← zpět na články

Jak si živnostník nastaví digitální archiv dokladů

Krabice od bot plná účtenek je u živnostníků klasika, ale ve chvíli, kdy je potřeba dohledat konkrétní fakturu z předloňska, se z ní stává problém. Digitální archiv dokladů umožní najít kterýkoli doklad během chvilky, sdílet ho s účetní a nemít strach z vybledlého termopapíru. Podívejme se, jak ho postavit, aby vydržel řadu let.

Co od digitálního archivu čekat

Archiv má dvě úlohy: uchovat doklady po celou dobu, kdy je můžete potřebovat, například při kontrole, a umožnit jejich rychlé dohledání. Nemá nahrazovat účetní program ani daňovou evidenci. Je to spíš dobře uspořádaná knihovna, ve které má každý dokument své místo.

Důležité je vědět, že ne každý papírový doklad lze po naskenování bez dalšího vyhodit. Zda stačí elektronická kopie, záleží na druhu dokladu a na tom, jak převod proběhne. Než začnete originály likvidovat, poraďte se s účetní. Stejně tak si u ní ověřte, jak dlouho jednotlivé druhy dokladů uchovávat, protože lhůty se liší.

Proč je lepší archivovat průběžně a ne jednou za rok ve spěchu, vysvětluje článek o průběžné archivaci účetních dokladů.

Struktura složek, která vydrží roky

Nejlépe funguje jednoduchá hierarchie, kterou pochopí i člověk, který ji vidí poprvé. Osvědčený postup:

1. Pro každý rok založte hlavní složku.
2. V ní vytvořte podsložky podle měsíců, pojmenované číslem měsíce, aby se řadily správně.
3. V každém měsíci použijte stejné podsložky: vydané faktury, přijaté faktury, účtenky, banka, ostatní.
4. Mimo jednotlivé roky veďte samostatnou složku pro dlouhodobé dokumenty: smlouvy, živnostenské oprávnění, leasingové a úvěrové smlouvy a doklady k majetku.
5. Zvolte jednotný formát názvu souboru, například datum, protistranu a číslo dokladu.

Dlouhodobé dokumenty oddělte záměrně. Smlouva o nájmu dílny nebo kupní smlouva na stroj platí několik let a není dobré ji hledat v měsíci, kdy byla před lety podepsána.

Strukturu nevymýšlejte izolovaně. Ukažte ji účetní dřív, než ji začnete používat, a zeptejte se, zda jí takové členění vyhovuje. Pokud má vlastní zavedený systém, je rozumné se mu přizpůsobit, protože s archivem budete pracovat oba a každé přeskupování později stojí čas.

Jak převést papírové účtenky do souborů

Na skenování běžně stačí mobilní telefon, pokud dodržíte pár zásad. Fotografujte na kontrastní podložce, zachyťte celý doklad včetně okrajů a ukládejte ho raději jako PDF než jako obrázek. Účtenky z termopapíru zpracujte co nejdřív, protože text časem mizí a po několika měsících bývá nečitelný.

Truhlář, který nakupuje v železářství několikrát týdně, si může zvyknout fotit účtenku hned u pokladny a ukládat ji do složky „ke zpracování“. Jednou týdně soubory přejmenuje a přesune na správné místo. Když se podnikání odehrává z domácí kanceláře, kde se doklady snadno smíchají s osobní poštou, hodí se tipy z článku jak pracovat s doklady při podnikání z domova.

Faktury, které vám dodavatelé posílají e-mailem, ukládejte rovnou do archivu v původní podobě. Netiskněte je, aby se pak znovu skenovaly. Zbytečně tím vzniká horší kopie a víc práce.

Zálohování a bezpečnost

Archiv uložený jen v jednom počítači je stejně zranitelný jako krabice ve vlhkém sklepě. Projděte si tyto kontrolní body:

• archiv existuje aspoň ve dvou kopiích na různých místech, například v cloudovém úložišti a na externím disku;
• zálohu jednou za čas zkusíte obnovit, abyste věděli, že opravdu funguje;
• přístup chrání silné heslo a dvoufázové ověření;
• účetní vidí jen složky, které ke své práci potřebuje;
• při výměně počítače nebo telefonu nezůstane část archivu na starém zařízení.

Myslete i na to, kdo se k archivu dostane, když vy nebudete moci. Při nemoci nebo delší nepřítomnosti by měl mít přístup aspoň jeden důvěryhodný člověk, jinak účetní nedostane podklady a termíny poběží dál.

Sdílená složka zároveň usnadní předávání podkladů. Pokud nemáte účetní v místě, třeba proto, že podnikáte v menší obci na Karlovarsku nebo u hranic na Ašsku, je digitální archiv přirozeným základem online účetní spolupráce. Účetní pak pracuje se stejnými soubory jako vy a nemusíte nic posílat dvakrát.

Kdo za archiv odpovídá

Ve firmě s více lidmi určete jednoho správce archivu. Ostatní mohou doklady vkládat do složky ke zpracování, ale třídění a přejmenování dělá jeden člověk. Předejdete tím duplicitám a souborům s obecnými názvy jako „sken“ nebo „dokument“, ze kterých nikdo nepozná, co obsahují.

Archiv potřebuje i pravidelnou údržbu, jinak se pomalu zanese. Osvědčuje se jednoduchý rytmus: jednou týdně vyprázdnit složku ke zpracování, jednou měsíčně porovnat obsah měsíční složky s bankovním výpisem a po skončení roku ho uzavřít. Uzavřený rok je dobré nastavit jen pro čtení, aby nikdo omylem nepřepsal nebo nesmazal soubor, který už účetní zpracovala.

Pro rychlé hledání pomůže, když do názvu souboru zapíšete i protistranu. Když pak finanční úřad nebo odběratel požádá o konkrétní fakturu, stačí zadat jméno firmy do vyhledávání a máte ji během pár vteřin.

Digitalizací celé historie nezačínejte. Zaveďte strukturu od aktuálního měsíce, starší doklady převádějte postupně a originály si ponechte, dokud si s účetní neujasníte, které smíte vyřadit a kdy.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Co nejčastěji komplikuje roční daňové povinnosti OSVČ nebo pokračujte na Proč je důležitá kontrola bankovních pohybů. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.