Jak předávat doklady účetní bez chaosu
Igelitka plná účtenek předaná jednou za čtvrt roku je klasika, kterou zná snad každá účetní. Problém ale není v igelitce, nýbrž v tom, co v ní chybí: kontext, úplnost a pořadí. Tento článek nabízí konkrétní postup, jak předávat doklady tak, aby účetní nemusela nic dohledávat a vy jste neodpovídali na stejné dotazy každý měsíc.
Kde chaos obvykle vzniká
Než začnete něco měnit, stojí za to přiznat si, kde přesně se to u vás zadrhává. Nejčastější příčiny bývají podobné:
- doklady přicházejí různými cestami: e-mailem, poštou, v ruce, ve zprávě na telefonu;
- část faktur zůstává v e-mailové schránce a nikdo je nepřepošle;
- chybí pravidelný termín, takže se předává „až bude čas“;
- u nejasných plateb není poznámka, k čemu sloužily;
- soukromé a firemní nákupy jsou smíchané na jedné účtence nebo jednom výpisu.
Každý z těchto bodů znamená pro účetní čas strávený dohledáváním a pro vás telefonát v nevhodnou chvíli. Dobrá zpráva je, že většina se dá vyřešit jednoduchou změnou návyku.
Typický příklad: instalatér posílá účetní fotky účtenek přes telefon, faktury za materiál mu chodí e-mailem a výpis z banky si účetní stahuje sama. Tři kanály, tři různé termíny a žádná kontrola, zda je vše kompletní. Stačí, aby jedna faktura zapadla mezi reklamními e-maily, a účetní ji bude hledat při každém procházení výpisu.
Postup předávání krok za krokem
Následující postup je navržený pro malou firmu nebo živnostníka, kteří nemají asistentku a vše dělají sami:
- Jeden sběrný bod. Všechny papírové doklady jdou do jedné krabice nebo desek, elektronické do jedné složky. Faktury z e-mailu přeposílejte hned po přijetí na jednu adresu nebo do sdílené složky.
- Pevný termín. Domluvte se s účetní na dni v měsíci, kdy podklady dostane. Zapište si ho do kalendáře s připomínkou.
- Kontrola úplnosti. Před odesláním projděte bankovní výpis a ověřte, že ke každé odchozí platbě máte doklad.
- Poznámky k nejasnostem. U každého dokladu, který by mohl vyvolat otázku, připište krátkou poznámku.
- Odeslání v jednom balíku. Neposílejte doklady po kouscích během měsíce, pokud se s účetní nedomluvíte jinak.
- Potvrzení. Požádejte o krátké potvrzení, že podklady dorazily kompletní.
Pokud si chcete systém nastavit od základu, podrobnější návod nabízí článek jak si podnikatel nastaví jednoduchý systém předávání dokladů.
Papír, nebo sken?
Elektronické předávání je rychlejší a doklady se cestou neztratí. Skeny a fotky ale musí být čitelné: celý doklad, žádné stíny, žádné oříznuté částky. Účtenky na termopapíru navíc časem blednou, takže digitální kopie se vyplatí pořídit hned.
Pro pojmenování souborů se osvědčuje jednoduchý formát: datum, dodavatel a krátký popis. Účetní pak v seznamu na první pohled vidí, co dostala, a nemusí každý soubor otevírat jen proto, aby zjistila, o jaký doklad jde.
Papírové originály si přesto ponechte. Pravidla pro uchovávání dokladů mohou vyžadovat jejich archivaci a při případné kontrole po vás úřad může originál chtít. Domluvte se s účetní, zda jí stačí elektronické kopie, nebo zda chce jednou za čas převzít i papíry.
Co přiložit, aby se účetní nemusela doptávat
Nejvíc času nezabere zaúčtování dokladu, ale zjišťování, co vlastně znamená. Kosmetička z Mariánských Lázní kupuje přípravky pro salon i pro sebe, zahradník z okolí nakupuje materiál pro různé zakázky, e-shop dostává platby přes několik platebních kanálů. U všech pomůže, když k podkladům přidají pár slov:
- ke které zakázce nebo zákazníkovi doklad patří;
- zda šlo o firemní, nebo částečně soukromý nákup;
- u plateb kartou, k jaké faktuře se vztahují;
- u příjmů bez faktury, odkud peníze přišly.
Poznámka nemusí být dlouhá. Stačí pár slov tužkou na účtenku nebo do názvu souboru, například „obklad – koupelna, zakázka Ostrov“. Účetní z toho vyčte víc než z čísla dokladu.
Přijaté faktury je dobré před předáním zkontrolovat, aby na nich byly správné údaje o vaší firmě a odpovídající částka. Co konkrétně na nich hlídat, shrnuje text co kontrolovat na přijatých fakturách před předáním účetní. Opravit chybnou fakturu u dodavatele je jednodušší hned než po několika měsících.
Když nový systém nefunguje
Ne každý postup sedne každému podnikání. Pokud po pár měsících zjistíte, že termíny nestíháte nebo účetní pořád něco chybí, nevzdávejte to, ale upravte jednotlivé kroky. Možná potřebujete kratší interval, jiný kanál nebo jednodušší strukturu složek. Častou slabinou bývá i to, že systém zná jen majitel. Pokud nakupuje také společník, partner nebo zaměstnanec, musí vědět, kam doklad dát a do kdy, jinak se z jednoho sběrného bodu brzy stanou zase tři. Probrat to se dá s vaší účetní, s regionální službou, jako je účetnictví Mariánské Lázně, nebo se můžete zeptat v účetní poradně Ucetio.cz.
Nezkoušejte měnit všechno najednou. Začněte jedním krokem, nejlépe pevným termínem předávání a kontrolou podle bankovního výpisu. Až se tyto dva návyky usadí, přidejte poznámky k nejasným dokladům. Za pár měsíců zjistíte, že dotazů od účetní ubývá a vy máte o svém podnikání lepší přehled.
Užitečné odkazy
Účetnictví Mariánské Lázně · Poradna Ucetio.cz · ČSSZ – přehled OSVČ