Jak vybrat pokladnu pro EET 2.0 do malé provozovny

Zdroj fotografie je: Magnific.com

Dobrou pokladnu pro EET 2.0 poznáte podle toho, jak zapadne do vašeho běžného dne, ne podle délky seznamu funkcí. Malé provozovně obvykle stačí nástroj, který spolehlivě zaeviduje hotovost, kartu i QR platbu, přežije výpadek internetu a nepřidá práci při předávání podkladů účetní. Níže najdete otázky, které si položit dřív, než začnete od 1. 1. 2027 evidovat.

Nejdřív si popište vlastní provoz

Než začnete srovnávat nabídky, odpovězte si na pár otázek o sobě:

Kolik plateb na místě denně přijmete a jak se jejich počet mění během sezóny?
Kolik lidí bude u kasy a střídají se během dne?
Platí zákazníci spíš hotově, kartou, nebo QR kódem?
Vystavujete faktury, které někdo uhradí přímo v provozovně?
Prodáváte i jinde, třeba na trzích, na letních akcích nebo u zákazníka doma?

Odpovědi vám ušetří čas při srovnávání, protože rovnou vyřadíte nabídky, které na váš provoz nesedí. Pokud si ještě nejste jistí, jestli se vás evidence vůbec týká, začněte naším přehledem co EET 2.0 znamená pro podnikatele v Karlovarském kraji.

Kontrolní otázky k výběru pokladny

Na čem bude evidence běžet?

Některé nástroje fungují jen v mobilu, jiné i na tabletu nebo počítači. Do malého kadeřnictví v Sokolově může stačit telefon u recepčního pultu, kavárna s vitrínou ocení tablet, prodejna s větším sortimentem počítač. Ověřte, že nástroj poběží na zařízení, které už máte, nebo s nákupem počítejte v rozpočtu.

Co se stane, když vypadne internet?

Offline režim by měl být samozřejmostí. Pokladna by měla tržbu uložit i bez připojení a odeslat ji, jakmile se spojení obnoví. Přesné lhůty a postup při výpadku zveřejňuje Finanční správa; u dodavatele si ověřte, že jeho řešení s nimi počítá.

Jak dostane zákazník účtenku?

Povinnost vydat účtenku z EET 2.0 neplyne, může ji ale ukládat jiný předpis a mnoho zákazníků doklad chce. Praktické je mít na výběr tisk, e-mail i QR kód na displeji, aby se obsluha mohla přizpůsobit každému zákazníkovi.

Jak se pokladna potká s platebním terminálem?

Platba kartou v provozovně je kontaktní platba a eviduje se. Zjistěte, jak se údaj z terminálu dostane do pokladny: zda ho obsluha zadává ručně, nebo zda nástroj nabízí napojení. Každé ruční přepisování je místo, kde může vzniknout rozdíl mezi evidencí a výpisem z banky.

Navazuje pokladna na fakturaci a účetní?

I faktura se může stát evidovanou tržbou – stačí, když ji zákazník uhradí přímo u vás v hotovosti nebo kartou. Pokud fakturujete a zároveň přijímáte platby na místě, oceníte, když pokladna a fakturace o sobě vědí. Jak takové faktury správně doložit, rozebírá náš článek jak řešit faktury zaplacené kartou nebo hotově. Zeptejte se také, v jaké podobě si účetní tržby převezme a jestli je bude muset přepisovat.

Zvládne nástroj víc lidí u kasy?

Pokud se u pokladny střídá víc lidí, hodí se, aby měl každý vlastní přihlášení a bylo vidět, kdo kterou tržbu zadal. Jak nastavit směny a předávání kasy, popisujeme v článku o brigádnících a zaměstnancích u pokladny.

Jak se řeší vratky?

Když vracíte peníze za evidovanou tržbu, je rozumné mít vratku ve stejném nástroji, ve kterém jste tržbu zaevidovali. Přesný postup si ověřte u Finanční správy; daňové souvislosti vratek a storen vysvětluje Daňová poradna podnikatele v textu o vratkách, slevách a stornech v EET 2.0.

Kolik to bude stát celkem?

Kromě předplatného počítejte s telefonem či tabletem, případně s tiskárnou účtenek a s poplatky za platby kartou. Pro představu: pokladna v Ucetio je do 31. 1. 2027 zdarma, kdo se zaregistruje do 31. 1. 2027, platí poté po dobu 12 měsíců zaváděcí cenu 99 Kč měsíčně bez DPH a následně 179 Kč; při registraci od 1. 2. 2027 je cena 179 Kč měsíčně bez DPH.

MOJE EET, nebo pokladna?

Finanční správa nabízí bezplatnou webovou aplikaci MOJE EET pro mobil a tablet. Ta však obslouží jen samotnou evidenci – nevystaví fakturu, nespáruje platby a nepřipraví podklady pro účetnictví. Živnostníkovi s několika platbami na místě týdně může stačit, provozovna s častými prodeji a zaměstnanci obvykle potřebuje víc. Konkrétní funkce aplikace si ověřte přímo u Finanční správy. Obě cesty podrobněji srovnává poradna Ucetio.cz v článku MOJE EET, nebo pokladna.

Pokud chcete mít evidenci, účtenky, fakturaci a účetnictví pod jednou střechou, podívejte se na pokladnu EET 2.0 v klientském portálu Ucetio. Funguje na mobilu, tabletu i počítači, přijímá hotovost, kartu i QR, má offline režim a přes API se dá napojit na e-shop nebo rezervační systém.

Kdy si nástroj vyzkoušet

Seznámit se s pokladnou se vyplatí ještě před koncem roku. Projděte si nanečisto celý den: prodej za hotové, platbu kartou, vratku, výpadek Wi-Fi i uzávěrku. Kdy a jak se registrovat, zveřejňuje Finanční správa. V lednu už evidovat musíte, sankce se ale uplatní až od 1. 2. 2027, takže zbývá prostor doladit drobnosti. Kompletní časovou osu úkolů nabízí OSVČ poradna v článku s kalendářem EET 2.0 pro OSVČ.

Samotný výběr pak zvládnete v několika krocích:

Vyberte dva až tři nástroje, které obstojí v kontrolních otázkách výše.
Vyzkoušejte je na zařízení, které budete u kasy skutečně používat.
Ukažte je člověku, který bude u pokladny stát nejčastěji, a zeptejte se na jeho dojem.
S účetní si ověřte, že jí výstupy z pokladny vyhovují.
Rozhodněte se s dostatečným předstihem, abyste od 1. 1. 2027 evidovali v nástroji, který už znáte.

Doporučujeme dát přednost řešení, u kterého nemusíte nic obcházet ani přepisovat, i když na papíře nabízí méně funkcí. V malé provozovně je jednoduchost tou nejcennější vlastností pokladny – a právě ta rozhodne, zda evidence poběží hladce i v den, kdy u kasy stojí někdo jiný než vy.