v kraji.

Pokud podnikáte na Ostrovsku a chcete mít možnost obojího, podívejte se na účetnictví Ostrov a zeptejte se, jak se dá kombinace osobních schůzek a elektronického předávání nastavit.

Jak přechod na online spolupráci připravit

1. Zjistěte, kolik vašich dokladů už dnes vzniká elektronicky a kolik jich je papírových.
2. Zvolte jedno úložiště a jednotnou strukturu složek.
3. Ověřte, zda máte aktivní datovou schránku, a domluvte s účetní, jak k ní bude přistupovat.
4. Vyzkoušejte předání jednoho měsíce nanečisto a vyhodnoťte, co chybělo.
5. Domluvte si pravidelný hovor, třeba jednou za čtvrtletí.

Zkušební měsíc berte opravdu jako test. Zapište si, kolik času vám předání zabralo, kolik dotazů účetní měla a které doklady chyběly. Podle toho upravte strukturu složek nebo termín předávání, dokud nebude spolupráce běžet bez zbytečných zpráv sem a tam.

Modelově: majitelka malé kavárny v Ostrově dosud nosila doklady účetní osobně. Přejde na fotky účtenek a stahování výpisů, osobní schůzku si nechá jednou za čtvrtletí. Ušetří cesty a účetní dostává podklady dřív, protože se nečeká na volný termín v kalendáři. Na čtvrtletní schůzce pak neřeší chybějící účtenky, ale to podstatné: jak se daří kavárně, zda unese letní brigádnici a kdy upravit ceník.

O vhodnosti online účetnictví nerozhoduje velikost města, ve kterém podnikáte, ale to, jak vznikají vaše doklady a jak dobře se vám komunikuje na dálku. Vyzkoušejte tento model na jednom čtvrtletí a teprve pak se rozhodněte natrvalo.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak zvládnout změnu účetní služby bez chaosu nebo pokračujte na Jak připravit podklady pro účetní při více činnostech. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.