← zpět na články

Co sledovat při spolupráci s dodavateli a odběrateli

Malá firma je vždy článkem v řetězci. Odněkud nakupuje materiál nebo zboží a někomu dodává hotovou práci. Pekárna, která zásobuje hotely a kavárny, řemeslník nakupující u velkoobchodu nebo grafik pracující pro agenturu jsou závislí na tom, jak spolehlivě fungují jejich partneři. Vyplatí se proto sledovat několik věcí soustavně, ne až ve chvíli, kdy něco přestane fungovat.

Prověření partnera před první zakázkou

U nového dodavatele nebo odběratele stojí za to strávit pár minut ve veřejně dostupných zdrojích. Základní kontrola zahrnuje:

• zápis v obchodním nebo živnostenském rejstříku a shodu názvu, sídla a identifikačního čísla s údaji na objednávce;
• u plátců DPH stav v registru plátců a zveřejněné bankovní účty;
• případné řízení v insolvenčním rejstříku;
• u obchodních společností zveřejněné účetní závěrky, pokud je firma do sbírky listin zakládá;
• reference, recenze nebo zkušenosti známých podnikatelů z oboru.

Nejde o nedůvěru, ale o běžnou opatrnost. Odběratel, který je v insolvenci, vám pravděpodobně nezaplatí, a dodavatel, který není tím, za koho se vydává, může být součástí podvodu. Kontrolu je dobré občas zopakovat i u dlouholetých partnerů, protože situace firmy se může změnit.

Co si dát písemně

U opakované spolupráce se vyplatí rámcová smlouva nebo aspoň písemně potvrzené obchodní podmínky. Měly by obsahovat ceny nebo způsob jejich určení, dodací lhůty, splatnost faktur, postup při reklamaci a podmínky ukončení spolupráce. Ústní dohoda „jako vždycky“ funguje, dokud se na druhé straně nezmění kontaktní osoba nebo dokud nevznikne spor.

Pekárna, která dodává pečivo do hotelu v Karlových Varech, by měla mít jasně řečeno, do kdy se dají měnit denní objednávky, kdo hradí neodebrané zboží a jak se řeší reklamace kvality. Bez toho se drobné spory opakují a nikdo neví, kdo má pravdu. Stejně tak by měl hotel vědět, co se stane, když pekárna kvůli výpadku nedodá.

Písemná dohoda pomáhá i účetní. Když zná smluvní ceny a splatnosti, snáz odhalí fakturu, která se od dohody liší, nebo dobropis, který měl přijít a nepřišel. Smlouvy a ceníky hlavních partnerů proto mějte uložené na místě, kam má účetní přístup, a při každé změně jí pošlete aktuální verzi.

Splatnosti na obou stranách

Splatnost je nejméně viditelná, a přitom často nejdražší součást spolupráce. Pokud dodavatelům platíte rychle a odběratelé vám platí s velkým zpožděním, financujete jejich podnikání z vlastních peněz. Sledujte proto obě strany zároveň:

1. Jednou týdně projděte seznam neuhrazených vydaných faktur a u těch po splatnosti pošlete připomínku.
2. Ve stejný den zkontrolujte přijaté faktury a naplánujte jejich úhradu podle splatnosti.
3. U odběratelů, kteří opakovaně platí pozdě, zvažte zálohy nebo kratší splatnost.
4. U dodavatelů s delší splatností ji využijte, ale neplaťte po termínu, protože pověst spolehlivého plátce se vyplácí.

Pokud nemáte přehled o tom, kdo dluží vám a komu dlužíte vy, je to signál, že je čas na úpravu evidence nebo na pomoc účetní. Bez tohoto přehledu se nedá rozumně vyjednávat o podmínkách. Zvlášť pozorně sledujte nové odběratele, u kterých ještě nevíte, jak platí. První dvě nebo tři faktury napoví víc než jakékoli ujištění.

Závislost na jednom partnerovi a sezóna

V kraji, kde je hodně podniků navázaných na lázeňství a turistiku, se často stává, že malá firma má jednoho nebo dva hlavní odběratele. Taková spolupráce bývá pohodlná, ale zranitelná. Když hotel změní dodavatele nebo omezí provoz mimo sezónu, výpadek příjmů je okamžitý. Zkuste si upřímně odpovědět, jakou část tržeb tvoří váš největší odběratel a jak dlouho byste bez něj vydrželi.

Sezónnost se týká i dodavatelů. Před hlavní sezónou bývá materiál i zboží hůře dostupné a dražší, takže se vyplatí část nákupů naplánovat dopředu. Jak rozložit příjmy, výdaje i rezervy v průběhu roku, rozebírá článek jak OSVČ zvládne sezónní výkyvy v podnikání.

Změny cen a jejich promítnutí

Dodavatelé zdražují průběžně, odběratelé ale nové ceny přijímají neochotně. Pokud nákupní ceny sledujete jen nahodile, můžete pozdě zjistit, že některé zakázky děláte téměř bez marže. Zaveďte si jednoduchou tabulku hlavních vstupů s cenou při posledním nákupu a porovnávejte ji s cenami, které účtujete. Do smluv s odběrateli je užitečné zahrnout doložku o úpravě cen při změně nákladů. Pokud zdražujete, oznamte to odběratelům s předstihem a písemně, aby se změna nestala důvodem ke sporu o fakturu. Na to, jak poznat správný okamžik pro úpravu ceny, se zaměřuje text kdy má podnikatel řešit změnu cen a marží.

Partnery hodnoťte nejen podle ceny, ale i podle spolehlivosti, platební morálky a toho, jak řeší problémy. Jednou za čtvrtletí si udělejte širší přehled: kdo s vámi obchoduje, v jakém objemu a jak spolehlivě platí nebo dodává. Pokud chcete, aby podobné přehledy připravovala účetní, zeptejte se na tuto službu u své stávající účetní, nebo pokud ji teprve hledáte, například u účetnictví Mariánské Lázně.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak připravit podklady pro účetní při více činnostech nebo pokračujte na Jak podnikatel využije účetní data pro rozhodování. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.