EET 2.0 a brigádníci: směny, kasa a zaškolení

Zdroj fotografie je: Magnific.com

Když u kasy stojí brigádník, tržby do pokladny zadává on, odpovědnost za úplnou evidenci ale zůstává na podnikateli. Každý, kdo od zákazníků přebírá hotovost nebo platbu kartou, proto musí vědět, co evidovat, jak předat kasu a co dělat, když něco nefunguje. Evidovat se musí od 1. 1. 2027 a sankce se uplatní od 1. 2. 2027, takže leden je vhodná doba doladit zaškolení v běžném provozu.

Kdo za evidenci odpovídá

Pravidla EET 2.0 se vztahují na podnikatele – OSVČ i firmy, plátce i neplátce DPH. Brigádník, zaměstnanec nebo rodinný příslušník, který vypomáhá u pultu, za vás povinnost nepřebírá. Pokud obsluha tržbu nezaeviduje, vysvětlovat to Finanční správě budete vy. Maření evidence nebo neodeslání údajů patří mezi závažná porušení, za která může podnikateli hrozit pokuta až 500 000 Kč.

Z toho plyne jednoduchá zásada: nástroj, pravidla i kontrolu nastavuje majitel, ne ten, kdo zrovna stojí za pultem. Zda se vás evidence vůbec týká a které platby do ní patří, rozebírá OSVČ poradna v průvodci evidencí tržeb pro živnostníky.

Kasa mezi směnami: předávací rutina

Kritickým místem bývá střídání lidí u pokladny. Ranní směna odchází, odpolední přichází a nikdo si není jistý, jestli poslední platba kartou prošla evidencí. Pomůže pevný postup, který se dodržuje při každém předání:

Odcházející pracovník dokončí rozpracované prodeje a zkontroluje, že v pokladně nečeká žádná neodeslaná tržba.
Spočítá hotovost a porovná ji s přehledem tržeb ze své směny.
Zapíše případný rozdíl a jeho vysvětlení, i když jde o drobnost.
Odhlásí se ze svého účtu a příchozí se přihlásí pod vlastním jménem.
Příchozí přepočítá převzatou hotovost a předání oba potvrdí podpisem nebo v aplikaci.

Vlastní přihlášení pro každého pracovníka, pokud ho nástroj umožňuje, vám ušetří dohledávání, kdo kterou platbu zadal. Při rozdílu v kase pak víte, kde začít, a nemusíte podezírat celý tým.

Jednostránkový postup u pokladny

Brigádník v první směně nebude číst manuál. Připravte mu jeden list, který visí u kasy a obsahuje jen to podstatné:

co se eviduje: hotovost, karta a QR platba od zákazníka, který je osobně na místě,
co se neeviduje: objednávka zaplacená předem převodem nebo přes platební bránu,
jak vystavit účtenku tiskem, e-mailem nebo QR kódem, když o ni zákazník požádá,
co dělat při výpadku internetu: pokračovat v offline režimu a po obnovení připojení zkontrolovat, že se tržby odeslaly,
jak provést vratku a kdy ji smí udělat jen vedoucí,
komu volat, když pokladna nebo terminál nefungují.

Přesný postup při výpadku a u vratek si ověřte u Finanční správy a promítněte ho do návodu. Hraniční případy, jako je doplatek po záloze nebo faktura zaplacená na místě, nechte na zkušenějším kolegovi nebo na sobě. Brigádník by měl vědět, že takové situace existují, a umět si říct o pomoc.

Zaškolení před sezónou

V lázeňských městech a turistických místech kraje nastupují brigádníci často až krátce před hlavní sezónou. Zaškolení proto plánujte jako pevnou součást nástupu: krátká ukázka, pak několik prodejů pod dohledem a nakonec samostatná směna s někým zkušeným na dosah. Konkrétní situace z penzionů, kaváren a wellness provozů najdete v článku na co se připravit v lázeňství a turistice; širší přehled pro region přináší text o dopadech EET 2.0 na celý Karlovarský kraj.

Modelová situace: rodinná cukrárna v Mariánských Lázních přijme na léto dvě studentky. Majitelka jim první den ukáže pokladnu, nechá je obsloužit několik zákazníků pod dohledem a na konci směny s nimi projde uzávěrku. Za pultem visí jednostránkový postup s jejím telefonem. Když pak jednoho odpoledne vypadne internet, brigádnice vědí, že mají prodávat dál a večer ověřit, že se tržby odeslaly.

Nezapomeňte, že brigádník znamená i administrativu: smlouvy, mzdy, evidenci odpracované doby. Jak to zvládnout bez zmatku, popisuje náš článek jak malá firma zvládne administrativu při prvním zaměstnanci.

Jak si majitel udrží přehled o kase

Zaškolení nestačí, pokud chybí kontrola. Nejde o nedůvěru k lidem – pravidelný pohled do přehledu tržeb odhalí chyby dřív, než se nasčítají. Jednou denně projděte tržby podle směn a porovnejte je s hotovostí v kase a s uzávěrkou terminálu. Všímejte si vratek a storen, které se opakují u stejného člověka nebo ve stejnou denní dobu. A čas od času se sami postavte k pokladně: nejrychleji tak zjistíte, kde postup drhne a co je v návodu potřeba přepsat.

Firmy s více provozovnami

Společnost, která provozuje kavárnu v Karlových Varech a sezónní stánek v Ostrově, potřebuje vědět, která tržba patří ke kterému místu a ke které směně. Jak se v evidenci zakládají provozovny a jaké přístupové údaje k tomu budete potřebovat, zveřejňuje Finanční správa, proto její informace průběžně sledujte. Pokud má každé místo vlastní telefon nebo tablet, označte zařízení tak, aby se při střídání brigádníků mezi provozovnami nepletla. Specifika obchodních společností rozebírá poradna Ucetio.cz v článku EET 2.0 pro s.r.o. a firmy.

Data ze všech provozoven se nakonec sejdou v účetnictví a v daňovém přiznání a musí spolu souhlasit. Proč na tom záleží a kde rozdíly vznikají, vysvětluje Daňová poradna podnikatele v textu proč musí tržby z EET 2.0 sedět s daňovým přiznáním. Pomáhá, když pokladna sama předává tržby dál – například pokladna Ucetio pro EET 2.0 s offline režimem běží na mobilu, tabletu i počítači a tržby propojuje s fakturací i účetnictvím.

Doporučujeme sepsat jednostránkový postup ještě letos, v lednu ho vyzkoušet s obsluhou v běžném provozu a podle zkušeností upravit. Od února tak budete mít u kasy lidi, kteří vědí, co dělají, a vy budete mít jistotu, že evidence nezávisí na tom, kdo má zrovna službu.