← zpět na články

Jak připravit podklady pro účetní při více činnostech

Masérka, která k masážím prodává kosmetiku. Truhlář, který vedle zakázkové výroby provozuje malý e-shop s dřevěnými hračkami. IT specialista, který kromě programování pronajímá zděděný byt. Kombinace několika činností je mezi drobnými podnikateli běžná a často dává dobrý smysl. Pro evidenci a spolupráci s účetní ale přináší nároky, o kterých je dobré vědět předem.

Proč na rozlišení činností záleží

Z pohledu daní a pojistného nejsou všechny příjmy stejné. Paušální výdaje se liší podle druhu činnosti, příjmy z nájmu se zpravidla vykazují odděleně od příjmů z podnikání a některé činnosti mohou vyžadovat samostatné živnostenské oprávnění. V turistických oblastech Karlovarska je navíc časté krátkodobé ubytování hostů, které se může posuzovat jinak než běžný dlouhodobý nájem. Jak je to právě ve vašem případě, si vždy ověřte s účetní.

Pokud účetní dostane jednu hromadu dokladů bez jakéhokoli rozlišení, musí každou položku zkoumat a doptávat se. Práce se prodlužuje a roste riziko, že se něco zařadí špatně. Rozlišení se ale hodí i vám. Uvidíte, která činnost skutečně vydělává a která vám jen bere čas.

Masérka z úvodu může po roce oddělené evidence zjistit, že prodej kosmetiky sice přináší pěkné tržby, ale po odečtení nákupu zboží, zásob na skladě a času stráveného objednáváním vydělává mnohem méně než samotné masáže. Bez rozdělení dokladů by tuto informaci neměla.

Jak doklady označit podle činnosti

Nejjednodušší je dohodnout s účetní krátké zkratky pro každou činnost a důsledně je používat od prvního dne roku.

• Na vydaných fakturách použijte pro každou činnost vlastní číselnou řadu nebo alespoň odlišnou předponu, například M pro masáže a P pro prodej zboží.
• Přijaté doklady označte zkratkou činnosti hned při ukládání, třeba v názvu souboru nebo ručně na papírové účtence.
• Tržby z e-shopu, z provozovny a z dalších zdrojů evidujte v oddělených přehledech.
• U nájmu uchovávejte smlouvu, předpis plateb a doklady o nákladech na nemovitost zvlášť od podnikání.
• Kde to jde, používejte pro různé činnosti oddělené platební kanály, aby bylo dohledatelné, odkud platba přišla.
• K podkladům za každý měsíc přiložte krátký souhrn: kolik dokladů patří ke které činnosti a co je společné.

Prodej přes internet s sebou nese ještě další specifika, například vratky, platby přes zprostředkovatele nebo poplatky prodejních platforem. Shrnuje je článek co si pohlídat při online prodeji služeb a zboží.

Společné náklady: auto, telefon, prostory

Některé výdaje slouží všem činnostem najednou. Truhlář jezdí stejným autem pro materiál na zakázky i na poštu s balíky z e-shopu. Masérka platí jeden nájem za prostor, kde masíruje i prodává kosmetiku. U takových nákladů je potřeba určit rozumný způsob rozdělení, zdokumentovat ho a držet se ho celý rok.

Pomůže krátká písemná poznámka pro účetní, například podle čeho rozdělujete jízdy nebo jakou část prostoru využívá která činnost. U auta poslouží kniha jízd, ve které u každé cesty uvedete, ke které činnosti patří. Způsob rozdělení navrhněte spolu s účetní a nevymýšlejte ho zpětně až při podávání přiznání, kdy už chybí podklady, o které by se mohl opřít.

Stejně důležité je vědět, co společným nákladem není. Materiál na zakázku truhláře nepatří k e-shopu jen proto, že ležel ve stejné dílně, a zboží na prodej není provozním nákladem masáží. Čím přesněji doklady přiřadíte hned při nákupu, tím méně se pak musí rozdělovat odhadem.

Když činnost během roku přibude nebo skončí

Nová aktivita málokdy začíná prvního dne roku. Pokud během roku přidáte další činnost, dejte to účetní vědět hned, ne až s ročními podklady. Ověřte si, zda vám stačí stávající živnostenské oprávnění, nebo je potřeba ohlásit další obor. Stejně tak když některou činnost ukončíte, poznamenejte si datum a uzavřete její číselnou řadu, aby se do ní omylem nic nezapsalo.

Obrat se sleduje za všechny činnosti

Častou chybou je hlídat obrat každé činnosti zvlášť a přehlédnout, že pro účely DPH se mohou započítávat příjmy z více činností, nejen z té hlavní. Dvě menší aktivity tak dohromady mohou překročit zákonný limit dřív, než podnikatel čeká. Které příjmy se do obratu počítají, si ověřte u účetní, protože pravidla mají řadu výjimek a v čase se mění.

Proto je dobré mít přehled o obratu i tehdy, když plátcem DPH zatím nejste. Proč a jak ho sledovat, vysvětluje článek proč mít přehled o DPH, i když firma ještě není plátce. Kdo podniká na Chebsku a chce mít jistotu, že jsou jeho činnosti správně rozdělené, může se obrátit na účetnictví Cheb.

Doporučení na začátek: sepište si všechny své činnosti, ke každé přiřaďte zkratku a domluvte se s účetní na způsobu označování dokladů a rozdělení společných nákladů. Hodina strávená nastavením na začátku roku ušetří mnohem víc času při jeho uzavírání a dá vám jasnou představu, která část podnikání se skutečně vyplácí.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Kdy je online účetnictví vhodné i pro regionální podnikatele nebo pokračujte na Co sledovat při spolupráci s dodavateli a odběrateli. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.