← zpět na články

Jak zvládnout změnu účetní služby bez chaosu

Důvodů ke změně účetní je celá řada: odchod do důchodu, nespokojenost s komunikací, růst firmy nebo stěhování. Samotná změna ale může být riziková, pokud se po cestě ztratí podklady, nikdo nepodá přehled nebo se stejné období zpracuje dvakrát. S dobrou přípravou proběhne předání hladce a bez nervů.

Načasování: kdy změnu naplánovat

Nejpřehlednější je přejít k nové účetní k začátku účetního nebo zdaňovacího období. Předchozí služba tak dokončí celý rok včetně přiznání a nová začne s čistým stolem. Pokud to nejde, zvolte hranici čtvrtletí nebo měsíce a písemně si potvrďte, kdo zpracovává které období.

Nevhodné je měnit účetní těsně před termínem podání daňového přiznání nebo uprostřed kontroly z finančního úřadu. Když je situace neudržitelná a změna nesnese odklad, aspoň jasně stanovte, kdo rozpracované podání dokončí a kdo za něj odpovídá.

Počítejte i s výpovědní lhůtou, kterou máte ve smlouvě. Novou službu proto hledejte s předstihem, ideálně v klidnějším období, a ne až ve chvíli, kdy vás stávající spolupráce frustruje natolik, že chcete skončit hned. Rozhodnutí udělané v klidu bývá lepší a předání má dost času proběhnout pořádně.

Co si od dosavadní účetní převzít

Předávací protokol je nejlepší ochranou pro obě strany. Na seznamu by nemělo chybět:

• účetní nebo daňová evidence za zpracovaná období v čitelném formátu;
• kopie podaných daňových přiznání, přehledů pro ČSSZ a zdravotní pojišťovnu a hlášení k DPH;
• evidence majetku a odpisové plány;
• přehled neuhrazených pohledávek a závazků k datu předání;
• mzdové listy a podklady k zaměstnancům, pokud je máte;
• korespondence s úřady a informace o probíhajících řízeních;
• originály vašich dokladů, které má účetní fyzicky u sebe;
• seznam plných mocí, které je potřeba odvolat nebo převést.

Zvlášť pozor na plné moci a přístupy do datové schránky. Po skončení spolupráce je zrušte, aby nikdo neměl přístup k vašim údajům déle, než je nutné.

Zeptejte se také na formát, ve kterém data dostanete. Nová účetní může pracovat v jiném programu, a pokud dostane jen tištěné sestavy, bude muset počáteční stavy ručně přepisovat. Elektronický export evidence spolu s přehledem otevřených položek ušetří čas a sníží riziko chyby při převodu.

Postup přechodu krok za krokem

1. Vyberte novou službu a domluvte datum převzetí ještě před výpovědí té stávající.
2. Dosavadní účetní písemně oznamte ukončení spolupráce s ohledem na výpovědní lhůtu ze smlouvy.
3. Dohodněte se, kdo zpracuje poslední období a podá související hlášení.
4. Převezměte dokumenty podle protokolu a zkontrolujte jejich úplnost.
5. Předejte nové účetní vše najednou, ne po kouscích.
6. Udělte nové plné moci a zrušte ty staré.
7. Nastavte nová pravidla pro předávání dokladů a komunikaci.

Pokud dosavadní účetní za vás jednala s finančním úřadem, správou sociálního zabezpečení nebo zdravotní pojišťovnou, ověřte, že tyto instituce o změně zástupce vědí. Jinak mohou písemnosti nadále chodit na starou adresu a důležitá výzva zapadne. Zkontrolujte také, kam míří upozornění z datové schránky.

O změně informujte i vlastní lidi. Kdo ve firmě dosud posílal doklady staré účetní, musí vědět, od kdy a kam je posílat nově. Jinak se část podkladů ještě několik týdnů ztrácí na staré adrese.

Firmy ze Sokolovska, které chtějí přechod řešit s někým v dosahu, mohou využít účetnictví Sokolov, kde lze převzetí agendy probrat osobně a projít předávací protokol společně.

Modelová situace: s.r.o. s eshopem a skladem

Malá firma z Karlovarska provozuje e-shop se sportovním vybavením a mění účetní v průběhu roku, protože ta stávající ukončuje činnost. Kromě dokladů je potřeba převzít i stav skladu, nevyrovnané platby z platební brány a přehled vratek. Majitel proto s oběma účetními domluví společný hovor, ve kterém si předají otevřené otázky. Nová účetní tak hned ví, které položky zůstaly nedořešené, a nemusí je zpětně dohledávat. Půlhodinový hovor ve třech ušetří týdny e-mailů a domněnek o tom, co kdo kdy udělal.

První měsíce s novou účetní

I při perfektním předání potřebuje nová spolupráce čas na usazení. Nová účetní bude mít víc dotazů, protože poznává vaše podnikání, odběratele i zvyklosti. Počítejte s tím a odpovídejte rychle. Užitečné je připravit jí krátký popis firmy: čím se zabýváte, kdo jsou hlavní odběratelé a dodavatelé, jaké máte účty a smlouvy a co bylo v minulosti problematické. Po prvním čtvrtletí si domluvte krátké zhodnocení: co funguje, co ne a co upravit. Jak by měla vypadat běžná komunikace, rozebírá článek co znamená pravidelná komunikace s účetní v praxi.

Změna je zároveň příležitostí uklidit si v dokladech. Kdo dosud nosil účtenky v igelitce, může začít s novým systémem. Inspiraci nabízí text o pořádku ve firemních dokladech od prvního měsíce.

Dokud nemáte všechny podklady v rukou, nepodepisujte se starou účetní konečné vyrovnání a nemažte si její kontakt. I po předání se může objevit dotaz, na který zná odpověď jen ona, a slušně ukončená spolupráce se v takové chvíli vyplatí.

Podobná témata řeší také OSVČ poradna, daňové souvislosti najdete na webu Daňová poradna podnikatele a širší ekonomický pohled nabízí Ekoafin.cz. Pro konkrétní účetní spolupráci lze využít služby Ucetio.cz.

Další související téma najdete v článku Proč je důležitá kontrola bankovních pohybů nebo pokračujte na Kdy je online účetnictví vhodné i pro regionální podnikatele. Přehled všech textů je dostupný v sekci články pro podnikatele.