← zpět na články

Jak řešit faktury zaplacené kartou nebo hotově

Faktura obvykle předpokládá platbu převodem, jenže zákazníci často zaplatí na místě kartou nebo hotově a i vy sami platíte dodavatelům různými způsoby. Pak se objevují otázky: Je faktura zaplacená? Potřebuji k ní ještě účtenku? Jak to zapsat, aby se tržba nezapočítala dvakrát? Projděme nejčastější situace jednu po druhé.

Vydaná faktura zaplacená na místě

Autoservis z Ostrova vystaví zákazníkovi fakturu za opravu a ten ji hned zaplatí kartou na terminálu nebo v hotovosti. Aby bylo jasné, že je vše vyrovnáno, uveďte na faktuře způsob úhrady a poznámku, že je uhrazena. U hotovosti navíc vystavte příjmový pokladní doklad, nebo ho s fakturou propojte tak, aby bylo zřejmé, že jde o jednu a tutéž platbu.

Častá chyba vypadá takto: tržba se zapíše jednou jako zaplacená faktura a podruhé jako hotovostní příjem v pokladně. Ve výsledku se příjem zdvojí a daňový základ je vyšší, než odpovídá skutečnosti. Opačná chyba nastane, když se faktura vede jako nezaplacená, protože na účet nikdy nepřišla žádná platba, a zákazník pak dostane zbytečnou upomínku. Proto si nastavte pravidlo, že u každé platby na místě existuje jasná vazba mezi fakturou a pokladním dokladem nebo záznamem z terminálu.

Platby přes terminál a hromadné připsání na účet

Při platbě kartou nedorazí peníze na účet hned a ne po jednotlivých položkách. Poskytovatel platebních služeb obvykle pošle souhrnnou částku za den nebo za několik dní a strhne si poplatky. Na výpisu tak vidíte jednu platbu, která neodpovídá žádné konkrétní faktuře.

• Uchovávejte denní uzávěrky z terminálu a přehledy transakcí od poskytovatele.
• Souhrnné připsání párujte s jednotlivými fakturami nebo tržbami za dané dny.
• Poplatky za platby kartou evidujte jako samostatný výdaj na základě vyúčtování od poskytovatele.
• Pokud zákazníkovi platbu vracíte, uchovejte doklad o vrácení a s účetní vyřešte, jaký opravný doklad vystavit.
• Rozdíl mezi součtem transakcí a připsanou částkou si vždy vysvětlete, ať už jde o poplatek, vratku nebo zpoždění.

Pro ubytovací zařízení, kde hosté často platí zálohu převodem a doplatek kartou při odjezdu, je párování obzvlášť důležité. Bez něj se těžko zjišťuje, kdo má ještě co doplatit a zda záloha nebyla omylem započtena dvakrát. Penzion v lázeňském městě s desítkami hostů měsíčně to bez pravidelného párování prakticky nemá šanci uhlídat.

Zálohy a platby rozdělené na více částí

Řada zakázek se neplatí najednou. Truhlář z Karlových Varů chce před výrobou kuchyně zálohu převodem, zbytek mu zákazník doplatí při montáži v hotovosti. Instalatér dostane část peněz kartou a zbytek převodem o týden později. Každou část úhrady je potřeba zaznamenat zvlášť a u konečné faktury jasně uvést, kolik už bylo zaplaceno a jakým způsobem.

U plátců DPH se zálohy řídí vlastními pravidly pro vystavování dokladů a vznik povinnosti přiznat daň. Pokud jste plátci, nechte si od účetní vysvětlit, jaké doklady vystavovat k záloze a jaké ke konečnému vyúčtování. Neplátci si vystačí s jednodušším postupem, i oni ale potřebují, aby součet všech částečných úhrad odpovídal celkové ceně zakázky.

Přijatá faktura zaplacená firemní kartou

Když nakoupíte u dodavatele a zaplatíte firemní kartou, potřebujete samotnou fakturu nebo zjednodušený doklad. Výpis z karty nebo stvrzenka z terminálu dokládá jen to, že platba proběhla, nikoli co jste koupili. U internetových nákupů si fakturu stáhněte a označte ji jako uhrazenou kartou, aby ji účetní nehledala mezi neuhrazenými závazky a nepárovala ji s platbou, která nikdy nepřijde.

Když zaplatíte soukromou kartou nebo z vlastní peněženky

Stane se, že firemní karta zůstane doma a nákup zaplatíte z osobních peněz. Doklad je v pořádku, jen je potřeba zaznamenat, že platba neproběhla z podnikatelského účtu. U živnostníka se to zpravidla řeší jako vklad podnikatele, u společnosti s ručením omezeným vzniká firmě vůči společníkovi nebo zaměstnanci závazek, který je potřeba vyrovnat. Dohodněte se s účetní, jak tyto případy značit, a snažte se jich mít co nejméně.

Aby každá platba měla jasnou cestu evidencí, sepište si jednoduchá pravidla pro fakturaci a úhrady a seznamte s nimi i zaměstnance. Inspiraci najdete v článku proč se vyplatí mít jasná pravidla pro fakturaci. Platební podmínky je dobré předem sjednat i s obchodními partnery, o čemž píšeme v textu co sledovat při spolupráci s dodavateli a odběrateli.

Při elektronickém předávání dokladů výrazně pomáhá online účetní spolupráce, protože účetní vidí výpisy i fakturaci průběžně a na nesrovnalosti v platbách upozorní dřív, než se nahromadí.

Co si z toho odnést do praxe: u každé faktury vyznačte způsob úhrady, u hotovosti a karty uchovávejte vazbu na pokladní doklad nebo záznam z terminálu a souhrnná připsání od poskytovatele párujte pravidelně, ideálně každý týden. Pak bude jedno, jak zákazník zaplatil, protože v evidenci bude vše sedět.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Co by měl podnikatel vědět o evidenci majetku nebo pokračujte na Proč není účetnictví jen povinnost pro úřady. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.