← zpět na články

Co kontrolovat na přijatých fakturách před předáním účetní

Účetní dokáže z přijaté faktury vyčíst hodně, ale neví, co jste si objednali, co skutečně dorazilo a na čem jste se s dodavatelem domluvili. Krátká kontrola před předáním dokladů proto patří podnikateli. Zabere pár minut týdně a ušetří zpětné dohledávání, opravné doklady i nepříjemné dotazy.

Patří faktura opravdu vám?

Začněte tím nejjednodušším, údaji o odběrateli. Na faktuře musí být vaše správné jméno nebo název firmy, adresa sídla a identifikační číslo. Pokud jste plátce DPH, zkontrolujte i daňové identifikační číslo. Chyba v jediné číslici se snadno přehlédne a později komplikuje uplatnění výdaje nebo nároku na odpočet daně.

Potíže mívají podnikatelé, kteří nakupují jako soukromá osoba i jako firma. Majitel malé s.r.o. si v hobbymarketu nechá vystavit fakturu, pokladní ale načte jeho soukromou zákaznickou kartu, a faktura pak zní na jeho jméno místo na firmu. Taková faktura do firemních výdajů nepatří, dokud ji prodejce neopraví.

Podobná situace nastává u nákupů přes internet, kde objednávku zadá zaměstnanec nebo rodinný příslušník ze svého soukromého účtu. Faktura pak nese jeho jméno a domácí adresu. Nejjednodušší prevencí je mít ve všech e-shopech, kde firma pravidelně nakupuje, založený firemní účet s vyplněnými fakturačními údaji.

Kontrolní seznam před předáním

U každé přijaté faktury projděte tyto body. Po pár týdnech to půjde téměř automaticky:

• údaje o vás jako odběrateli jsou úplné a správné;
• dodavatel je identifikovatelný, včetně identifikačního čísla a adresy;
• faktura má datum vystavení, a pokud je dodavatel plátce DPH, také datum uskutečnění zdanitelného plnění;
• popis plnění je konkrétní, ne jen „služby“ nebo „materiál“;
• počty kusů a ceny odpovídají objednávce, dodacímu listu nebo cenové nabídce;
• součty sedí a daň je rozepsaná, pokud ji dodavatel uplatňuje;
• splatnost a způsob úhrady odpovídají dohodě;
• číslo účtu je stejné jako u předchozích faktur, případně jako ve smlouvě.

Obsah plnění a návaznost na objednávku

Formálně bezvadná faktura může být věcně špatně. Obkladač objedná dvacet balení obkladů, dodavatel přiveze osmnáct a fakturuje dvacet. Pokud fakturu bez kontroly předá účetní a nechá ji zaplatit, rozdíl se bude vymáhat hůř. Proto se vyplatí přikládat k faktuře dodací list nebo aspoň poznámku, že zboží dorazilo kompletní.

U služeb je kontrola těžší, princip ale zůstává. Faktura za opravu auta by měla odpovídat zakázkovému listu, faktura za správu webu dohodnutému rozsahu práce. Popis „konzultace dle dohody“ může stačit vám, ale účetní ani případná kontrola z něj nepoznají, k čemu výdaj sloužil. Nebojte se od dodavatele vyžádat podrobnější rozpis.

Faktury z Německa a dalších zemí

V příhraničí je běžné nakupovat u německých dodavatelů. Zahraniční faktura může mít jiné náležitosti a často se u ní uplatní jiný režim DPH než u tuzemské. Nic na ní neupravujte ani nepřepočítávejte, jen ji označte jako zahraniční a připojte informaci, zda šlo o zboží, nebo službu a jak jste platili. Daňové zatřídění je práce účetní.

Platební údaje a pojistka proti podvodům

Zvláštní pozornost si zaslouží číslo účtu. Podvodné faktury, které vypadají jako od skutečného dodavatele, ale mají změněný účet, nejsou žádnou vzácností. Pokud se číslo účtu liší od minula, ověřte změnu telefonicky na čísle, které znáte, ne na tom, které je uvedené v e-mailu s fakturou. Plátci DPH by navíc měli ověřit, zda je účet dodavatele zveřejněný v registru plátců, protože platba na nezveřejněný účet může mít daňové důsledky.

Pokud fakturu platíte kartou nebo hotově, poznamenejte si to přímo na dokladu nebo v názvu souboru. Jinak ji účetní může vést jako neuhrazenou. Jak takové doklady označovat, rozebírá článek o tom, jak řešit faktury zaplacené kartou nebo hotově.

Jak kontrolu zapojit do běžného týdne

Nejlépe funguje pevný okamžik. Například v pátek odpoledne projdete faktury, které za týden přišly e-mailem i poštou, zkontrolujete je podle seznamu a uložíte do jedné složky pro účetní. Co nesedí, odložíte stranou s poznámkou a rovnou napíšete dodavateli. Celý postup, jak předávat doklady účetní bez chaosu, pak stojí na tom, že k ní putují jen zkontrolované doklady a ty sporné jsou jasně označené.

Pokud faktury prochází rukama více lidí, třeba vedoucí provozovny a majitele, stanovte, kdo je kontroluje věcně a kdo je pouští k úhradě. Stačí jednoduchá značka nebo poznámka v názvu souboru. Ve dvou se chyba odhalí snáz, ale jen tehdy, když každý ví, za co odpovídá, a nespoléhá na toho druhého.

Kontrolu nenechávejte na den, kdy odesíláte podklady, protože v časové tísni se chyby přehlížejí nejsnáz. Pokud si s přijatými fakturami nevíte rady nebo jich je tolik, že je nestíháte, domluvte se s účetní na rozdělení práce. Kdo podniká na Ostrovsku, může oslovit například účetnictví Ostrov a nastavit si, co zkontroluje sám a co už pohlídá účetní.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak podnikatel pozná, že mu účetnictví přestává stačit v tabulce nebo pokračujte na Jak pracovat s pokladnou a hotovostí v malé firmě. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.