← zpět na články

Jak číst základní účetní výstupy bez zbytečné složitosti

Účetní pošle tabulku plnou čísel a podnikatel ji odloží s tím, že je to „pro úřady“. Přitom základní účetní výstupy ukazují, jak se firmě daří, a dají se číst i bez znalosti účetních předpisů. Stačí vědět, na kterou otázku který výstup odpovídá a kam se v něm podívat jako první.

Tři výstupy, tři otázky

U malé firmy se nejčastěji setkáte se třemi typy výstupů. Každý odpovídá na jinou otázku:

• Výkaz zisku a ztráty, u živnostníků s daňovou evidencí přehled příjmů a výdajů: vydělávám, nebo prodělávám?
• Rozvaha, u daňové evidence přehled majetku a dluhů: co firma vlastní a z čeho je to financované?
• Přehled pohledávek a závazků, někdy označovaný jako saldokonto: kdo dluží mně a komu dlužím já?

Rozvahu a výkaz zisku a ztráty sestavují hlavně firmy, které vedou účetnictví, typicky společnosti s ručením omezeným. Živnostník s daňovou evidencí dostane jednodušší přehledy, otázky jsou ale stejné. Nemusíte znát názvy jednotlivých řádků, stačí vědět, co hledáte.

Výkaz zisku a ztráty: odkud zisk pochází

Nahoře jsou výnosy, tedy hlavně tržby. Pod nimi náklady rozdělené do skupin: materiál a zboží, služby, mzdy, odpisy a další. Na konci je výsledek hospodaření. Při čtení se nezastavujte jen u posledního řádku. Mnohem víc řekne porovnání:

1. Porovnejte aktuální období se stejným obdobím loňského roku, ne s předchozím měsícem. U sezónního podnikání by srovnání s minulým měsícem spíš mátlo.
2. Podívejte se, které nákladové položky rostou rychleji než tržby.
3. U větších položek si položte otázku, zda odpovídají tomu, co víte o provozu.
4. Zeptejte se účetní na položky, kterým nerozumíte, třeba na odpisy nebo časové rozlišení.

Restaurace v lázeňském městě, která porovná zimní měsíce s letními, dojde k závěru, že je v krizi. Srovnání se stejnou zimou loni přitom může ukázat zlepšení. Správně zvolené srovnání je polovina úspěchu.

Pozor na jednu věc: zisk ve výkazu nejsou peníze na účtu. Firma může vykazovat zisk a přitom nemít na výplaty, protože odběratelé neplatí nebo peníze leží v zásobách. Rozdíl mezi ziskem a penězi vysvětluje článek jak podnikatel pozná skutečný zisk, nejen stav na účtu.

Rozvaha: snímek firmy v jednom dni

Rozvaha ukazuje stav k určitému datu. Na jedné straně jsou aktiva, tedy majetek, zásoby, pohledávky a peníze. Na druhé straně pasiva, tedy z čeho je majetek financován: vlastní kapitál a cizí zdroje, například úvěry a závazky vůči dodavatelům. Obě strany se musí rovnat.

Pro majitele malé firmy jsou v rozvaze zajímavé hlavně tři věci. Zaprvé, kolik má firma peněz a pohledávek ve srovnání s krátkodobými závazky, tedy zda zvládne platit běžné účty. Zadruhé, jak se vyvíjí vlastní kapitál, tedy zda firma hodnotu buduje, nebo ji spotřebovává. A zatřetí, zda nerostou zásoby, které leží ve skladu a vážou peníze. E-shop se sídlem na Sokolovsku, který v rozvaze vidí rostoucí zásoby při stagnujících tržbách, by měl zpozornět dřív, než mu dojdou peníze na nové zboží.

U živnostníka s daňovou evidencí plní podobnou roli přehled majetku a závazků na konci roku. Je jednodušší, ale stejně dobře ukáže, zda dluhy nerostou rychleji než majetek.

Přehled pohledávek a závazků: nejpraktičtější výstup

Seznam neuhrazených faktur je výstup, se kterým se dá pracovat okamžitě. Ukazuje, kdo je po splatnosti a jak dlouho. Autoservis, který zjistí, že tři firemní zákazníci dluží déle než obvykle, může jednat hned, a ne až ve chvíli, kdy chybí peníze na nákup dílů. Stejně tak přehled závazků ukáže, co je potřeba zaplatit v nejbližších týdnech a zda na to budou peníze.

Požádejte účetní, aby vám tento přehled posílala pravidelně, ideálně seřazený podle stáří dluhu. Z výstupů se pak dá dělat víc než jen kontrola. Jak je využít při plánování, cenotvorbě nebo rozhodování o investicích, ukazuje text jak podnikatel využije účetní data pro rozhodování.

Otázky, které stojí za to položit

Výstupy dávají největší smysl, když nad nimi vedete s účetní krátký rozhovor. Nemusíte znát odborné termíny, stačí se ptát věcně. Proč je letos zisk nižší, když tržby rostly? Který náklad se zvýšil nejvíc a čím to je? Kolik peněz je vázaných v pohledávkách a zásobách? Bude na konci roku potřeba doplácet daň? Odpovědi vám řeknou víc než samotná čísla a příští výstup přečtete rychleji.

Při příštím předání výstupů si s účetní vyhraďte půl hodiny a nechte si je vysvětlit na vlastních číslech. Je to nejrychlejší cesta, jak se v nich naučit orientovat, a příště už budete vědět, kam se podívat nejdřív. Pokud hledáte účetní, která výstupy připraví srozumitelně a ráda je vysvětlí, můžete se obrátit na účetnictví Sokolov.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Proč je měsíční uzávěrka užitečná i pro malé podnikání nebo pokračujte na Kdy řešit silniční daň, cestovní náhrady a provoz auta. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.