← zpět na články

Jak pracovat s doklady při podnikání z domova

Podnikání z obýváku, z podkroví nebo od kuchyňského stolu má mnoho výhod: žádný nájem kanceláře, žádné dojíždění a pružný čas. Zároveň se ale snadno stírá hranice mezi domácností a firmou, a to se odráží i v dokladech. Kdo pracuje z domova, potřebuje si vědomě nastavit, kde podnikání začíná a kde končí.

Domácnost a firma pod jednou střechou

Doma se nakupuje pro rodinu i pro práci najednou. Toner do tiskárny skončí v jednom košíku s potravinami, kancelářská židle se zaplatí rodinnou kartou a faktura za internet přichází na jméno partnera. Na první pohled drobnosti, při zpracování evidence z nich ale vznikají otázky, na které se zpětně odpovídá těžko.

Základní pravidlo zní: věci pro podnikání nakupujte odděleně, s dokladem vystaveným na vaše jméno a IČO, a plaťte je z podnikatelského účtu. Pokud to jednou nejde, poznamenejte si to hned, ne až na konci roku. Pomůže i jednoduchý zvyk ptát se u každého nákupu, zda jde o firmu, nebo o domácnost, a podle toho zvolit kartu.

Podobně je to s vybavením. Notebook, na kterém večer děti dělají úkoly, nebo tiskárna, kterou používá celá rodina, slouží podnikání jen zčásti. U takových věcí je dobré předem promyslet, zda je do podnikání zařadíte celé, zčásti, nebo vůbec, a rozhodnutí si poznamenat. Účetní vám řekne, jaký postup je ve vaší situaci obhajitelný.

Výdaje za bydlení, energie a internet

Když část bytu nebo domu slouží k podnikání, nabízí se otázka, jak do výdajů promítnout energie, internet, telefon nebo nájem. Odpověď závisí na tom, zda uplatňujete skutečné, nebo paušální výdaje, komu nemovitost patří a jakým způsobem prostor využíváte. Obecně platí, že soukromou spotřebu domácnosti do podnikání zahrnout nelze a u společně používaných služeb musíte umět obhájit podíl, v jakém slouží podnikání.

• Sepište si, která místnost nebo jaká část bytu slouží podnikání a jak často ji k tomu používáte.
• Uschovejte nájemní smlouvu nebo doklady o vlastnictví a roční vyúčtování energií.
• U telefonu a internetu zvažte samostatný tarif pro podnikání, který vše výrazně zjednoduší.
• Způsob výpočtu podílu konzultujte s účetní ještě před prvním uplatněním a pak se ho držte.
• Pokud doma přijímáte klienty, uchovávejte i záznamy o tom, že prostor skutečně slouží k práci.
• Podniká-li z domova i jiný člen domácnosti, vyjasněte si, kdo jaké náklady uplatňuje, aby se nezapočítaly dvakrát.

Pravidla pro tyto výdaje nejsou jednoduchá a mohou se měnit, proto si je ověřte u účetní nebo na stránkách Finanční správy. Neopírejte se o rady z diskusí, které mohly platit v jiné situaci nebo v jiném roce.

Pracovní kout pro doklady

Doma se doklady ztrácejí jinak než v kanceláři. Zapadnou mezi školní sešity, skončí v krabici s letáky nebo je omylem vyhodí někdo z rodiny. Vyhraďte proto dokladům jedno pevné místo, které ostatní členové domácnosti znají a respektují. Stačí šuplík nebo šanon na poličce u pracovního stolu.

Překladatelka z Ostrova, která pracuje převážně z domova, si například zavedla jednoduché pravidlo: každý papírový doklad vyfotí v den, kdy ho dostane, a originál vloží do šanonu podle měsíce. Elektronické faktury jí chodí na samostatnou pracovní adresu, takže se nemíchají s rodinnou poštou ani s nabídkami obchodů.

Pomáhá i pevný rytmus. Doma vás nikdo nenutí doklady zpracovat, a tak se administrativa snadno odsouvá za rozdělanou práci a rodinné povinnosti. Naplánujte si proto do kalendáře pravidelný blok, třeba každé pondělí ráno, kdy se věnujete jen papírům: roztřídíte, co přišlo, zkontrolujete platby a připravíte podklady pro účetní.

Myslete i na ochranu dat. Podnikatelské soubory ukládejte na zálohované úložiště a sdílený rodinný počítač chraňte samostatným uživatelským účtem s heslem. Doklady často obsahují osobní údaje vašich zákazníků, takže by k nim neměl mít přístup každý, kdo si zrovna chce pustit film.

Doklady na dálku bez osobních schůzek

Kdo pracuje z domova, obvykle nechce jezdit s taškou účtenek do kanceláře účetní. Přirozeným doplňkem domácí kanceláře je proto online účetní spolupráce, při které doklady sdílíte v elektronické podobě a s účetní komunikujete e-mailem nebo přes videohovor.

Výhodou elektronického předávání je i to, že originály neopouštějí domov a nehrozí, že se cestou ztratí. Papírové doklady si ponechte uložené podle měsíců pro případ, že by je bylo potřeba později doložit.

Aby předávání fungovalo, dohodněte si pevný den, do kterého doklady za uplynulý měsíc nahrajete, a jednotný způsob pojmenování souborů. Inspiraci najdete v článku jak si podnikatel nastaví jednoduchý systém předávání dokladů. Na co si dát pozor, když účetní sídlí v jiném městě a osobně se nepotkáte, shrnuje text o spolupráci s externí účetní na dálku.

Doporučení pro všechny, kdo podnikají z domova: oddělte podnikatelské nákupy a platby od rodinných, dejte dokladům vlastní místo doma i v počítači a otázku výdajů na bydlení si vyjasněte s účetní dřív, než je začnete uplatňovat. Ušetříte si vysvětlování i zpětné dohledávání.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Co si pohlídat při online prodeji služeb a zboží nebo pokračujte na Proč se vyplatí mít jasná pravidla pro fakturaci. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.