← zpět na články

Jak pracovat s pokladnou a hotovostí v malé firmě

Hotovost v malé firmě je jako drobné v kapse: snadno se s ní platí a stejně snadno se nad ní ztrácí přehled. Bistro, kadeřnictví, stánek s občerstvením nebo malý obchod v lázeňském městě se bez ní neobejdou. Aby hotovost v evidenci neznamenala chaos, potřebuje jasná pravidla a pravidelnou kontrolu.

Kdy pokladnu opravdu potřebujete

Pokladnu vede ten, kdo v rámci podnikání přijímá nebo vydává hotové peníze. Nemusí jít o kasu se šuplíkem, jde o evidenci toho, kolik peněz do firmy v hotovosti přišlo a kolik odešlo. Podnikatel, který vše platí kartou a tržby dostává jen na účet, pokladnu často řešit nemusí. Jakmile ale zákazníci platí v hotovosti nebo nakupujete drobnosti za peníze z peněženky, evidence hotovosti se vyplatí.

V menších provozech v turistických oblastech se navíc objevují eura od zahraničních hostů. Pokud je přijímáte, dohodněte se s účetní, jak cizoměnovou hotovost vést a přepočítávat, aby se nemíchala s korunami a aby zůstatek každé měny šel samostatně ověřit.

Pokladní doklad a pokladní kniha

Každý pohyb hotovosti by měl mít svůj doklad. Při příjmu peněz vystavujete příjmový pokladní doklad, při výdeji výdajový. Doklady se číslují v souvislé řadě, a to buď zvlášť pro příjmy a výdaje, nebo společně, podle toho, co si s účetní nastavíte. Důležité je, aby v řadě nechyběla žádná čísla.

Na pokladním dokladu by nemělo chybět datum, částka, účel platby, kdo peníze přijal nebo vydal a jeho podpis. U plátců DPH mohou být požadavky na obsah dokladů přísnější, proto si vzor nechte zkontrolovat účetní dřív, než si ho necháte vytisknout do bloku.

Pokladní kniha pak shrnuje všechny pohyby v časovém pořadí a ukazuje průběžný zůstatek. Může mít papírovou podobu, pohodlnější je ale vést ji v programu, který zůstatek počítá sám a upozorní na chybu. Do pokladny patří i vklady a výběry majitele: když si vezmete peníze z kasy domů nebo naopak doplníte drobné z vlastní peněženky, zapište to stejně pečlivě jako tržbu.

Pravidla pro platby v hotovosti a pro evidenci tržeb se v posledních letech měnila a mohou se měnit dál. Aktuální stav, včetně případných omezení plateb v hotovosti, si ověřte u Finanční správy nebo u účetní.

Denní a měsíční kontrola hotovosti

Pokladna funguje jen tehdy, když evidovaný zůstatek odpovídá penězům v kase. Ověřujte to pravidelně podle tohoto postupu:

1. Na konci každého dne přepočítejte hotovost a porovnejte ji se zůstatkem v pokladní knize.
2. Každý rozdíl, i drobný, hned dohledejte a zapište, čím vznikl.
3. Větší částky průběžně odvádějte na bankovní účet a vklad doložte potvrzením nebo výpisem.
4. Jednou měsíčně proveďte inventuru pokladny a sepište o ní krátký podepsaný zápis.
5. Porovnejte odvody hotovosti s pohyby na účtu, aby žádný vklad nezůstal nezapsaný.

Máte-li víc pokladen, například v provozovně a na stánku při letních akcích, veďte každou zvlášť a převody mezi nimi zapisujte jako samostatné pohyby. Jedna společná kniha pro dvě místa se rychle stane nečitelnou a rozdíly v ní nejde přiřadit konkrétní kase.

Pravidelné porovnání s bankou je důležité i mimo pokladnu. Proč se k výpisům vyplatí vracet každý měsíc, vysvětluje článek proč je důležitá kontrola bankovních pohybů. Měsíční inventuru pokladny je praktické spojit s celkovou uzávěrkou měsíce, o které píšeme v textu o přínosu měsíční uzávěrky pro malé podnikání.

Chyby, které se v malých provozech opakují

• Záporný zůstatek v pokladně, který ve skutečnosti nemůže nastat a vždy ukazuje na chybějící záznam.
• Nákupy zaplacené z kasy bez účtenky, například drobný materiál nebo zboží z trhu.
• Tržby zapsané souhrnně až po několika dnech, a to jen odhadem.
• Zaměstnanci s přístupem do kasy bez jasně určené odpovědnosti za směnu.
• Soukromé platby majitele z firemní kasy bez jakéhokoli zápisu.
• Hotovost uložená na více místech, například v kase, v trezoru a v autě, bez evidence, kde je kolik.

Majitelka malé cukrárny na Chebsku si zavedla pravidlo, že kasu na konci dne přepočítává vždy ten, kdo měl směnu, a výsledek podepíše. Rozdíly se od té doby dohledávají mnohem snáz, protože každý ví, za co odpovídá, a nikdo nemusí po týdnu vzpomínat, kdo co prodal.

Podobně funguje rozdělení na provozní kasu a příruční pokladnu na drobné nákupy. Do příruční pokladny se vloží předem určený obnos a každý výdaj z ní se doloží účtenkou. Když se peníze minou, účtenky se vyúčtují a pokladna se doplní. Výdaje tak nezůstávají rozptýlené po peněženkách zaměstnanců.

Pokud si s nastavením pokladny nevíte rady nebo máte více provozoven, poraďte se s místní účetní. Na Chebsku můžete využít například účetnictví Cheb, kde vám pomohou zvolit vhodný postup pro váš provoz.

Doporučujeme začít jednoduše: jedna kasa, jedna pokladní kniha, denní přepočítání a pravidelné odvody na účet. S tímto základem bude hotovost ve vaší evidenci stejně průhledná jako platby kartou a případné rozdíly odhalíte dřív, než narostou.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Co kontrolovat na přijatých fakturách před předáním účetní nebo pokračujte na Proč je důležité oddělit osobní a podnikatelské platby. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.