← zpět na články

Kdy začít řešit DPH a co nepodcenit před registrací

DPH je pro řadu živnostníků strašák, který se odkládá až do chvíle, kdy už není kam couvnout. Přitom nejvíc problémů vzniká právě tehdy, když podnikatel zjistí povinnost registrace pozdě a musí zpětně řešit daň z plnění, která vyfakturoval bez ní. Na DPH je dobré myslet dlouho předtím, než se stanete plátcem.

Kdy otázku DPH otevřít

První vhodná chvíle nastává, když vaše tržby začnou růst a obrat se přibližuje zákonnému limitu pro povinnou registraci. Přesnou hranici a způsob, jak se obrat počítá, si ověřte u Finanční správy nebo u účetní, protože pravidla se v posledních letech měnila. Důležité je, že nestačí sledovat obrat jednou ročně. Povinnost může vzniknout v průběhu roku a od určitého okamžiku musíte daň uplatňovat, ať už jste se o tom dozvěděli, nebo ne.

Druhou chvílí je zásadní změna podnikání: začínáte prodávat do zahraničí, otevíráte e-shop, plánujete velkou zakázku nebo investici. Každá z těchto situací může DPH ovlivnit. Jak se na plátcovství připravit s předstihem, rozebírá článek, proč mít přehled o DPH, i když firma ještě není plátce.

Jak obrat hlídat, aby vás nepřekvapil

1. Veďte si průběžný součet obratu podle pravidel, která pro DPH platí, ne jen podle zaplacených faktur.
2. Každý měsíc ho porovnejte s limitem a odhadněte, kdy byste ho mohli překročit.
3. Zohledněte velké zakázky v plánu, které mohou obrat skokově navýšit.
4. Jakmile se k limitu přiblížíte, domluvte si s účetní konzultaci.
5. Pokud limit překročíte, okamžitě řešte registraci a ujasněte si, od kdy se stáváte plátcem.

Řemeslník, který celý rok fakturuje menší zakázky, může limit překročit jedinou velkou rekonstrukcí. Bez průběžného sledování se o tom dozví až od účetní při zpracování přiznání, kdy už běží důsledky.

Nejjednodušší je přidat si do měsíčního přehledu příjmů jeden řádek s obratem za rozhodné období a vedle něj poznámku, jak daleko jste od limitu. Pohled na tento řádek zabere pár vteřin a dá vám čas na přípravu.

Registrace nejen kvůli obratu

V příhraničním regionu, jako je Karlovarský kraj, se často stává, že povinnost vznikne z jiného důvodu než z obratu. Nákup zboží od dodavatele z Německa nebo jiného státu Evropské unie a nákup služeb od zahraničních firem, typicky online reklamy nebo softwaru, mohou i neplátci přinést povinnost registrovat se jako identifikovaná osoba. Tato povinnost se snadno přehlédne, protože jde o běžné nákupy, které podnikatel za obchod se zahraničím vůbec nepovažuje.

Projděte si proto jednou za čas výpis z účtu a podívejte se, komu platíte. Pokud mezi příjemci najdete zahraniční firmy, třeba za reklamu, hosting nebo licenci, ukažte seznam účetní a nechte si potvrdit, zda vám z toho nějaká povinnost neplyne.

U e-shopů a online prodeje služeb platí navíc specifická pravidla pro prodej koncovým zákazníkům v jiných státech. Podrobněji je rozebírá článek co si pohlídat při online prodeji služeb a zboží.

Dobrovolná registrace: kdy o ní uvažovat

Plátcem se můžete stát i dobrovolně, dříve než vás k tomu donutí obrat. Dává to smysl hlavně tehdy, když vaši odběratelé jsou převážně plátci DPH a daň si mohou odečíst, takže pro ně vaše cena fakticky nestoupne, a vy přitom získáte nárok na odpočet u svých nákupů. Typicky jde o řemeslníky dodávající firmám, IT freelancery pracující pro větší společnosti nebo výrobce, kteří nakupují hodně materiálu.

Naopak tam, kde jsou zákazníky hlavně koncoví spotřebitelé, jako u kadeřnictví, ubytování nebo kavárny, dobrovolná registrace obvykle znamená buď vyšší ceny, nebo nižší marži. Rozhodnutí proto vždy postavte na číslech, ne na pocitu, a proberte ho s účetní.

Co nepodcenit před registrací

• Ceny: rozhodněte, zda ceny pro koncové zákazníky zvednete o daň, nebo část pohltíte v marži.
• Smlouvy: u dlouhodobých zakázek ověřte, zda jsou ceny sjednané včetně daně, nebo bez ní.
• Fakturace: upravte šablonu faktur tak, aby obsahovala náležitosti daňového dokladu.
• Peněžní tok: počítejte s tím, že daň z vystavených faktur odvádíte, i když vám zákazník ještě nezaplatil.
• Administrativa: přibude přiznání k DPH a kontrolní hlášení s pravidelnými termíny.
• Majetek a zásoby: s účetní proberte, zda lze uplatnit odpočet u majetku a zásob pořízených před registrací.
• Pokladna a účtenky: pokud prodáváte za hotové nebo kartou, ověřte, jak bude vypadat doklad pro zákazníka po registraci.

Pro ubytování a služby pro lázeňské hosty je důležité i to, jak se změní koncová cena pro zákazníka. Hosté, kteří mají pobyt rezervovaný za starou cenu, ho budou chtít zaplatit tak, jak se dohodli, a rozdíl pak nese podnikatel.

Pro podnikatele z Karlovarska, kteří chtějí registraci projít krok za krokem s někým v místě, je k dispozici účetnictví Karlovy Vary.

Dokud nejste plátcem, věnujte DPH pár minut každý měsíc: sledujte obrat a nákupy ze zahraničí. Až registrace přijde, budete mít čas na přípravu, místo abyste hasili požáry a opravovali již vystavené faktury.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak si nastavit rezervu na daně, pojistné a horší měsíce nebo pokračujte na Jak podnikatel pozná, že mu účetnictví přestává stačit v tabulce. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.