← zpět na články

Jak podnikatel využije účetní data pro rozhodování

Pro mnoho podnikatelů končí účetnictví ve chvíli, kdy je podané daňové přiznání. Čísla, která účetní celý rok zpracovává, přitom skrývají odpovědi na otázky, které si klademe každý týden: zvednout ceny, nabrat člověka, koupit nové auto, nebo raději počkat? Stačí se naučit ptát a vědět, kam se dívat.

Rozhodnutí, u kterých čísla pomáhají nejvíc

Ceny a marže

Když víte, kolik vás stojí materiál, práce a režie na jednu zakázku, poznáte, které služby se vyplácejí a které vás jen zaměstnávají. Kavárna v lázeňské části města může zjistit, že dorty dodávané hotelům mají nižší marži než káva pro kolemjdoucí, přestože tvoří velkou část tržeb. Jak poznat, že je čas sáhnout do ceníku, popisuje článek kdy řešit změnu cen a marží.

Investice do vybavení

Truhlář zvažuje nový stroj. Z účetních dat vyčte, kolik práce teď zadává ven, kolik platí za opravy starého vybavení a jak stabilní jsou jeho příjmy v jednotlivých měsících. Teprve s těmito čísly má smysl porovnávat koupi, leasing nebo odklad investice. Bez nich se rozhoduje podle toho, jak se zrovna daří, a to bývá zrádné.

Zákazníci a závislost na jednom odběrateli

Přehled tržeb podle odběratelů odhalí, zda vám velká část příjmů neplyne od jediného klienta. Pro grafika, který většinu práce dělá pro jednu agenturu, je to zásadní informace o riziku. Stejně tak data ukážou, kdo platí pozdě a komu by se vyplatilo nastavit zálohy nebo kratší splatnost.

Lidé a kapacita

Než přijmete prvního zaměstnance, podívejte se, jak dlouho už trvá období, kdy odmítáte zakázky, a zda příjmy pokryjí mzdu i ve slabších měsících. Data za delší období řeknou víc než jedna mimořádně dobrá sezóna, která se nemusí opakovat.

Kolik si můžete vzít pro sebe

Častou otázkou živnostníků je, kolik peněz si mohou z podnikání bezpečně odnést domů. Odpověď nedá zůstatek na účtu, ale zisk po odečtení rezervy na daň, pojistné a plánované investice. Kadeřnice, která zná svůj průměrný měsíční zisk a ví, jak během roku kolísá, si může nastavit pravidelnou „výplatu“ a zbytek nechat ve firmě jako polštář na horší měsíce.

Aby se z čísel dalo vycházet

Účetní data jsou užitečná jen tehdy, když jsou aktuální a dostatečně podrobná. Než na nich začnete stavět rozhodnutí, ověřte si tyto body:

• Doklady předáváte průběžně, ne jednou za rok, takže čísla nejsou několik měsíců stará.
• Příjmy a výdaje jsou tříděné tak, aby šlo rozlišit jednotlivé činnosti, zakázky nebo provozovny.
• Soukromé a podnikatelské platby se nemíchají a nezkreslují výsledek.
• Nezaplacené faktury a neuhrazené závazky jsou v evidenci vidět.
• Rozumíte základním výstupům, které vám účetní posílá.

Pokud některý bod neplatí, začněte jeho nápravou. Rozhodovat podle neúplných nebo zastaralých čísel může být horší než nerozhodovat podle čísel vůbec, protože dává falešný pocit jistoty.

Pokud vás přehledy od účetní spíš matou, nejste sami. Pomůže krátký návod, jak číst základní účetní výstupy, který vysvětluje hlavní pojmy bez odborného žargonu.

Pravidelná porada nad čísly

Nejlepší způsob, jak data skutečně využít, je pravidelná krátká schůzka s účetní, například jednou za čtvrtletí. Nemusí jít o osobní setkání. Pro podnikatele z menších obcí na Karlovarsku, kteří nechtějí kvůli každé poradě jezdit do města, je praktická online účetní spolupráce s videohovorem a sdílenými přehledy.

Program takové schůzky může vypadat takto:

1. Jak se vyvíjely tržby a zisk proti stejnému období loňského roku.
2. Které služby nebo produkty vydělávají nejvíc a které nejméně.
3. Kdo dluží, kolik a jak dlouho.
4. Jaká rezerva je potřeba na daň a pojistné.
5. Jaké větší rozhodnutí vás čeká a jaká čísla k němu potřebujete.

E-shop z Chebska, který prodává i zákazníkům v Německu, si na takové poradě může ověřit, zda se zahraniční objednávky po započtení dopravy a vratek vůbec vyplácejí. Bez rozpadu tržeb podle trhů by to majitel jen odhadoval.

Ze schůzky si vždy odneste jedno až dvě konkrétní rozhodnutí nebo úkoly, například upravit ceník, upomenout dva odběratele nebo odložit nákup. Porada, po které se nic nezmění, je jen příjemný rozhovor.

Kde čísla nestačí

Účetnictví popisuje minulost. Neřekne, jestli konkurence otevře provozovnu vedle vás, jestli se změní zájem turistů nebo jestli klíčový zákazník neodejde. Proto data berte jako pevný základ, ke kterému přidáte vlastní znalost trhu, zákazníků a oboru. Rozhodnutí bez čísel je odhad, čísla bez zkušenosti zase mohou svést k mechanickým závěrům.

Opatrní buďte i při srovnávání s jinými. Obecné oborové průměry, které se objevují na internetu, nemusí odpovídat podmínkám v regionu, velikosti vaší provozovny ani vašim zákazníkům. Nejcennějším srovnáním je vaše vlastní historie: letošní měsíc proti loňskému, letošní sezóna proti minulé.

Doporučujeme začít jednou konkrétní otázkou, kterou teď řešíte, a požádat účetní o přehled, který na ni odpoví. Až uvidíte, jak se rozhodování zpřesní, budete se k číslům vracet sami a účetnictví pro vás přestane být jen povinnost.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Co sledovat při spolupráci s dodavateli a odběrateli nebo pokračujte na Proč mít přehled o DPH, i když firma ještě není plátce. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.