← zpět na články

Jak předcházet ztraceným účtenkám a chybějícím dokladům

Chybějící účtenka vypadá jako drobnost, dokud se jich za rok nenasbírá celá hromádka. Každý nedoložený nákup je výdaj, který může v evidenci chybět, a otázka, na kterou se později těžko odpovídá. Dobrou zprávou je, že většině ztrát se dá předejít několika jednoduchými návyky.

Kde doklady nejčastěji mizí

Než začnete cokoli měnit, zkuste si vybavit, kde vám doklady v posledních měsících zmizely. U většiny podnikatelů se opakují stejná místa:

• auto, kde se účtenky z čerpací stanice a stavebnin válejí v přihrádce nebo pod sedadlem,
• peněženka, ze které se doklady při placení vysypou,
• e-mail, kde faktura skončí ve spamu nebo mezi reklamními zprávami,
• zákaznický účet internetového obchodu, odkud je nutné fakturu stáhnout ručně,
• zaměstnanci nebo rodinní příslušníci, kteří nakoupí a doklad nepředají,
• účtenky na tepelně citlivém papíru, které po čase vyblednou a nejdou přečíst.

Už samotný seznam napoví, kde začít. Pokud se vám doklady ztrácejí hlavně v autě, je řešení jiné, než když zapadají v e-mailu.

Návyky, které ztrátám předejdou

Doklad si vyžádejte pokaždé

Při nákupu pro podnikání si o doklad řekněte vždy, a pokud jde o větší nákup, rovnou o fakturu na své IČO. Elektrikář, který zajíždí do velkoobchodu několikrát týdně, může u dodavatele požádat o firemní zákaznický účet. Faktury pak chodí automaticky na e-mail a nic se neztratí v autě.

Fotka hned u pokladny

Nejjistější je vyfotit účtenku mobilem ještě před odchodem z obchodu a uložit ji do složky, která se automaticky zálohuje. Originál pak putuje do obálky v autě nebo v tašce a jednou týdně do šanonu. Fotka zachrání údaje i tehdy, když papír vybledne.

Jedna adresa pro všechny faktury

Dodavatelům nahlaste jednu e-mailovou adresu určenou jen pro doklady. V běžné poště se pak faktury neztrácejí a předání účetní je otázkou přeposlání nebo sdílení složky.

Pravidla pro zaměstnance a rodinu

Kdo za firmu nakupuje, musí vědět, že bez dokladu nedostane peníze zpět. Jasné pravidlo „žádná účtenka, žádné proplacení“ vyřeší většinu sporů dřív, než vzniknou.

Stejně důležité jako sběr je i průběžné ukládání a třídění. Proč ho nenechávat na konec roku, vysvětluje článek proč se vyplatí průběžně archivovat účetní doklady.

Online nákupy a předplatné služeb

Zvláštní kapitolou jsou opakované platby za software, cloudové úložiště, reklamu nebo telefonní tarif. Platba odejde z karty automaticky, ale fakturu si často musíte stáhnout sami. Sepište si seznam všech předplatných a u každého si poznamenejte, kde se faktura stahuje. Jednou za měsíc pak seznam projděte a doklady stáhněte najednou.

U zahraničních služeb si ověřte, zda je faktura vystavená na vaši firmu a obsahuje všechny potřebné údaje. Co dalšího zkontrolovat na přijatých fakturách, než je pošlete dál, shrnuje text co kontrolovat na přijatých fakturách.

Majitelka malého e-shopu s dekoracemi z Karlových Varů zjistila, že jí nejvíc dokladů chybí právě u drobných online nákupů obalového materiálu a u poplatků za prodejní a platební služby. Platby viděla na výpisu, faktury ale ležely v zákaznických účtech, kam se nikdy nepřihlásila. Stačilo jednou měsíčně projít seznam a problém zmizel.

Týdenní porovnání s výpisem odhalí díry včas

Nejspolehlivějším detektorem chybějících dokladů je bankovní výpis. Každá platba z podnikatelského účtu by měla mít svůj doklad. Když jednou týdně projdete pohyby a ke každému výdaji přiřadíte účtenku nebo fakturu, okamžitě uvidíte, co chybí. Po týdnu si ještě pamatujete, kde jste nakupovali a koho kontaktovat. Po půl roce už jen hádáte.

Platby v hotovosti výpis neukáže, proto u nich spoléhejte na pokladní knihu nebo alespoň na jednoduchý seznam výdajů zaplacených z peněženky.

Když doklad přece jen chybí

I při nejlepší snaze se někdy doklad ztratí. Nepanikařte a postupujte systematicky:

1. Požádejte prodejce o kopii nebo duplikát. Mnoho obchodů a dodavatelů ho umí vystavit i zpětně.
2. U online nákupů zkuste fakturu znovu stáhnout ze zákaznického účtu nebo z potvrzovacího e-mailu.
3. Uschovejte bankovní výpis s platbou, objednávku a případnou korespondenci jako podpůrné podklady.
4. Poraďte se s účetní, zda a jak lze takový výdaj doložit. Samotný výpis z účtu doklad obvykle nenahradí.

Nikdy si doklad nevyrábějte sami ani neupravujte jiný, i když byste přesně věděli, co na něm stálo. Lépe je výdaj po poradě s účetní neuplatnit než riskovat potíže s dokladem, který neodpovídá skutečnosti.

Pokud se ztracené doklady opakují, je to signál, že systém nefunguje a stojí za to ho probrat s odborníkem. Kdo podniká na Sokolovsku, může se obrátit na účetnictví Sokolov a nechat si poradit, jak předávání dokladů nastavit, aby se nic neztrácelo.

Doporučujeme začít tím nejjednodušším: fotit účtenky hned u pokladny a zřídit jednu adresu pro všechny faktury. Tyto dva návyky odstraní velkou část ztrát a další kroky můžete přidávat postupně, podle toho, kde vám doklady unikají nejvíc.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Kdy má podnikatel řešit změnu cen a marží nebo pokračujte na Co znamená pravidelná komunikace s účetní v praxi. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.