← zpět na články

Proč není účetnictví jen povinnost pro úřady

Pro mnoho podnikatelů je účetnictví nutné zlo: něco, co se dělá kvůli finančnímu úřadu, sociálce a pojišťovně, a co stojí čas a peníze. Ten pohled je pochopitelný, ale ochuzuje firmu o jeden z nejcennějších zdrojů informací, který má k dispozici. Stejná čísla, která jdou do daňového přiznání, totiž mohou odpovědět na otázky, které si podnikatel klade každý den.

Dva pohledy na stejná čísla

Úřad zajímá, kolik jste vydělali a kolik máte zaplatit. Vás by mělo zajímat víc: proč jste vydělali právě tolik, které činnosti se vyplácejí, kde utíkají peníze a co se stane, když změníte ceny nebo přijmete dalšího člověka. Odpovědi na tyto otázky leží v účetnictví, jen je potřeba se na ně podívat jinou optikou.

Rozdíl dobře ukazuje příklad dvou řemeslníků z Karlovarska se srovnatelnými tržbami. Jeden odevzdá doklady, podepíše přiznání a dál se o čísla nezajímá. Druhý si jednou za čtvrtletí s účetní projde, které zakázky byly nejziskovější, a zjistí, že malé opravy mu vynášejí víc než velké stavby, u kterých dlouho čeká na zaplacení. Podle toho upraví nabídku. Oba vedou účetnictví stejně pečlivě, ale jen jeden z něj má užitek navíc.

Situace, kdy čísla rozhodují za vás

Když přichází velká zakázka

Zakázka, která na první pohled vypadá jako výhra, může firmu dostat do potíží. Pokud vyžaduje velký nákup materiálu dopředu a zákazník zaplatí až po dokončení, je potřeba vědět, zda to firma finančně unese. Účetní data ukážou, jak dlouho vaši zákazníci obvykle platí a kolik peněz máte k dispozici na předfinancování.

Když zvažujete investici

Nové auto, stroj do dílny, vybavení kavárny nebo rekonstrukce pokojů v penzionu jsou rozhodnutí na roky. Účetnictví pomůže odpovědět, zda si je můžete dovolit, jak investice ovlivní daně a jak dlouho bude trvat, než se vrátí. Proč je dobré takové rozhodnutí probrat s odborníkem ještě před podpisem smlouvy, vysvětluje článek kdy je dobré konzultovat větší investici s účetní.

Když jednáte s bankou nebo partnerem

Banka, leasingová společnost nebo pronajímatel provozovny se nespokojí s ujištěním, že se firmě daří. Chtějí vidět výkazy, přiznání a přehled o vývoji tržeb. Kdo má účetnictví v pořádku a rozumí mu, jedná z pozice síly. Navíc ví, jaká čísla v podkladech jsou, a nezaskočí ho otázky, proč tržby v některém roce klesly nebo proč vzrostly náklady.

Když se blíží horší období

V regionu se sezónním turismem jsou slabší měsíce předvídatelné, ale přesto mnohé podnikatele zaskočí. Účetní data z minulých let ukážou, kolik peněz je potřeba mít připravených a kdy začít šetřit. Ukážou také, které náklady se dají v klidnějších měsících omezit a které běží dál bez ohledu na počet hostů. Podle toho se dá naplánovat dovolená, údržba nebo předsezónní nákupy.

Jak z povinnosti udělat nástroj

Nemusíte se stát účetním odborníkem. Stačí pár změn v tom, jak s účetní spolupracujete a co od ní chcete:

• požádejte o pravidelný stručný přehled tržeb, nákladů a výsledku, ne jen o roční přiznání;
• domluvte si členění, které odpovídá vašemu podnikání, třeba podle činností, provozoven nebo typů zakázek;
• před každým větším rozhodnutím se zeptejte, co o něm říkají čísla;
• porovnávejte stejná období mezi roky, abyste viděli trend, ne jen jednotlivý měsíc;
• ptejte se na vše, čemu ve výstupech nerozumíte, dokud tomu neporozumíte.

Konkrétní postupy, jak z účetních výstupů vytáhnout informace pro každodenní rozhodování, najdete v textu jak podnikatel využije účetní data pro rozhodování.

Kvalita dat začíná u vás

Účetnictví může sloužit jako nástroj jen tehdy, když jsou data úplná a včasná. Pokud doklady předáváte jednou za čtvrt roku, dozvíte se o problému se zpožděním, kdy už se nedá rychle reagovat. Pokud chybí část dokladů, čísla neodpovídají skutečnosti a rozhodnutí postavená na nich mohou být chybná. Ani nejzkušenější účetní nevytěží spolehlivé informace z neúplných podkladů.

Proto se vyplatí brát pořádek v dokladech ne jako službu úřadům, ale jako investici do vlastních informací. Každá včas předaná faktura a každá spárovaná platba zpřesňuje obraz, podle kterého řídíte firmu.

Co očekávat od účetní

Ne každá účetní nabízí víc než zpracování povinných výkazů, a ne každý podnikatel to potřebuje. Pokud ale chcete, aby vám účetnictví pomáhalo, hledejte někoho, kdo je ochoten čísla vysvětlit, upozornit na nečekané změny a probrat s vámi plány. Podnikatelé z Karlových Varů a okolí se mohou obrátit například na službu účetnictví Karlovy Vary a domluvit si spolupráci, která jde nad rámec povinných termínů.

Zkuste to hned: při příštím setkání s účetní si nepřinášejte jen doklady, ale i tři otázky o svém podnikání, na které byste rádi znali odpověď. Třeba která služba vynáší nejvíc, kolik vás stojí jeden zaměstnanec nebo zda si můžete dovolit nové vybavení. Uvidíte, že účetnictví umí mnohem víc než splnit povinnost.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Jak řešit faktury zaplacené kartou nebo hotově nebo pokračujte na Jak si podnikatel nastaví jednoduchý systém předávání dokladů. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.